Is uw Google Agenda overvol met tonnen microprojecten? Neemt Trello uren van je dag in beslag? Heb je zoveel lijsten gemaakt dat je ze niet eens meer recht kunt houden?
Ik twijfel er niet aan dat je je planning met de beste bedoelingen opzet, maar als het voelt alsof je pogingen om georganiseerd te blijven geen vruchten afwerpen, is de kans groot dat je het verkeerde soort planningstool gebruikt.
De meeste populaire planningstools van vandaag hebben een van de volgende drie doelen. Zorg ervoor dat u de juiste gebruikt voor de taak die u probeert te volbrengen.
1. De basis-takenlijst
Je weet wat een takenlijst is. Dit soort schema is geweldig voor individuele teamleden of voor niet-lineaire projecten waarbij de volgorde van taken die worden voltooid niet erg belangrijk is.
Tools zoals Wunderlist en Any.do zijn geweldig voor mensen die op zoek zijn naar iets basaler omdat ze een schone gebruikersinterface hebben en toegankelijk zijn op meerdere apparaten. Maak en bewaar uw lijsten in de webapplicaties of beheer ze onderweg met uw telefoon.
Gebruik het wanneer uw prioriteit betrekking heeft op niet-gerelateerde doelen
Takenlijsten zijn eenvoudig en duidelijk, wat betekent dat je ze snel kunt plannen en wijzigen zonder een ander deel van je dag af te schaffen. Als uw dagelijkse taken niet van elkaar afhankelijk zijn, helpt dit u herinneren wat u moet doen zonder te veel tijd te nemen om te organiseren.
Dus als je vooruitkijkt naar het weekend en je wilt boodschappen doen, gaan hardlopen, afspreken met vrienden en een paar e-mails sturen; uw beste weddenschap is om al deze niet-gerelateerde items op te nemen in uw handige takenlijst.
2. Het Kanban-schema
Kanban-tools zijn gericht op het helpen organiseren van taken in emmers. In het ideale geval, wanneer een taak van de ene emmer naar de volgende gaat, komt deze dichter bij voltooiing. Deze emmers kunnen bijvoorbeeld fasen van een proces zijn of subtaken binnen een grotere taak die u moet voltooien.
Het Kanban-schema wordt gebruikt door tools zoals Trello en Google Keep. Hiermee kunt u eenvoudig items verplaatsen, deadlines en herinneringen instellen en uw tijdlijn met anderen delen.
Gebruik het wanneer uw prioriteit vele gestructureerde fasen doorloopt
Het bucket-systeem helpt u de fasen in een proces te visualiseren en individuele projecten te volgen terwijl ze door deze fasen gaan. Dit kan u niet alleen helpen bij het beheren van uw projecten, maar het kan u ook helpen om inefficiënties in uw proces te herkennen.
Als u een extern team van werknemers hebt dat werkt aan verschillende aspecten van hetzelfde project - en die de voortgang volgen op basis van te leveren producten in plaats van op een tijdschema - is dit de juiste weg.
3. Het Gantt-schema
Gantt-schema's benadrukken tijdigheid en deadlines. Met dit type kunt u plannen hoe lang elke stap van een proces moet duren en hoe elke stap betrekking heeft op de stappen die ervoor en erna volgen.
Mensen die werken op basis van deadlines geven vaak de voorkeur aan Google Agenda of Instagantt van Asana. Met beide tools kunt u uw projecten een kleurcode geven (wat ik ongelooflijk nuttig vind). Ze bevatten ook slepen en neerzetten, zodat u uw taken gemakkelijk kunt herschikken als er iets onverwachts gebeurt.
Gebruik het wanneer uw prioriteit deadlines zijn
De focus van Gantt-planning op tijdigheid helpt je de subtaken van je grotere project af te breken en de juiste hoeveelheid tijd voor elk project toe te wijzen. Door de hoeveelheid tijd die nodig is om het project te voltooien, te verkorten, kunt u elke stap van het proces efficiënter plannen en stress van de naderende deadline vermijden.
Als je ervoor wilt zorgen dat alle leden van je team de subtaken van een lang project op tijd voltooien, wil je dit gebruiken.
Doe jezelf een plezier en neem vandaag een paar minuten om enkele van de belangrijkste aspecten van je schema op te schrijven. Denk niet aan de taakbeheertool die u momenteel gebruikt: schrijf gewoon op wat belangrijk is in uw dagelijkse werk.
Bekijk vervolgens uw lijst en bepaal welk soort schema het beste voor u is. Hebt u een systeem nodig dat meer op uw deadlines is afgestemd, of heeft u een eenvoudigere lijst nodig die geen uur kost om elke week te plannen?
Vergeet niet op tijd te plannen om me te tweeten en me te vertellen hoe uw nieuwe systeem werkt.
