Ik ben een professional in het bereiken van de nul van de inbox. Dat gezegd hebbende, ik ben nog niet ver op de ladder, dus ik ontvang slechts een handvol e-mails per uur.
Maar als je de rang begint te beklimmen, wordt dat meldingsnummer steeds groter. En nog belangrijker, dat geldt ook voor het aantal andere verantwoordelijkheden die u op zich neemt. Kort gezegd, e-mail komt onderaan de lijst met dingen die u moet doen, omdat het moet.
Dat belet echter niet dat berichten zich opstapelen. Terwijl veel mensen apps en hacks gebruiken om de stroom te beheren, kiest CEO Tom Patterson een andere benadering. Volgens een van LinkedIn's hoogst gewaardeerde artikelen van het jaar heeft hij dit probleem opgelost door een OOO-bericht te gebruiken terwijl hij op kantoor was :
Best slim, toch? Als manager kon hij zich hierdoor concentreren op de dingen die ertoe deden en tegelijkertijd zijn team aanmoedigen om hun eigen problemen op te lossen. Betty Liu, een top LinkedIn-beïnvloeder en auteur van het artikel, vat samen waarom deze aanpak zo goed werkt:
“Zaken die urgent leken, loste zichzelf op zonder meer dan 200 e-mails die over een terrein met 'Allen beantwoorden' vlogen. Dingen die echt dringend waren, rechtvaardigde telefoontjes. En als de mensen van Tom wisten dat hij alleen moest worden gestoord voor echt belangrijke zaken, namen ze het op zich om hun eigen beslissingen te nemen. Niets van dit alles zou zijn gebeurd als Tom de hele tijd per e-mail beschikbaar was om voor elk klein detail te zorgen. "
Met dit gezegd, je bent waarschijnlijk geen CEO - wat betekent dat deze techniek misschien niet voor jou werkt, en zelfs sommige mensen boven en onder je kan irriteren. Maar dit suggereert dat er ook manieren zijn om OOO-berichten te gebruiken om je te helpen.
Als u bijvoorbeeld op vakantie gaat, kunt u uw OOO-bericht een dag eerder instellen om onnodig heen en weer schakelen te verminderen. Of je kunt een automatisch antwoord maken om elk weekend af te gaan om je baas te trainen om minder berichten te sturen na werktijd. Of je kunt het op een middag gebruiken voor je interne team wanneer je een enorm project probeert af te ronden en geen tijd hebt om te reageren op niet-urgente zaken.
Het ziet er zo uit:
Ik breng deze middag door met het voltooien van het kwartaalgegevensrapport. Om het op tijd af te krijgen (en het goed te maken voor jullie allemaal fijne mensen), reageer ik vandaag alleen op dringende e-mails tussen 13.00 en 18.00 uur. Daarna ga ik terug naar iedereen. Bedankt voor het begrip!
Mijn punt? U hoeft geen CEO te zijn om de controle over uw inbox te nemen. Je moet gewoon bereid zijn om een aanpak te vinden die logisch is voor jou (en je team).
