U hebt gemaakt wat u als de perfecte e-mail beschouwt. Het is vriendelijk - maar niet te vriendelijk. Het is goed georganiseerd met vetgedrukte secties en opsommingstekens. Je gooide zelfs voor een goede maatregel een schattige emoji in.
Je drukt op 'verzenden' op dat meesterwerk van je en wacht tot de onvermijdelijke antwoorden beginnen te rollen. Je wacht een uur, dan vier uur en dan twee dagen. Alles wat je hebt gehoord als reactie op die perfect gepolijste boodschap van jou? Krekels - en het geluid van je eigen frustratie galmt rond in je hersenen.
Wat geeft? Je dacht dat je al die beproefde e-mailregels had gevolgd. U hebt viervoudig gecontroleerd of u het naar de juiste ontvangers hebt verzonden. Je herleest het zelfs voor de 800ste keer om ervoor te zorgen dat niets verkeerd kan worden opgevat als onbeleefd of passief agressief. Waarom krijg je dan alleen radiostilte terug?
Vertraag - u denkt er misschien te veel over na. Het kan zelfs zijn dat uw e-mail gewoon veel te lang is .
Te lang?
Ben je opgewonden wanneer je door een e-mail moet waden die zo dicht is dat het je een handkramp geeft door zo veel te scrollen? Waarschijnlijk niet. De kans is groot dat uw ontvangers hetzelfde voelen.
Volgens onderzoek van e-mailextensie Boomerang is de ideale lengte ergens tussen de 50 en 125 woorden. Berichten in dat bereik leverden een respons op van meer dan 50%.
Hoe ziet die lengte er precies uit? Kijk terug naar "Too Long?" En stop dan je ogen hier . Dat zijn 87 woorden, wat een beetje schar is in het midden van het bereik waarin je wilt zijn.
Boomerang ontdekte dat de responspercentages daalden van 50% voor e-mails van 125 woorden tot 44% voor e-mails van 500 woorden. Voor berichten van ongelooflijk 2500 woorden of meer? De responspercentages namen echt een duik - tot onder de 35%.
Zie je wat ik bedoel? Die langdradige berichten die je hebt uitgezonden zullen mensen waarschijnlijk tot tranen vervelen. Je kunt beter dingen kort houden (maar niet te kort - je wilt tenslotte boven die 50 woorden blijven).
Hoe uw e-mails te verkleinen
"Maar alles wat ik zeg is super belangrijk, " mompel je nu tegen jezelf. Geloof me, ik snap het - ik kan zelf ook een behoorlijk schrijver zijn. Omdat ik echter mijn brood verdien met het volgen van letters, heb ik een paar trucs en tactieken geleerd die me helpen de lengte onder controle te houden.
1. Zoek naar komma's
Dit is een van mijn favoriete trucs om te gebruiken als ik weet dat ik wat schrijfwerk moet inkorten. Ik scan het hele stuk terug en houd mijn ogen open voor eventuele komma's. Hoewel ze vaak in lijsten kunnen worden opgenomen, vind je ze ook na veel korte inleidende zinnen (ik heb er al een flink aantal in dit artikel gebruikt).
Wanneer u dingen kort probeert te houden, kunnen deze zinnen gemakkelijk worden verwijderd - zonder uw algemene boodschap op te offeren. Van zinnen als "Voor de duidelijkheid" tot "In het geval u zich dat afvroeg" tot zelfs een eenvoudige, "Onnodig te zeggen, " het zijn onnodige kwalificaties die alleen kostbaar onroerend goed innemen.
2. Verwijder bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden
Het verwijderen van bloemrijke bijvoeglijke naamwoorden en nutteloze bijwoorden uit je irritant lange e-mail kan het absoluut korter maken. Wil je een voorbeeld? Verwijder ze uit die eerste zin en je blijft zitten: "Als je bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden uit je e-mail verwijdert, kan dit korter worden."
Ja, ze kunnen een beetje vriendelijkheid en een gemoedelijke toon aan je berichten geven. Maar als u uw aantal woorden wilt verminderen, zou dit een van de eerste dingen moeten zijn. Het is tenslotte heel goed mogelijk om kortere e-mails te schrijven zonder koud of grof te worden.
3. Verfijn uw focus
Als u beide stappen doorloopt en nog steeds ver boven die limiet van 125 woorden komt, kunt u proberen te veel te dekken. Zou je beter dingen opsplitsen in verschillende, kortere berichten?
In plaats van je hele team een overzicht te sturen waarin de details van je recente project worden besproken, om ideeën voor de bedrijfspicknick wordt gevraagd en ook iedereen eraan wordt herinnerd dat de verjaardag van je baas eraan komt, kies je een onderwerp en houd je eraan. Uw e-mail is niet alleen korter, maar ook overzichtelijker.
Neem het van mij aan, ik weet dat het verkorten van je schrijven niet altijd een gemakkelijke taak is - er is een reden waarom William Faulkner het noemde als "je lievelingen doden".
Als je nog steeds moeite hebt om het schrijven van Oorlog en Vrede te vermijden, stel jezelf dan de volgende vragen: als dit onderwerp zo enorm is, is het dan het meest geschikt om te e-mailen? Of moet u de telefoon opnemen, een vergadering plannen of zelfs een Google-document maken waar iedereen kan samenwerken - in plaats van ieders inboxen te verstoppen?
Als je die voorafgaande overweging in overweging neemt, samen met de bovenstaande drie tips, zullen je e-mails kort en bondig zijn en - het allerbelangrijkste - beantwoord.
