Wanneer een werknemer uw kantoor nerveus nadert met klamme handen en hoofd naar beneden, kan dit slechts een paar dingen betekenen: ze heeft een boze klant 'per ongeluk' een beetje gek gemaakt, ze heeft per ongeluk het laatste exemplaar van het financiële rapport in de krant gezet shedder, of - ze geeft je haar een kennisgeving van twee weken.
Hopelijk zul je nooit te maken krijgen met het hele papiervernietigingsgedoe, maar als manager zul je vroeg of laat te maken krijgen met ontslag van een medewerker. En of ze een geweldige medewerker was waarvan je dacht dat ze nog lang zou leven of dat jullie dit allebei zagen aankomen, het is aan jou om de komende twee weken - en de overgang daarna - zo soepel mogelijk voor jou, je team en je binnenkort ex-werknemer.
Meet de situatie
Naar mijn ervaring kan de manier waarop een werknemer zijn of haar resterende twee weken benadert, volledig onvoorspelbaar zijn. Ik heb toppresterende werknemers gehad die hun geweldige werk tot hun laatste vrijdag 5 uur hebben volgehouden, maar ik heb ook typisch briljante medewerkers gehad die onproductief en zuur zijn geworden - met name een die openlijk haar werkontevredenheid aankondigde haar collega's en schaamteloos tegen me (haar directe supervisor!) dat ze het gewoon niet meer kon schelen.
Dus je eerste stap is om goed op de algemene houding van de werknemer te letten wanneer ze ontslag neemt. Geeft ze uiting aan haar laatste werk? Of machtigt haar ontslag, net als mijn werknemer die schurk is geworden, haar plotseling om openlijk te klagen en haar resterende werk te negeren?
Het meten van haar reactie kan op verschillende manieren helpen. Ten eerste zal het u helpen beslissen hoe u haar vertrek het beste aan de rest van het team kunt aankondigen - of u het aan haar overlaat om het haar collega's te vertellen of dat u een snelle teamvergadering belt zodat u de toon kunt zetten voordat zij dat doet. Het kan ook leiden tot een discussie over hoe ze haar de komende twee weken zal behandelen. Hoewel het duidelijk haar keuze is om haar ontevredenheid (of haar opwinding over haar nieuwe baan) in haar privéleven te bespreken, is de werkplek geen geschikt middel - en dat moet je haar misschien vertellen.
Ontwikkel een transitieplan
De volgende stap is om samen met uw medewerker een transitieplan te ontwikkelen. Haar idee van wat moet worden afgerond voordat ze het bedrijf verlaat, kan verschillen van het uwe, dus het is belangrijk om samen een lijst te maken van al haar reguliere wekelijkse taken, de projecten waaraan ze momenteel werkt en klanten waarmee ze rechtstreeks contact houdt. Besteed voldoende tijd aan deze lijst, zodat deze zo uitgebreid mogelijk is, omdat u binnenkort moet beslissen wie deze projecten en verantwoordelijkheden op korte termijn kan overnemen. U moet ook samen beslissen hoe u proactief contact wilt opnemen met de vaste klanten, leveranciers en collega's van de werknemer, zodat hun e-mails en telefoontjes niet plotseling worden beantwoord.
Het transitieplan zou moeten neerkomen op specifieke losse eindjes die moeten worden vastgebonden voordat de taart op vrijdagmiddag wordt afgebroken (bijv. De laatste aftekening krijgen op de begroting van vorige maand of de agenda voor de volgende maand afronden afdelingsvergadering). Het hebben van een specifieke en eindige lijst van definitieve taken geeft uw werknemer een gevoel van doel en structuur voor haar laatste twee weken - en zorgt ervoor dat haar overgang zo naadloos mogelijk verloopt.
Ik raad aan dit te doen binnen een week nadat ze haar op de hoogte had gesteld, en vervolgens een paar dagen voordat ze vertrekt opnieuw in te checken om ervoor te zorgen dat ze op schema is om alles af te ronden.
Zorg ervoor dat je weet wat ze weet
Voordat uw medewerker de deur uitloopt, moet u ervoor zorgen dat ze geen essentiële informatie meeneemt. Ik bedoel niet dat je haar tas moet controleren op kopieën van het financiële rapport van het bedrijf - maar als ze al lang bij het bedrijf is, is de kans groot dat ze een aantal unieke vaardigheden of kennis heeft ontwikkeld die jij en de rest van het team niet bewust van zijn. En tenzij u die kennis overdraagt aan een ander teamlid, gaat deze samen met die medewerker de deur uit.
Ongeveer een jaar geleden verliet een van mijn werknemers het bedrijf vrij plotseling. Nadat ze een paar dagen weg was, realiseerde ik me dat ze de allerlaatste medewerker op de hele afdeling was met praktische kennis van een oud softwareprogramma - een programma dat we niet meer verkochten, maar nog steeds technische ondersteuning aanboden. Omdat zij de enige was die wist hoe ze met die software moest werken, hadden we grote problemen.
Dus neem het van mij aan - het is belangrijk om de kennis van de ontslagnemende medewerker te evalueren. Als je ontdekt dat ze iets weet dat moet worden gedeeld met het team, ga dan bij haar zitten en voer een 'kennisoverdracht' uit, dat wil zeggen, laat haar die kennis grondig uitleggen (of nog beter, documenteren), zodat je niet achterblijft in de steek wanneer ze over een paar weken vertrekt.
Evalueer de behoefte aan vervanging
Nadat u een transitieplan hebt gemaakt en een kennisoverdracht hebt uitgevoerd, hebt u een redelijk goed idee van wat uw werknemer precies heeft gedaan en hoeveel werk er nog over is als ze weg is. Vervolgens wilt u deze informatie vergelijken met de huidige prioriteiten, taken en werklast van uw team, zodat u kunt bepalen of en wanneer u een vervanger moet inhuren.
Je kunt je bijvoorbeeld realiseren dat haar werklast zo ontmoedigend is dat je zo snel mogelijk een uitzending nodig hebt. In andere gevallen kunt u al haar projecten gedurende enkele weken onder huidige teamleden verspreiden terwijl u wacht om de juiste kandidaat te vinden. Of u beseft misschien dat dit een goed moment is om de positie te herstructureren en hoe deze in uw team past. Als u gemakkelijk het resterende werk van uw werknemer aan andere teamleden kunt geven, kunt u bijvoorbeeld afzien van het inhuren van een andere projectmanager en in plaats daarvan ervoor kiezen om een verkoopmedewerker in te huren die meer leads kan genereren.
Het is in elk geval een goed idee om eerder aanwervingsprocessen te starten in plaats van later. Dus, binnen enkele dagen nadat ze haar ontslag had gegeven, poets je die functieomschrijving op, meld je HR en maak je je klaar om enkele cv's door te nemen.
Wens je werknemer het beste
Denk er uiteindelijk aan dat het verliezen van een werknemer meer is dan alleen maar goed. Ongeacht de omstandigheden, zorg ervoor dat jullie allebei op goede voorwaarden vertrekken. Wens haar het beste in haar nieuwe functie, bied aan om in de toekomst een referentie te zijn en moedig haar aan om contact te houden. Zelfs als haar optreden niet de beste was in die laatste twee weken, is het niet nodig om die brug te verbranden - je weet nooit wanneer je in de toekomst weer paden zult kruisen.
Het verliezen van een werknemer (vooral een geweldige) is moeilijk - maar als manager moet je er vroeg of laat mee geconfronteerd worden. Het is dus het beste om voorbereid te zijn met een actieplan - en natuurlijk kunnen een oprechte kaart en afscheidscake ook altijd helpen de pijn te verlichten.
