U bevindt zich nu in paniekmodus.
Je hebt gepropt om een deadline te halen en het gaat gewoon niet gebeuren. Om nog maar te zwijgen, dit project dat u niet hebt voltooid, moet binnen enkele uren worden uitgevoerd.
Je overweegt je computer uit het raam te gooien en een uitgebreide leugen te bedenken. Maar een veel betere (en professionelere) optie is om een e-mail te sturen waarin de situatie wordt uitgelegd.
Daarin zou je vier dingen moeten doen:
1. Neem verantwoordelijkheid
Als je toegeeft dat je een fout hebt gemaakt, zullen mensen je eerder geloven dat je kunt identificeren wat er mis is gegaan en dit in de toekomst kan voorkomen. Als je iemand of iets anders de schuld geeft, zullen ze denken dat je niets hebt geleerd.
2. Bied iets aan
Vertel de andere persoon welke informatie u in de tussentijd kunt verstrekken, zodat u niemand met lege handen achterlaat. Dit kan meer inzicht bieden in de richting waarin u het project of ballpark-nummers neemt - iets dat bewijst dat u op de goede weg bent om het voor elkaar te krijgen.
3. Stel een nieuwe deadline in
Vertel wanneer het werk zal zijn voltooid en geef - wat je ook doet - niet de verleiding om nog maar één uur te vragen. (U wilt deze e-mail niet twee keer verzenden!) Vraag meer tijd dan u denkt nodig te hebben, op die manier kunt u een gepolijst eindproject verzenden.
4. Zorg ervoor dat het niet meer zal gebeuren
Mensen maken fouten, en dus als dit de eerste keer is, moet de andere persoon het begrijpen. Dat gezegd hebbende, je moet opvolgen en al het andere op tijd (of vroeg) inleveren.
Voeg alles samen
Zo ziet die e-mail eruit:
Je ontvanger kan geïrriteerd zijn, misschien zelfs boos, en dat is te verwachten. Je zou waarschijnlijk hetzelfde voelen als je in zijn schoenen stond. Als je echter eenmaal goed werk hebt verricht en het hebt ingeleverd, zou het moeten omslaan.
Natuurlijk werkt deze e-mail alleen als dit niet regelmatig voorkomt en er geen grote gevolgen zijn. Als je voortdurend deadlines mist, stel ik voor om het gesprek van e-mail naar een telefoongesprek of een persoonlijke ontmoeting te sturen. En ga vooruit, in plaats van het per project aan te pakken, praat met je baas over je werklast of je klant over onvoorziene obstakels, zodat je het grotere probleem kunt aanpakken.
Tot slot, als er grote gevolgen zijn, zoals dat u verantwoordelijk zou kunnen zijn voor het verlies van een goedbetalende klant, moet u het nieuws persoonlijk bezorgen (indien mogelijk). Voeg, naast het raken van de hierboven genoemde punten, "Is er iets dat ik kan doen om dit beter te maken?" En wees dan voorbereid op het antwoord.
U kunt worden gevraagd om over te werken totdat u klaar bent, of CC uw baas op elke e-mail en dagelijkse updates te sturen voor de rest van het project, of uw werk-tot-datum over te dragen aan een collega die de leiding overneemt . Sla de verleiding over om een weerwoord te geven, wijzend op alles wat goed is gegaan. Toon een positieve houding aan terwijl u verder gaat met de voorgestelde oplossing.
Ervan uitgaande dat je een harde werker bent die eenmaal is uitgegleden, haal diep adem en onthoud dat je je reputatie kunt terugverdienen. Het feit dat je je zorgen maakt over de impact hiervan, bewijst hoeveel je om je carrière geeft.
