Net als jij ben ik een drukke professional. Dus ben ik altijd op zoek naar nieuwe strategieën voor tijdbeheer om te beoordelen en te verbeteren hoe ik mijn dagen doorbreng.
In een recent interview met Slate deelde Dave Gilboa, de mede-oprichter en co-CEO van Warby Parker, een geweldige techniek die dient als een reflectie-instrument en een stimulans voor toekomstige actie:
En aan het einde van elke week probeer ik mijn agenda te bekijken en alle vergaderingen die ik die week had te bekijken en ze als nul, één of twee te beoordelen. Nul betekent dat het een echt slecht gebruik van tijd was en, als ik het opnieuw moest doen, zou ik die vergadering helemaal niet hebben bijgewoond. Twee is een geweldig gebruik van tijd - ik wil meer van mijn tijd doorbrengen in dat soort vergaderingen. En er zit er een tussenin. En dan zal ik contact maken met mijn assistent en ervoor zorgen dat ze begrijpt van welke van die vergaderingen ik meer wil en welke eruit kunnen worden gefilterd, zodat hopelijk na verloop van tijd mijn schema productiever wordt.
Nu hebt u geen assistent nodig om deze tip aan het werk te zetten. U kunt in plaats daarvan uw planning van de afgelopen week afdrukken en uw vergaderingen beoordelen. (Of als u zich in een kantoor zonder papier bevindt, gooit u het gewoon in een Word-document.)
Het mooie van deze techniek is dat je hiermee de waarde kunt bijhouden van de tijd die je in vergaderingen hebt doorgebracht. Krijgt u meestal tweeën of meestal nullen? Als je het laatste hebt beantwoord, stel jezelf dan een paar vragen om te zien of je een patroon (of twee) kunt vinden:
- Hebben ze de neiging groot of klein te zijn?
- Was er vooraf een agenda verstuurd?
- Was er een duidelijke leider?
- Vond het plaats in de ochtend, middag of avond?
- Was het persoonlijk?
- Is dit een wekelijkse updatevergadering?
- Was er een e-mail die later werd verstuurd die meer had bereikt?
Trends kunnen verschijnen wanneer u merkt dat vergaderingen met grotere groepen minder nuttig voor u zijn; of dat wanneer je elkaar ontmoette vóór 10 uur, je niets hebt behouden; of dat uw wekelijkse sessie met een collega alleen maar leidde tot het bespreken van roddel op kantoor.
Met deze inzichten kunt u eraan werken uw planning aan te passen en het meeste uit uw tijd op kantoor te halen. In feite kunnen er zelfs mogelijkheden voor u zijn om komende afspraken in de toekomst te annuleren als u vaststelt dat deze nooit waarde toevoegen. Of, als u zich echt experimenteel voelt, probeer dan iets nieuws - zoals een stand-up vergadering of gewoon een e-mail sturen in plaats van face-to-face te vergaderen.
Ik zal het de komende weken proberen om te zien hoe het werkt - en dat zou jij ook moeten doen! Tweet me op @acav met je resultaten.
(Oh, en PS, als je het geluid leuk vindt van wat Gilboa zei, neemt Warby Parker aan!)
