Laat ik beginnen met te zeggen dat, ja, er te weinig uren op de dag zijn. Je takenlijst is nooit leeg, je komt niet zo vroeg thuis als je wilt en je hebt niet het gevoel dat je alles hebt bereikt wat je wilt doen.
Aangezien ik je op magische wijze niet meer tijd op de dag kan schenken (hoewel ik er vrij zeker van ben dat dat de beste superkracht ooit zou zijn), laat me het geheim met je delen om meer gedaan te krijgen in de tijd die je hebt: agressief je schema bewaken.
Hiermee bedoel ik niet dat ik geen vergaderingen neem (hoewel ik geloof dat minder beter zijn), ik bedoel het beheren van de balans en volgorde van gebeurtenissen in uw dag om u maximale productiviteit te geven. Dit is een van de meest krachtige dingen die je voor jezelf kunt doen - het voelt zelfs bijna alsof je meer tijd aan je dag toevoegt.
Hier zijn twee eenvoudige stappen om u op weg te helpen:
Stap 1: Stel je voor je ideale week
Ga eerst zitten en beantwoord kort de volgende vragen:
- Wat zijn uw werkuren op een gemiddelde dag en week?
- Wat zijn uw permanente vergaderingen - of dingen die op een bepaalde datum en tijd moeten worden gedaan?
- Op welk tijdstip van de dag bent u het meest productief? (bijv. Krijg je veel gedaan 's ochtends en neem je een pauze na de lunch?)
- Zijn er dagen van de week die voor u min of meer productief zijn? (Geval van de maandag, iemand?)
- Worden verschillende soorten werk beter op verschillende dagen of tijden uitgevoerd? (Mijn mede-oprichter Kathryn grapt dat het sturen van verkoop-e-mails vrijdagmiddag een zwart gat is, dus ze doet dan verschillende soorten werk.)
Zodra u deze vragen hebt beantwoord, neemt u een stap terug en ziet u hoe uw planning, vergaderingen, dagelijkse taken en productiviteitsniveaus allemaal in één perfecte werkweek zouden passen.
Gebruik vervolgens een lege kalender om dat schema daadwerkelijk te plotten. Voeg blokken tijd toe die het beste zijn voor gericht werk (idealiter stukjes tijd wanneer je je erg productief voelt), blokken die het beste zijn voor vergaderingen (mijn collega Adrian plant ze graag 's middags in - ze geven haar energie wanneer ze anders zich suf voelen), en natuurlijk blokken voor het beantwoorden van e-mail.
Stap 2: Stel uw agenda reverse-engineer (door anderen aan uw schema aan te passen)
Nu komen er dingen aan, en je kunt je misschien niet elke week aan dit schema houden. Maar je kunt en moet het bewaken als een (vriendelijke) vuurspuwende draak - vooral je tijd om gefocust te werken. Ik zeg je, het hebben van een handvol ononderbroken blokken waar je echt kunt werken, is van onschatbare waarde om meer tijd uit je dag te persen.
Behandel die periodes van werk als elke andere vergadering in uw agenda. Wanneer iemand je vraagt of je dan vrij bent, ben je dat niet (tenzij je die tijd kunt verzetten voor later op de dag of week). Als mensen in uw bedrijf uw vrije of geboekte tijd in uw agenda kunnen zien, kunt u er zelfs uw werktijd op zetten om te voorkomen dat het van u wordt afgenomen.
Een andere geweldige manier om uw tijd te bewaken, is het voortouw nemen bij het plannen van vergaderingen. Nu zeg ik niet dat ik het van iemand anders moet overnemen als jij niet degene bent die meestal de planning coördineert - dat zou meer werk op zich nemen, en dat is absoluut geen stap in de goede richting!
Wat ik bedoel is, mensen laten weten welke tijden voor jou werken zodra menselijk mogelijk - en idealiter, voordat iemand anders een tijd heeft weggegooid. Als u graag 's middags of op een specifieke dag vergadert, gooit u' Altijd na 15.00 uur 'of' Vrijdag is wijd open 'weg. Op die manier worden de opties verankerd in uw suggesties, niet in tijden dat u wilt houden naar jezelf.
Je zult nooit tijd aan de dag kunnen toevoegen, maar je kunt slim zijn over de uren die je hebt. En door het maximaliseren van uw productieve tijden (en uw niet-zo-productieve tijden, zult u snel merken dat u meer gedaan kunt krijgen.
