We hebben allemaal e-mails ontvangen die letterlijk rook inspireren om uit onze oren te komen.
Het ene moment ben je helemaal kalm, cool en verzameld. Maar wanneer je inbox aanbelt? Die ene schijnbaar onschuldige boodschap duwt je over de rand.
Voor je het weet, heb je een brutale en bondige reactie afgevuurd die zoiets zegt als: “Serieus, Janet, hoe vaak moet ik je zeggen het nummer in de bovenhoek van de spreadsheet te verwisselen ?! Dit wordt belachelijk."
Ineenkrimpen, toch? Meestal ben je wijs genoeg om een pauze te nemen en jezelf te verzamelen voordat je reageert. Maar vandaag? Nou, Janet en haar spreadsheet incompetentie hebben het beste van je gekregen - en je antwoordde voordat je de kans kreeg om je eigen korte lont in bedwang te houden.
Je weet dat je e-mail onbeleefd was en misschien een beetje agressiever dan het gesprek vereiste. Dus, hoe kun je je uit deze situatie terugtrekken - zonder een reputatie op te bouwen als de medewerker die op een gegeven moment zijn kalmte zal verliezen?
Nou, begin met het beantwoorden (zo snel mogelijk!) Op dezelfde e-mail met een bericht dat veel op dit lijkt.
E-mailsjabloon Hoe follow-up na het verzenden van een onbeleefde e-mail
In ons voorbeeld van die vervelende Janet en haar vermeende onvermogen om die routinematige spreadsheet correct in te vullen, is hier hoe een follow-up-e-mail eruit zou zien met de nodige gegevens ingevuld.
Een voorbeeld
Hier is een belangrijk ding om op te merken: hoewel je een korte verklaring kunt en moet geven waarom je reactie onbeleefd was, houd dat vrij algemeen en weersta de drang om een aantal excuses af te schrikken.
De ontvanger van je overdreven boze boodschap zal het waarschijnlijk niets schelen dat je die ochtend je teen hebt gestoten, je een slechte spijsvertering hebt en je auto niet zou beginnen op weg naar de lunch van je klant - hij of zij wil gewoon weten dat je je bewust bent van je ongevoeligheid en bereid bent verantwoordelijk te zijn voor je eigen acties.
Helaas is er geen manier om die slecht gemanierde e-mail van je terug te nemen (dat zou toch leuk zijn, niet?). Maar het onmiddellijk opvolgen van een verontschuldigende e-mail zou moeten helpen om dingen glad te strijken en een deel van die schade ongedaan te maken die je hebt veroorzaakt met je veel te snelle responstijd.
