Of je nu praat met een langdradige collega, een niet-zo-interessante potentiële partner of een hyper-nieuwsgierige vriend van een vriend die je carrière wil leren kennen, er zijn momenten waarop het gewoon onmogelijk lijkt om Ga van de telefoon af. Maar neem het van mij aan: je tijd is kostbaar, en het is absoluut de moeite waard om deze kunst te beheersen.
Nu wil je (bijna) nooit onbeleefd zijn, maar soms moet je een beetje agressief zijn als je je tijd wilt terugvorderen. Wat de situatie ook is, hier zijn enkele beproefde tactieken om een telefoongesprek kort te houden.
1. Ga snel naar het punt
Het is gemakkelijk om te praten over het mooie of vreselijke weer, je drukke week, de nieuwste roddels in de branche ("Heb je dat artikel in TechCrunch gezien?") En een hele reeks andere semi-interessante dingen wanneer je de telefoon voor het eerst oppakt. Niets zegt immers "newbie" zoals het starten van een spervuur van vragen voordat je zelfs hallo hebt gezegd.
Maar tenzij het punt van de oproep het opbouwen van relaties is, laat dit niet langer dan een minuut duren. Schakel soepel over van je kleine praatje naar het vlees van je gesprek, met behulp van een regel als: “Hoe dan ook, ik ben opgewonden om meer te horen over wat je van plan bent. Hoe kan ik helpen?"
Vergeet ook niet dat je deze "chit-chat" kunt gebruiken om stiekem een beetje van je laatste nieuws vooraf te delen - bijvoorbeeld: "Het was een spannende week hier, we hebben net twee geweldige nieuwe klanten gesloten!" Kan een lange weg gaan als u telefoneert met een potentiële partner die u wilt imponeren. Maar ga daarna verder.
2. Houd het gesprek op schema
Zelfs als het je eenmaal is gelukt om het punt van het gesprek te bereiken, kan het heel goed zijn dat je partner te lang aan de gang is of op een raaklijn stapt. Misschien hoeft u niet te horen over alle nieuwe functies die ze net hebben gelanceerd om een beslissing te nemen over uw partnerschap; misschien wil je echt geen hele carrièrepadverhalen ruilen met de persoon met wie je hebt afgesproken om te helpen praten over de groeistrategie.
Om dingen weer op de rails te krijgen, zegt u iets dat aantoont dat u zeker luisterde ("Dat is zo interessant dat u altijd dacht over marketing - grappig hoe het leven ons verrast!") En meteen naar het punt van de oproep gaat. ("Waar ik in ieder geval over hoopte te vragen, is …" of "Het klinkt alsof het daar gek is geweest! Je e-mail zei dat je een paar vragen voor me had - hoe kan ik helpen?")
3. Volg de 19-minutenregel
Ik dank dit aan een collega van mij, die ooit verbijsterd was dat ik 45 minuten aan de telefoon zat te praten met een potentiële partner over een redelijk goedkope en eenvoudige deal. En om eerlijk te zijn, was een groot deel van het gesprek afgedaald naar goed-voor-relatie-opbouwend territorium - in een tijd dat ik eerlijk gezegd vijf uur per nacht sliep en nauwelijks een dinerpauzes nam.
Dus gaf ze me deze regel: probeer over 19 minuten te bellen. Ik vertelde haar dat dat onmogelijk was zonder onbeleefd te zijn. Maar toen ik mezelf eenmaal met dat doel begon uit te dagen, was ik veel meer geneigd om het praatje te beëindigen - nog steeds chit-chatten op minuut 10 was absoluut niet langer acceptabel - en het gesprek op punt te houden. Het is duidelijk dat er momenten waren dat het kort houden gewoon niet geschikt was, maar ik was verrast hoe vaak 19 minuten eigenlijk meer dan genoeg was.
4. Heb een harde stop - of een stervende telefoon
Eindelijk, niets kan helpen om een gesprek af te ronden zoals communiceren dat je van de telefoon moet komen. Of het nu een belangrijk gesprek is waar je naartoe moet (met een van je klanten, met een belegger, met de baas van je baas) of je telefoon sterft "omdat je de hele dag back-to-back-gesprekken hebt gevoerd", a De beste manier om een gesprek tot een goed einde te brengen, is door een mooi excuus te geven waarom je moet ophangen.
Ik vond het het meest effectief - en het minst onbeleefd - om je volgende vergadering (of batterij bijna leeg) te vermelden aan het begin van je gesprek, of 10-15 minuten voordat je van plan bent om af te ronden. Zeggen: "Ik wil je alleen laten weten - ik heb nog ongeveer 10 minuten, dus we moeten ons best doen" is een geweldige manier om de persoon aan de andere kant van de telefoon te laten weten dat je harde stop komt eraan, en het laat je het presenteren op een manier die attent is en het beste uit de situatie probeert te halen. Het is ook minder ongemakkelijk dan te zeggen: "Hé, ik moet nu bellen - sorry!"
Het kort houden van telefoongesprekken is een beetje een kunst, maar het is er een die u goed van dienst zal zijn wanneer u die waardevolle minuten terug in uw dag nodig hebt. De truc is natuurlijk om het te doen zonder onbeleefd te zijn.
Nog een laatste advies: terwijl je beleefd moet zijn, laat je beleefdheid je niet nog een telefoontje bezorgen. Ik heb maar één keer de fout gemaakt om te zeggen: 'Het spijt me zo dat we dit kort moeten houden, maar ik zou dit gesprek graag een andere keer willen voortzetten.' Geleerde les: bied alleen meer tijd als je het meent. Anders eindig je gewoon met "Hoop dat het nuttig was - het was geweldig met je te praten!" Of "Dit was echt interessant - ik kijk ernaar uit om het met mijn team te delen en zal het per e-mail opvolgen."
