"Pizza is hier!"
Dat is hoe je je volgende vergadering zou moeten beginnen, volgens Jeff Bezos, CEO van Amazon.
Bij het overwegen van hoeveel werknemers moet komen, heeft Bezos een strikte "Two Pizza Rule" - met andere woorden, als iedereen niet een paar plakjes taart zou krijgen, komen er teveel mensen.
De theorie is dat het voor de productiviteit essentieel is om de deelnemers van een vergadering tot de meest essentiële te beperken. In het geval van Bezos betekent dit dat de uitnodigingslijst meestal zweeft tussen vijf en acht.
Natuurlijk zal het aftoppen van een vergadering op acht niet voor elke organisatie of type vergadering werken. De Two Pizza Rule is ideaal voor bijvoorbeeld brainstormsessies en probleemoplossende sessies, waarbij kwaliteit veel belangrijker is dan kwantiteit. Het is ook geweldig om in gedachten te houden bij het nemen van besluitvormingsbijeenkomsten, omdat het gemakkelijk is om een situatie met te veel koks te hebben als je probeert een overeenkomst te bereiken.
Omgekeerd moet een eenrichtingsbijeenkomst over het delen van informatie worden bijgewoond door iedereen waarvoor de informatie relevant is. Een update over de voortgang van het bedrijf en toekomstige doelstellingen moet bijvoorbeeld zeker het hele bedrijf omvatten. Evenzo, als u probeert een strategie met meerdere afdelingen te bedenken, zou er een vertegenwoordiger van elke afdeling aanwezig moeten zijn - zelfs als dit betekent dat u een paar extra taart bestelt.
Hoe dan ook, een regel als die van Bezos is een goede, omdat het je dwingt om je vergaderbeleid opnieuw te evalueren. Veel te veel vergaderingen zijn niet productief vanwege hun opgeblazen uitnodigingslijsten. Maar als u van tevoren de gastenlijst doorneemt en ervoor zorgt dat u de reden van elke persoon kunt rechtvaardigen, worden uw vergaderingen getransformeerd. Productiviteit gegarandeerd.
