Afgelopen vrijdag om 16.30 uur heb ik mijn computer afgesloten, mijn bureau opgeruimd en naar huis gegaan. Een van de items die ik in de prullenbak gooide voordat ik vertrok was mijn takenlijst voor de week: 150 items, allemaal afgevinkt. Ik heb die week geen enkele late nacht of vroege ochtend gewerkt. En ik had thuis zelfs tijd om fatsoenlijke diners te maken, vrienden te zien, de hond uit te laten en te veel tv te kijken.
Nu, voordat u enige veronderstellingen maakt over de inhoud van mijn takenlijst of het belang van mijn werk in het algemeen, moet ik vermelden dat ik die week leiding heb gegeven aan een call van het bestuur van de raad van bestuur, brainstormde over een subsidievoorstel voor de USDA, ontmoette een uitvoerend directeur van een grote stichting, werd door een Microsoft-uitvoerder geïntroduceerd bij een toonaangevende ondernemer, diende drie subsidievoorstellen in en ontving mijn jaarlijkse evaluatie van de prestaties (die overigens zeer positief was).
Kortom, ik doe elke week veel werk. Hoe kan ik het doen zonder een zenuwinzinking te krijgen - en met tijd over? Hier zijn een paar tips.
1. Weet wat gedaan moet worden
Hoewel het vanzelfsprekend lijkt, zijn de dingen die mensen het meest belasten meestal de dingen die ze niet wisten te verwachten. Dus, om de week te beginnen, bekijk alles wat je moet doen in detail. Stel bijvoorbeeld dat u weet dat een voorstel op vrijdag is gepland en dat het uw taak is om het verhaal te doen, maar het financiële team is verantwoordelijk voor het budget. Om ervoor te zorgen dat het hele project op tijd wordt voltooid, voegt u "check-in met het financiële team over budget" toe aan uw takenlijst.
Ik ben behoorlijk agnostisch over tools voor takenlijsten; geschreven lijsten werken net zo goed voor mij als elektronische oplossingen, zoals Evernote of Asana. Maar ik heb wel een regel dat de hele lijst op één plaats moet staan. Je kunt alles segmenteren en herschikken zoals je wilt, maar je zou alles wat je moet doen in één oogopslag moeten zien.
2. Weet wat er eerst moet gebeuren
Toen ik minder ervaren personeel begeleidde, ontdekte ik dat de grootste wegversperring voor hen was niet te weten hoe ze prioriteiten moesten stellen en hun dag moesten regelen.
Als er bijvoorbeeld de volgende week een groot project zou zijn, zouden ze met volle kracht vooruitgaan naar die deadline, ondanks het feit dat ze eerst informatie van een andere afdeling moesten verzamelen - informatie die waarschijnlijk al het werk dat ze ongedaan maakten klaar. En ondertussen waren er andere, kleinere projecten waarmee ze echt vooruitgang hadden kunnen boeken.
Je prioriteiten kunnen ook veranderen op basis van je stemming of schema. Als ik bijvoorbeeld een bijzonder oncreatieve dag heb, weet ik dat het effectiever is om prioriteit te geven aan een gegevensproject. Als ik het grootste deel van de dag in vergaderingen zit, beantwoord ik oproepen en e-mails tussen afspraken in, in plaats van te proberen iets groters te lanceren in zo'n korte tijdspanne.
Je zult veel effectiever zijn als je met je prioriteiten en beperkingen werkt in plaats van ze te proberen te weerstaan.
3. Vraag om hulp
Als ik niets anders heb verdiend door in non-profitorganisaties te werken, heb ik geleerd dat als je niet vraagt, je ook niet krijgt. Niemand kan het werk van een organisatie alleen doen. Als u niet de vaardigheden of tijd hebt om iets efficiënt te doen, is het uw plicht om hulp te vragen.
Gelukkig kan ik voor non-profitorganisaties meestal een vrijwilliger vinden om me te helpen met meer alledaagse taken. Als ik een hoger niveau van expertise nodig heb, haal ik mijn adresboek eruit en kijk of ik iemand ken die een oplossing kan voorstellen. Onlangs, bijvoorbeeld, was ik gekweld over een tussentijds rapport voor een donor. We waren halverwege een nieuw programma, dus hoewel ik wist dat we veel hadden gedaan, wist ik niet hoe ik dat in het rapportformulier kon overbrengen. Dus nam ik een van mijn vrienden om mee te drinken voor een kop koffie en ze stelde voor het hele rapport te concentreren op verhalen van klanten en hoe ze het nieuwe programma interpreteerden.
Het was een doorbraak - een die ik nooit alleen zou hebben gehad. De donor vond het geweldig en bracht me in contact met zijn communicatieafdeling om het programma nog meer te publiceren. Toen ik het idee eenmaal had, kostte het me een week om het rapport af te maken - evenveel tijd als ik me erover had beziggehouden voordat ik mijn vriend ontmoette.
4. Sluit de lus
Ken je dat bevredigende gevoel om iets van je takenlijst af te vinken? Het voelt niet alleen goed; het is een belangrijke manier om aan te geven dat u een taak hebt voltooid en nu naar iets anders kunt gaan.
Maar voordat u verder gaat, moet u ervoor zorgen dat u ergens een overzicht van uw voltooide taken hebt, zodat u kunt opvolgen of - ahem - moeders niet zo efficiënt zijn als u. Wanneer ik bijvoorbeeld een beursvoorstel afrond, plaats ik altijd een herinnering in mijn kalender om de financier binnen acht weken op te volgen. Tegen die tijd zullen de meeste financiers hun beslissingen hebben genomen, en als ze dat niet hebben gedaan, zijn ze misschien geïnteresseerd in het leren van een beetje meer over de organisatie. Op dezelfde manier zal je baas misschien een paar weken niet bij je terugkomen over een project als je het aan hem overlaat, maar een prompt na een paar dagen kan hem ertoe brengen eerder te kijken.
Ik geloof sterk in slimmer werken, niet harder. Mijn werk is te belangrijk voor mij en de mensen die mijn organisatie dient om allesbehalve de beste te accepteren. Maar ik weet uit ervaring dat mezelf hardhandig maken door meer dan 60 uur per week te werken uiteindelijk niemand zal helpen. Efficiënter werken betekent betere resultaten en een weekend - wat is er beter dan dat?
