Sommige dagen word ik wakker en heb het gevoel dat alles gewoon te snel gaat. Tientallen e-mails stroomden 's nachts binnen. Een handvol vergaderingen, koffiechats en telefoongesprekken zijn verspreid over de dag. Er zijn zoveel mensen om aan te pakken, boodschappen te doen en losse eindjes te wachten om vastgebonden te worden. Het leven lijkt me vooruit te schieten en me ermee voort te stuwen.
Ik weet zeker dat je het gevoel kent.
Maar dan herinner ik me een regel van racelegende Mario Andretti: "Als alles onder controle lijkt, dan ga je niet snel genoeg", en ik realiseer me dat dit gevoel van niet alles onder controle te hebben misschien geen slechte zaak is. Immers, het gevoel alsof je op de goede weg bent, betekent gewoon dat dingen worden gedaan en dat dingen die je van plan was nu in gang worden gezet.
De sleutel, heb ik geleerd, is om niet de snelheid van alles wat er gebeurt te weerstaan, maar om alert te blijven om ervoor te zorgen dat het niet beter van je wordt. Als je je een beetje overweldigd voelt, maar bezuinigen is niet echt een optie, probeer een paar van deze zeven tactieken om belangrijk werk te blijven doen - zonder gek te worden.
1. Vind manieren om te compartimenteren
Heel vaak wordt het gevoel overweldigd te zijn meestal versterkt door je perceptie van de situatie. Het kan zijn dat uw lijst met taken eigenlijk een mijl lang is, of waarschijnlijker, dat het gewoon voelt alsof het is - vooral als alles uit verschillende delen van uw leven allemaal samen wordt gegooid.
Omdat hoeveel je in staat bent om verschuivingen aan te pakken op basis van waar je bent en wat je doet, is het logischer om de taken of zorgen waar je op dit moment niets aan kunt doen te compartimenteren en te "blokkeren" in plaats daarvan op slechts één item, taak of project tegelijk. Van presidenten Bill Clinton en Ronald Reagan is bekend dat ze deze techniek met succes gebruiken. Door een mentale barrière te houden om je verantwoordelijkheidsgevoel te scheiden, kun je je verplichtingen in grote stukken afbreken. Op deze manier kun je ze individueel behandelen wanneer het zinvol is en op alle andere momenten gemoedsrust behouden.
2. Maak tijd vrij om diep na te denken
Veel van de stress van te snel bewegen komt doordat je niet precies weet waar je naartoe gaat. Te verstrikt raken in de witte ruis van constante activiteit maakt het moeilijk om tijd voor kwaliteitsdenken te krijgen om te bepalen waar je naartoe gaat en of het werk dat je doet daar echt toe bijdraagt.
Het kan helpen om uw planning te reorganiseren door hoe doordacht uw activiteiten zijn, en minder intensieve evenementen (zoals een-op-een inhaalacties) te plannen voor of na uw prime time voor productiviteit en denken. Als je merkt dat je hoogstwaarschijnlijk vroeg in de middag of laat in de zone bent, maak er dan een punt van om een blok ononderbroken tijd te bewaren voor deze belangrijke intervallen. Door uw werkritme te identificeren en uw pieken van helder denken te beschermen, zullen deze waardevolle kansen om echt uw denkvermogen te benutten niet aan toeval of onderbreking vallen.
3. Evalueer de Nice-to-Haves versus de Need-to-Haves
Met andere woorden, zorg ervoor dat u aan de juiste dingen werkt die u daadwerkelijk naar uw doelen zullen brengen. Bepalen wat absoluut noodzakelijk is om daar te komen, vermindert plotseling de reikwijdte van het probleem en helpt u afleidingen eruit te filteren, waardoor u de tijd effectief kunt toewijzen aan wat echt essentieel is. Hoewel dit misschien vanzelfsprekend lijkt, zou je verbaasd zijn hoeveel van je tijd uiteindelijk wordt besteed aan het verkrijgen van extralegale voordelen die leuk lijken te zijn, maar je daadwerkelijk afleiden van wat er echt toe doet.
Er zijn zoveel mogelijkheden voor afleiding dat het isoleren van wat echt nodig is, verwant is aan het vinden van de 'grote rotsen'. Als deze eenmaal op hun plaats zitten, zijn je prioriteiten onbeweeglijk en valt al het andere op zijn plaats - of, tenminste zoveel als past - en je zult ontdekken dat de rest waarschijnlijk allemaal vreemd was.
4. Prioriteren op basis van anderen
Een andere goede manier om prioriteiten te stellen, is ervoor te zorgen dat alles op je overbelaste plaat niemand anders belet werk te doen. Met andere woorden, als het werk van iemand anders afhankelijk is van iets dat u doet, moet u dat stuk eerst doen.
Als ik bijvoorbeeld weet dat ik in e-mails achterloop, neem ik een moment om uit te zoeken hoe waarschijnlijk mijn gebrek aan reactie andere mensen zal tegenhouden. Als anderen wachten op mijn antwoord om de volgende stap te voltooien, dan zijn die taken mijn eerste prioriteit. Op deze manier wordt er vooruitgang geboekt zodra je het stokje aan anderen overhandigt, waardoor je schuldgevoel (en perceptie van stress) voor het ophouden van hen wordt verlicht.
5. Verwar drukte niet met productiviteit
Drukheid bootst de acties van productiviteit na, maar de ene krijgt resultaten waar de andere, misschien niet. Zorg ervoor dat wat u doet in feite overeenkomt met het verkrijgen van resultaten die u nodig hebt.
De meest voorkomende manier om in de drukte te vallen, is door je tijd te vullen met kleine, onbelangrijke taken. Het controleren van dingen uit je takenlijst kan een gevoel van voldoening geven, maar het kunnen dingen zijn die beter aan anderen zijn gedelegeerd, of erger, die er eigenlijk niet toe doen. Kritisch nadenken over of de taken waaraan u werkt echt belangrijk zijn of dat ze gewoon uw tijd vullen, kunnen het verschil betekenen tussen het gevoel dat u dingen voor elkaar krijgt en dingen voor elkaar krijgt.
6. Focus op de missie achter de taken
Een lange reeks taken lijkt iedereen ontmoedigend, maar degenen die in staat zijn om vooruit te komen, denken waarschijnlijk niet aan de taken op zichzelf, maar als kleine stukjes die binnen een overkoepelend doel passen.
Als je jezelf bijvoorbeeld als agent in de context van een grotere missie beschouwt, kun je je minder concentreren op hoeveel je aanneemt en meer op de visie van hoe jouw werk een impact zal hebben. Vaak kan het plaatsen van je dagelijkse verantwoordelijkheden in de context van waarom je ze doet en hoe ze samenvallen in de grotere puzzel meer betekenis geven aan je individuele opdrachten - en je de extra kracht geven om door te smeden.
7. Opt-out van de weerstandsrichting
Veel van het ongemak dat gepaard gaat met een gevoel van overstroming komt van weerstand. Hoe meer je verwacht dat alles beheersbaar is, maar dat je begraven raakt onder stijgend werk, hoe meer je het contrast voelt tussen je idealistische verwachting en een harde realiteit.
Het is contra-intuïtief, maar soms proberen de controle te behouden wanneer dingen uit de hand lopen, maakt het alleen maar erger. Het accepteren dat meer deals, opdrachten of projecten de komende weken vaker plaatsvinden, is een effectieve manier om een snel leven te leiden (en alles wat daarbij komt kijken).
Misschien zegt acteur Paul Hogan het het beste: "Het geheim van mijn succes is dat ik meer heb afgeeten dan ik kon kauwen en kauwen zo snel als ik kon." Meer aannemen dan je de hele tijd aankan, is zeker niet aan te raden. Maar soms is het nodig om vooruit te komen - en wanneer je je in een situatie bevindt waarin je je overweldigd voelt, heb je een aantal strategieën om je te helpen om nuchter te blijven.
En hey, wie weet? Misschien zul je jezelf zelfs verrassen nadat je hebt gezien hoeveel je sierlijk kunt opnemen onder druk.
