De instroom van smartphones is geweldig geweest voor de werkplek: met de mogelijkheid om 24/7 te e-mailen, te surfen en te sms'en, kunnen we ons werk letterlijk altijd en overal doen. Maar vastzitten op een touchscreen kan ook tegen ons werken - aan de ene kant zijn we oneindig bereikbaar en aan de andere kant is het gemakkelijk om degenen in onze echte aanwezigheid te negeren.
Dus, hoe blijf je tegelijkertijd verbonden en professioneel? Hier zijn moderne manieren voor de meest voorkomende smartphonesituaties.
1. Is het OK om mijn smartphone tijdens een vergadering buiten te houden?
Dat hangt ervan af. Als u het gebruikt om informatie op te halen die relevant is voor de discussie, houd het dan buiten - leg gewoon uit wat u doet. Als het een interne vergadering is en u een belangrijk telefoontje van een klant verwacht, houdt u uw telefoon op trillen en zorg ervoor dat u uit de buurt stapt wanneer u het gesprek aanneemt. Maar als u een vergadering met een klant bijwoont (of een interne vergadering waar u geen telefoontje verwacht), zet uw telefoon dan weg en controleer het pas nadat de vergadering voorbij is.
2.
Je lichaamstaal spreekt net zo luid als je stem voor de mensen om je heen. Als u zich op iets anders dan de spreker richt, projecteert u een onprofessioneel en afgeleid beeld. Zelfs als uw telefoon niet overgaat, is naar beneden kijken en zachtjes tikken op een bericht nog steeds veel vertellen over hoe de huidige vergadering op uw prioriteitenlijst staat.
3. Kan ik mijn telefoon gebruiken om aantekeningen te maken zonder aanstootgevend te zijn?
Ja, maar wees duidelijk over het doel van je acties voordat je begint. Je kunt zeggen: "Ik ga een paar aantekeningen maken terwijl we praten om te zorgen dat ik je belangrijkste punten vastleg." Blijf betrokken bij de vergadering (niet gluren naar die tekst die net binnenkwam, hoe discreet u ook denkt te zijn) en zorg ervoor dat u opkijkt en af en toe oogcontact maakt, zodat iedereen weet dat u er echt bij bent.
4. Hoe vertel ik mijn manager om de telefoon op te bergen en af te stemmen?
Er is geen gemakkelijke manier om je baas te berispen voor slechte manieren, maar je kunt je punt op een subtiele manier duidelijk maken als je in een een-op-een gesprek bent. Stel een herschikking voor als uw manager begraven ligt in een smartphone door te vragen: "U lijkt behoorlijk druk, moeten we onze vergadering uitstellen?" U kunt dit probleem ook omzeilen door vergaderingen zo snel en beknopt mogelijk te houden. Maar als je baas sms't tijdens een klantbijeenkomst, moet je er misschien (voorzichtig) op wijzen dat je klant niet blij lijkt met de afleiding.
5. Hoe kan ik discreet een telefoontje aannemen terwijl ik eet met een klant?
Sorry, het kan niet worden gedaan. Zelfs als de telefoon is ingesteld om te trillen. Denk er eens over na: is een inkomend gesprek zo belangrijk dat het de moeite waard is om de boodschap over te brengen dat uw klant niet uw topprioriteit is? Als u in afwachting bent van een dringende oproep (bijvoorbeeld vanuit het ziekenhuis, omdat een familielid ziek is) of informatie die nuttig zou kunnen zijn voor uw vergadering, zijn dat natuurlijk uitzonderingen op de regel - maar u moet uw dinerbedrijf voorbereiden op de mogelijkheid van deze onderbrekingen vooraf. En elke andere reden kan eenvoudigweg niet worden gerechtvaardigd.
6. Hoe ga ik om met een telefoontje van een ongelegen plek (bijv. Luchthaven, lunch, autorijden)?
Voicemail is er niet voor niets. Er is niets mis met iemand binnen vijf of tien minuten terugbellen, wanneer u vrij bent van afleiding en beter kunt horen en gehoord worden. Als u weet dat het gesprek erg belangrijk is, neemt u de telefoon op en vraagt u om over een paar minuten terug te bellen als u op een meer ideale plek bent om te praten. Wat je ook doet, onthoud je ervan om privézaken op een openbare plaats te schreeuwen.
7. Mijn baas heeft net een voicemail achtergelaten. Hoe lang moet ik terug naar haar?
Afhankelijk van de inhoud en het onderwerp, hebt u één werkdag - maar doe dit eerder als de oproep dringend is.
8. Hoe moet ik omgaan met sms-berichten en e-mails?
Een e-mail die buiten kantooruren wordt verzonden, kan de volgende werkdag worden beantwoord, tenzij anders besproken met (of verwacht door) je baas. Een tekst is anders - de aard van de communicatie impliceert onmiddellijkheid - dus u moet zo snel mogelijk reageren. En als u degene bent die het bericht verzendt, moet u altijd duidelijk zijn over uw verwachtingen voor de responstijd.
9. Wanneer is werkgerelateerd sms'en acceptabel?
Als een klant een sms-gesprek met u initieert, is het prima om te reageren. Maar zelfs in de technisch onderlegde wereld van vandaag, ga er niet vanuit dat iedereen al te vertrouwd is met sms'en. Als u tekst op het werk doet, houd het professioneel. Vermijd emoticons of slangachtige afkortingen zoals OMG, LOL en BTW.
10.
Volg bij twijfel deze eenvoudige vuistregel: de mensen die u persoonlijk ontmoet, hebben voorrang. Richt je op hen op iedereen die je sms't, e-mailt of belt.
