Toen ik voor het eerst anderen leidde, herinner ik me dat ik geduldig bleef wachten terwijl een analist in mijn team probeerde een document te vinden dat ik op haar computer nodig had. Toen ze - vijf minuten later - zei dat ze het niet kon vinden en het naar me zou e-mailen zodra ze het bestand had gevonden, maakte het een echt slechte indruk op me (en vroeg ik me af welke andere ballen ze zou laten vallen ).
Dus neem het van mij aan: hoewel het benoemen en organiseren van uw bestanden en mappen misschien niet het meest sexy onderwerp is dat ik heb behandeld (zegt de vrouw die u budgettering en Excel-tips heeft gebracht), beloof ik u dat het een belangrijke is. Niet alleen zal het hebben van een gestroomlijnd online opslagsysteem je leven gemakkelijker maken en je veel tijd besparen, het zal je ook meer georganiseerd en bovenop je spullen doen lijken voor je baas en collega's. Hier zijn uw richtlijnen om naar te leven.
1. Uw bureaublad is uw virtuele bureau
Weet je hoe mensen je vertellen om je bureau zo helder te houden dat je baas niet denkt dat je een slob bent? Dit geldt ook voor het bureaublad van uw computer. Het is de plek om de bestanden te plaatsen waar je deze week aan werkt, niet de plek waar je elke bijlage moet slepen die je ooit hebt ontvangen.
Ik raad je aan je bureaublad in zo min mogelijk mappen te plaatsen. Heb er een voor elk groot project waaraan je momenteel werkt, en je hoofdwerkmap waar je gemakkelijk toegang hebt tot al het andere. Stel uw bureaublad in op een raster (zodat uw pictogrammen elkaar nooit overlappen) en ontdek het plezier van snelkoppelingen.
Als je wat extra hulp nodig hebt om je startscherm te structureren, probeer dan apps voor het organiseren van desktops, zoals Clean of DragThing op Macs of Fences op pc's.
2. Mappen moeten een strategie hebben
Ik heb gemerkt dat de meeste mensen overmap of ondermap zijn, maar weinigen begrijpen het goed. Hoe weet je waar je valt? Bekijk enkele van uw meestgebruikte of recent gebruikte mappen en tel de documenten erin. Als er tientallen en tientallen bestanden zijn, kunt u waarschijnlijk een beetje meer structuur gebruiken; terwijl als je maar één document hebt onder Werkbestanden> Klant A> 2012> November> Verkooprapport , je zeker een chronische overmap bent.
Hier zijn een paar regels waar ik me aan wil houden:
3. Bestandsnamen hebben een doel
Wanneer u een bestand een naam geeft, kiest u een zin die iets betekent. Als ik een bijlage met de naam DSC1045.jpg of Draft Idea.doc krijg , weet ik niet gemakkelijk wat het is - of nog belangrijker, er later naar te zoeken. Een goede test: stel u voor dat u het bestand na een paar maanden op uw bureaublad zou vinden. Zou je gemakkelijk kunnen vertellen wat het is? Zo niet, hernoem dan.
Voor documenten die u regelmatig maakt, zoals notities voor maandelijkse bestuursvergaderingen, kan het eenvoudiger zijn om de documenten te onderscheiden op vergaderdatum in plaats van op onderwerp. Gebruik nooit maand-dag-jaar, want het sorteert eerst op maand, dan op dag, gevolgd door jaar. Gebruik in plaats daarvan Jaar-Maand-Datum (met maand in cijfers) zodat u eenvoudig chronologisch kunt sorteren. Bijvoorbeeld: gebruik 2012-10-27 Board Presentation.pdf in plaats van Oct27-12 Board Presentation.pdf of 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Het bespaart u veel tijd bij het later browsen en zoeken.
4. Versiebeheer, Versiebeheer, Versiebeheer
Als u zich iets over bestandsnaamgeving herinnert, laat het dan versiebeheer zijn. Deze is eenvoudig. Wanneer u voor het eerst een document maakt, moet dit eindigen met v1. Ik noem bijvoorbeeld een voorstel: ClientA Voorstel_v1.ppt . Telkens wanneer u wijzigingen opslaat en naar klanten of collega's verzendt, werkt u die bij naar versie 2, 3, 4, enzovoort. Als het document klaar is, wil je ClientA Voorstel_vf.ppt of ClientA Voorstel_final.ppt opslaan voor later gemakkelijke toegang. Omdat er niets erger is dan je af te vragen of er een versie 14 was, of dat versie 13 echt de laatste was.
