Hoe stop je te veel tijd te verspillen aan e-mail - de muze

Hoe is dit voor een bekend scenario? Je wordt wakker, zet je wekker uit en giet met een hand een kopje koffie met je ene hand terwijl de andere door je inbox schuift om te zien wat je hebt gemist in de uren dat je sliep.

Misschien beantwoord je er een; misschien niet. Als u met het openbaar vervoer reist, wordt u ongetwijfeld gewaarschuwd door nieuwe e-mailmeldingen. U antwoordt of wilt later op de dag antwoorden. Eenmaal op kantoor opent u uw inbox opnieuw. Als u uw takenlijst controleert, ziet u dat u een paar vervolgberichten moet schrijven.

En zo gaat de dag: er is geen inbox nul. Je zit vast in een smerig web van verzenden en ontvangen. Houdt het ooit op?

Een Canadese studie die een paar maanden geleden werd gepubliceerd, ontdekte dat nee, niet echt (hoewel ik zeker weet dat je wist dat dit een retorische vraag was). Uit hun bevindingen bleek zelfs dat u een derde van uw tijd op kantoor doorbrengt aan e-mail en 50% daarvan wanneer u thuis werkt. Niet verrassend maar toch opmerkelijk is het feit dat "30% van die tijd de e-mails noch urgent noch belangrijk zijn."

Hier is de wiskunde van die statistieken: "11.7 uur doorgebracht op het werk en 5, 3 uur thuis." Dit zijn geen dagen. Het is bijvoorbeeld niet de dag dat u terugkeert van een zomervakantie van twee weken. Het is elke dag . En als dat geen ontnuchterende cijfers zijn, weet ik niet wat het is.

Om het verder op te splitsen, ontdekten de onderzoekers dat "werknemers gemiddeld 86 werkgerelateerde e-mails verzenden en ontvangen op het werk en 25 vanuit huis."

Dat is een hoop e-mail!

Hoe krijg je iets voor elkaar als je begraven bent in antwoorden, antwoorden, doorsturen, opnieuw reageren, deze persoon binnenhalen en opvolgen? Het antwoord is vast en zeker dat u dat niet bent.

Dus wat kunt u doen om minder tijd in uw inbox door te brengen? Identificeer je grootste pijnpunten en maak er deze week een doel van om eraan te werken.

Stuurt je baas je niet-urgente berichten na uren en in het weekend? In dit advies wordt uitgelegd hoe u dit lastige onderwerp kunt benaderen en met hem kunt praten over deze praktijk.

Zit u in een doorlopende groepse-mailketen vol met korte antwoorden? Zo ja, verplaats het naar een chatroom.

Heeft u haast om Postvak IN nul te bereiken, wat resulteert in het reageren op mensen zodra u de ping hoort? Reageer alleen op dringende berichten en laat al het andere voor het einde van de dag achter.

Heb je het gevoel dat de meeste van je berichten niet belangrijk zijn? Neem de controle over de situatie door alles te verwijderen dat geen reactie vereist en u af te melden voor nieuwsbrieven die niets met uw werk te maken hebben.

Besteed je eindeloos veel tijd aan het reageren op mensen met dezelfde vragen. Stel standaardantwoorden in om tijd en hersenkracht te besparen. De sjabloonsuggesties van Muse-schrijver Kayla Matthews zijn perfect voor vijf veel voorkomende situaties.

Het is tenslotte uw inbox. Hoe je ervoor kiest om het aan je kant te gebruiken, speelt uiteindelijk een grote rol in de negatieve impact die het op je leven kan hebben. Als u uw tijd waardeert en het welzijn en het gevoel van tevredenheid waardeert dat is afgeleid van productief zijn, is het aan u om die schokkende cijfers om te draaien.