Iedereen heeft die persoon op kantoor. Weet je, degene die altijd veel meer gedaan lijkt te krijgen dan alle anderen, maar die nooit gestrest of gek lijkt te proberen een opdracht af te maken. Hoe krijgt hij of zij het voor elkaar? En kun je die geheimen stelen om je eigen productiviteit te verbeteren?
Ja. Ja dat kan.
Met behulp van de tijdregistratie- en productiviteits-app DeskTime hebben we de gewoonten van de meest productieve werknemers kunnen bestuderen - en de werkstroom kunnen vaststellen die leidt tot dat ongelooflijke vermogen om dingen voor elkaar te krijgen.
En de truc zal je misschien verrassen. Het blijkt dat de meest productieve 10% van onze gebruikers gemeen hebben, is hun vermogen om effectieve pauzes te nemen. In het bijzonder werken de meest productieve mensen 52 minuten achter elkaar en pauzeren ze vervolgens 17 minuten voordat ze er weer mee beginnen (vergelijkbaar met de Pomodoro-methode - meer hierover hier).
De werknemers met de hoogste productiviteitsclassificaties werken zelfs niet eens acht uur per dag. Het geheim van het behouden van het hoogste productiviteitsniveau gedurende een werkdag is niet langer - maar slimmer werken met frequente pauzes.
De reden dat de meest productieve 10% van onze gebruikers het meeste voor elkaar kan krijgen tijdens de relatief korte perioden van werktijd, is dat hun werktijden als sprints worden behandeld. Ze halen het maximale uit die 52 minuten door intensief te werken, maar rusten dan uit om klaar te zijn voor de volgende burst. Met andere woorden, ze werken doelgericht.
Doelgericht werken kan ook de 100% toewijdingstheorie worden genoemd - het idee dat wat je ook doet, je het volledig doet. Daarom ben je tijdens de 52 minuten werk toegewijd aan het uitvoeren van taken, dingen gedaan krijgen en vooruitgang boeken. Terwijl je tijdens de 17 minuten pauze volledig bent verwijderd van het werk dat je doet - je bent volledig aan het rusten, niet om de vijf minuten naar je e-mail gluren of gewoon "snel Facebook controleren".
Er zijn veel verrassende voordelen aan deze rusttijd. Eerst en vooral voor uw productiviteitsniveau, kan langdurig werken schadelijk zijn voor uw betrokkenheid bij een bepaalde taak. Het herhalen van taken leidt tot cognitieve verveling, wat op zijn beurt je vermogen om te gedijen in wat je doet stopt. Het menselijk brein was gewoon niet gebouwd om acht uur achter elkaar te focussen - de beste manier om de aandachtsspanne te vernieuwen is om een pauze te nemen.
Bovendien is het menselijk lichaam nooit gemaakt om acht uur achter elkaar te zitten en onderzoek heeft aangetoond dat het stoppen van de hele dag sit-a-thon de productiviteit kan verbeteren. (Oh, het maakt je ook veel gezonder.)
Deze hoeveelheid vrije tijd lijkt misschien hoog, maar als je naar muzikanten van wereldklasse kijkt, worden ze geweldig door in vergelijkbare tijdsintervallen te oefenen. Echt, we bereiken het niveau van de groten. We hebben het er helemaal over om niet te werken.
Dus, hoe kun je het meeste uit je pauzes halen om het meeste uit je werkende sprints te halen? Stap eerst weg van de computer (en de smartphone). Doe wat kleine oefeningen op kantoor, of stap naar buiten en loop rond om je geest leeg te maken en je lichaam in beweging te krijgen. Chat met een aantal van uw collega's (niet over werk): uit onderzoek blijkt dat werknemers die socialiseren beiden gelukkiger zijn op het werk en evenveel kunnen doen als hun niet-socialiserende collega's, die daardoor meer tijd besteden aan werken. Pak iets gezonds om te eten om je energieniveau aan te vullen. Of, als je om de een of andere reden op de computer moet blijven, bekijk een paar grappige dierenvideo's - het is aangetoond dat het kijken naar schattige foto's van katten en honden daadwerkelijk kan leiden tot een verhoogde productiviteit.
Een persoon kan niet de hele dag 100% productief zijn. Zoveel als je elke minuut optimaal wilt benutten, dingen gedaan wilt krijgen, druk wilt maken, het is gewoon niet menselijk mogelijk. Concentratie is als een spier: het moet rusten om te kunnen functioneren en het moet niet overwerkt zijn. Anders zal het gewoon opbranden en het duurt langer om weer in beweging te komen.
Maak dus een belofte om deze week een aantal serieuze pauzes te nemen. Als 17 minuten per uur te veel aanvoelt (voor jou - of je baas), overweeg dan om elk uur vijf of tien te nemen en te kijken welk effect het heeft. De resultaten kunnen je verrassen.
