Er zijn veel tips om productiever te worden - van regels om te volgen voor een efficiëntieverhoging tot details die we in gedachten moeten houden om onze werktijd en meer te besparen.
Maar welke van deze tips zijn echt beproefd - en wat zijn alleen maar ruis?
In een maand tijd heb ik vier algemene productiviteitstips uitgeprobeerd (plus een leuke bonustruc), met behulp van tijdregistratiesoftware DeskTime om te meten hoe ze mijn productiviteit daadwerkelijk hebben beïnvloed. Volgens dit kleine experiment kunnen enkele van de meest populaire tips die er zijn een beetje overschat worden - terwijl anderen blijkbaar wat magische kracht hebben om je te helpen dingen gedaan te krijgen.
Dit is wat ik heb geleerd - en hoe je het kunt toepassen op je eigen beroepsleven.
Tip # 1: stop multitasking
Het belangrijkste idee van deze methode is om zich op één taak tegelijk te concentreren en te voorkomen dat meerdere dingen tegelijkertijd worden gedaan. Studies en experimenten hebben aangetoond dat onze geest het beste functioneert wanneer we ons concentreren op een enkele taak, zoals opgemerkt door Daniel Patrick Forrester op Bloomberg Businessweek . Hij merkt echter ook op dat deze benadering van een enkele taak niet vanzelfsprekend is en dat we onszelf vaak moeten trainen om multitasking te stoppen.
Hoe ging het?
Op de eerste dag ontdekte ik het belangrijkste nadeel van deze methode: het leidt tot een neiging tot perfectionisme. Als gevolg hiervan kunt u veel tijd verspillen aan details, die uw productiviteit op de lange termijn kunnen belemmeren.
Twee andere nadelen van deze methode zijn later die week uitgefilterd.
Ten eerste klinkt de focus op een enkele taak misschien eenvoudig, maar dat is het niet. Je kunt alle tabbladen op je laptop sluiten en alleen de bijbehorende taak open laten, maar je kunt niet hetzelfde doen met je geest - alle andere dingen die moeten worden gedaan blijven achterin rondzweven.
Ten tweede betekent deze methode in de meest extreme zin een totale uitsluiting van alle andere taken voor een hele dag, wat saai kan worden. Voor mij is redelijke multitasking wat wat dynamiek toevoegt aan de werkdag en helpt me om geïnteresseerd te blijven.
Efficiëntie: 77%
Persoonlijke tevredenheid: 2/5
Conclusie: als u niet kunt ontsnappen aan multitasking, blijf dan verschillende taken tegelijkertijd uitvoeren. Probeer gewoon niet te veel tegelijk te doen - studies tonen aan dat het je hersenen kan doen krimpen, en je wilt waarschijnlijk niet dat dat gebeurt.
Tip # 2: Neem regelmatig pauzes
Het belangrijkste idee hier is dat het nemen van pauzes gedurende de dag je helpt om weer ontspannen en energiek aan het werk te gaan en dus meer dingen gedaan te krijgen. Studies suggereren dat er verschillende optimale werk-pauzeverhoudingen zijn, maar uiteindelijk maakt het niet echt uit of je de 52:17-regel volgt of elke 90 minuten een pauze neemt, zolang je je bureau een paar keer verlaat een dag.
Hoe ging het?
Alles verliep zoals gepland op maandag; vaak breken, voltooide ik een behoorlijk behoorlijke hoeveelheid taken die op mijn takenlijst stonden.
Maar toen kwam de tweede dag en ik voelde dat ik mezelf moest dwingen het bureau te verlaten. Bovendien werd het steeds moeilijker om weer op het goede spoor te komen na deze verplichte pauzes. Nadat ik de volgende dagen hetzelfde probleem had, veranderde ik uiteindelijk de hele aanpak: in plaats van mezelf te dwingen om elk uur te breken, nam ik een pauze elke keer dat ik een taak voltooide of me gewoon vast voelde. Als gevolg daarvan waren er momenten dat ik drie pauzes in een uur nam, en keer deed ik een "werkmarathon" van vijf uur zonder rust. Maar het werkte; Ik heb dingen een voor een gedaan zonder me overwerkt te voelen, en dat was wat er echt toe deed.
Efficiëntie: 75%
Persoonlijke tevredenheid: 4/5
Conclusie: Neem een pauze wanneer je het nodig hebt, niet wanneer het hoort.
Tip # 3: Maak een takenlijst met beheersbare taken
Er zijn verschillende manieren om uw takenlijst te maken. Het idee van deze specifieke lijst verdeelt elke taak in de bruikbare stappen die u moet nemen om uw projecten te voltooien. Productiviteitsgoeroe David Allen stelt voor om elk item in uw lijst te beginnen met een werkwoord om uw bedoelingen concreter te maken. In plaats van simpelweg "klantrapport" op uw lijst te zetten, detailleer de actie-items die zullen worden betrokken: verzamel de gegevens, analyseer de gegevens, schrijf het rapport, enzovoort.
Vervolgens moet u deze taken toewijzen op een manier die daadwerkelijk haalbaar is. “Een dagelijkse takenlijst moet bestaan uit kleine taken die niet meer dan een paar uur duren om uit te voeren '', schrijft Cody Wheeler voor Lifehack .
Hoe ging het?
Het mooie van deze methode is dat je je productief voelt. De lengte van mijn takenlijst was eigenlijk aan het krimpen en het voelde behoorlijk motiverend aan. Trouwens, deze methode laat me ook de kleinere dingen opmerken die ik deed als onderdeel van het hele project, zoals zoekliteratuur voor een blogpost, die meestal veel tijd kost, maar niet onmiddellijk resultaten geeft die iedereen kan zien.
Hoewel het opsplitsen van de taken in uitvoerbare stappen waarschijnlijk de meest effectieve methode is die ik heb uitgeprobeerd, moet u uw lijst toch verstandig maken; je kunt niet alle kleine dingen opnemen die je van plan bent te doen, zelfs als het nodig is om het project te voltooien. Het maakt je lijst gewoon onnodig lang.
Efficiëntie: 80%
Persoonlijke tevredenheid: 5/5
Conclusie: beperk uw lijst tot maximaal zes of zeven specifieke, uitvoerbare taken per dag. Afzonderlijke taken die minder dan 10 minuten duren om te voltooien, komen niet in aanmerking voor de lijst.
Tip # 4: Begin met de belangrijkste taak
Het idee van deze methode is om te beginnen met de belangrijkste taak van de dag wanneer je volledige mentale energie hebt, en dan veel eenvoudiger taken te doen naarmate de dag vordert en je meer versleten raakt. In een artikel voor Fast Company stelt Rachel Gillett voor:
“Identificeer de taken die belangrijk zijn en die je volledige mentale capaciteiten vereisen die je uitstelt tot het einde van de dag wanneer je mentale reserves laag zijn. Zodra je die taken hebt geïdentificeerd, organiseer je je routine zodat je er het eerste uur van de dag ononderbroken aan kunt werken. ''
Hoe ging het?
Voor mij ging dit niet helemaal zoals beschreven door Gillett. 'S Ochtends heb ik gewoon wat tijd nodig om in de werkende stroom te komen. Ik kon wat dagelijkse taken doen, maar absoluut niets dat 'mijn volledige mentale capaciteiten vereiste'. Dus ik worstelde anderhalve dag met deze methode totdat ik het opgaf om eindelijk dingen voor elkaar te krijgen.
Efficiëntie: 66%
Persoonlijke tevredenheid: 1/5
Conclusie: zoek uw productiviteitspieken (hiervoor heeft DeskTime een 'Productiviteitsschaal') en plan vervolgens uw prioritaire taken gedurende deze periode. Het hoeft niet het eerste in de ochtend te zijn - precies wanneer je prime time is.
Bonustip: 2 bieren voor creativiteit
In een studie van de Universiteit van Chicago ontdekten onderzoekers dat een beetje dronken je productiviteit voor creatieve taken kunnen verhogen. Hoewel is bewezen dat koffie je helpt om eenvoudige taken uit te voeren, bleek een alcoholgehalte in het bloed van 0, 07 (het equivalent van twee bieren) creatieve taken te helpen.
Hoe ging het?
Wekenlang stelde ik het schrijven van een artikel uit - ik kon gewoon niet in de flow komen. Dus op een middag nam ik mijn toevlucht tot dit laatste maatregelsexperiment. Ik dronk het eerste biertje vol, ging toen terug naar mijn computer om te werken en dronk terloops het tweede.
Het eerste bier deed wonderen; ogenblikken vloeiden woorden, ideeën werden naar voren gebracht en de pagina's liepen snel vol. Het leek erop dat het bier mijn zelfkritiek had uitgeschakeld en de deur had geopend voor mijn creatief schrijven.
Het tweede bier was echter een vergissing; terwijl ik ervan nipte, viel mijn concentratievermogen snel uiteen.
Efficiëntie: Nou, het heeft de klus geklaard, toch?
Persoonlijke tevredenheid: 5/5
Conclusie: bier drinken deed geweldige dingen om ideeën op papier te krijgen, maar verwacht niet dat je daarna iets echt productiefs kunt doen. Eén bier zou volkomen genoeg zijn geweest voor mijn tolerantie.
