Of u nu werkt voor een kleine startup, een groot bedrijf of iets daartussenin, goede communicatie en regelmatige informatie-uitwisseling zijn van vitaal belang voor succes. Net zo oud als het bedrijfsleven zelf, zijn vergaderingen bedoeld als een waardevolle manier om ervoor te zorgen dat iedereen hard werkt aan dezelfde noordster.
En toch haten de meesten van ons hen. Zoals u waarschijnlijk maar al te goed weet, zijn vergaderingen vaak contraproductief en nemen ze veel meer tijd in beslag dan ze waard zijn. Er is niet veel erger dan de kamer uit te gaan en je af te vragen waar je net een uur aan bezig bent, vooral op een drukke dag.
Maar moeten ze ook zo zijn? Nee. Om het meeste uit elke vergadering te halen die u plant of bijwoont, moet u gewoon bewust vermijden dat de lastigste tijd klote is. Hulp nodig? We hebben een lijst met trucs samengesteld die u kunt gebruiken voor kortere en productievere vergaderingen die waarschijnlijk een uitstekende manier zijn om ieders tijd te gebruiken.
1. Verban technische problemen
Seconden besteed aan technische storingen kunnen snel veranderen in minuten of, erger nog, de helft van een vergadering in beslag nemen. Dit is vooral gebruikelijk als het gaat om communicatie met mensen die niet fysiek aanwezig zijn. Omdat het laatste wat iemand wil, is om te blijven zitten terwijl je probeert je laptop aan een projector te koppelen of te luisteren naar 10 minuten van "kun je me nu horen?" Van iemand die op afstand meedoet, zorg dan dat je uitgerust bent met de juiste tools om alles verloopt soepel.
Naast het delen van schermen en projectietechnologie voor iedereen ter plaatse, is betrouwbare software die u verbindt met externe teamgenoten essentieel. De gratis versie van Skype Meetings is een geweldige oplossing, omdat iedereen vanaf elk apparaat snel kan deelnemen met een aangepaste (en gemakkelijk te onthouden) URL - zonder tijd te hoeven besteden aan het aanmelden voor een account of het opkiezen van nummers.
2. Plan kortere vergaderingen
De traditionele urenlange bijeenkomst kan doorgaan voor wat voor altijd lijkt, met weinig druk om dingen af te ronden en verder te gaan. Dus het plannen van een kortere vergadering kan wonderen doen voor efficiëntie - er is gewoon geen tijd te verspillen!
Daag uzelf bij het opzetten van een vergadering uit om echt eerlijk te zijn over hoe lang het zal duren - en misschien iets minder tijd in te plannen dan u denkt nodig te hebben. Houd er rekening mee dat de lengte van vergaderingen niet altijd in stappen van 30 minuten hoeft te zijn en dat het scheren van slechts vijf of 10 minuten die u niet nodig hebt, snel kan oplopen.
Pro-tip: Overweeg een timer op uw computer in te stellen die iedereen kan zien tijdens de vergadering. Als u de tijd aftelt, blijft u op koers.
3. Stel een specifieke agenda in en houd u eraan
Een agenda maken lijkt misschien een gedateerde oefening, maar het is eigenlijk een van de handigste manieren om een vergadering snel vooruit te helpen. Denk er eens over na: als je gewoon een uitnodiging rondstuurt om 'productaanbiedingen' zonder andere context te bespreken, kan iedereen naar de vergadering komen met verschillende ideeën over wat er aan bod komt, en je verspilt tijd aan het krijgen van dezelfde pagina.
Stuur in plaats daarvan een dag of twee van tevoren een agenda en wees zo specifiek mogelijk. Probeer het volgende eenvoudige formaat voor elk onderwerp dat u moet bespreken:
- Specifiek onderwerp
- Wat moet voorafgaand aan de vergadering worden voorbereid
- Welke updates zullen tijdens de vergadering worden gegeven
- Welke vragen moeten tijdens de vergadering worden beantwoord
Het is vooral belangrijk om voor elk onderwerp een hoeveelheid tijd in te stellen - dit houdt je eerlijk over wat realistisch in de vergadering past en geeft je de vrijheid om mensen vooruit te helpen wanneer het tijd is voor het volgende agendapunt.
4. Tonen, niet vertellen
Een foto zegt 1000 woorden - en dat geldt ook voor vergaderingen! Afbeeldingen, grafieken en diagrammen kunnen u vaak helpen om duidelijk te communiceren in plaats van elk punt aan te spreken - om nog maar te zwijgen: bespaar iedereen tijd.
Denk dus tijdens het voorbereiden aan visuals die het communiceren van je gedachten kunnen vergemakkelijken. Waarom tijd besteden aan het uitleggen van een productupdate wanneer u deze live kunt demonstreren? Waarom zou je proberen woorden te bedenken om een complex idee te delen, terwijl een diagram dit in seconden zou kunnen doen?
Als je in een kamer bent met al je collega's, wees niet bang om op te springen en het whiteboard te gebruiken of je computer om te draaien om te laten zien waar je mee bezig bent. Als u externe mensen ontmoet, kan dit lastiger zijn, maar producten zoals gratis Skype-vergaderingen bieden vaak tal van samenwerkingstools die het gemakkelijk maken om visuele gedachten en bevindingen op het scherm te delen. Met de gratis PowerPoint-uploader van Skype Meetings (met interactieve tools zoals een virtuele laserpointer) of de functie voor het delen van schermen kunt u bijvoorbeeld gratis visueel door u vooraf voorbereide visuals maken met het hulpmiddel voor virtuele whiteboards en uw collega's kunnen ideeën in realtime schetsen.
5. Weet hoe je iedereen kunt laten wegen
Ja, een vergadering moet helemaal gaan over samenwerking, maar wanneer iedereen probeert zijn of haar stuk te spreken, kan het gesprek snel langer duren dan iedereen had bedoeld. Probeer dus op zoek te gaan naar creatieve manieren voor iedereen om mee te wegen zonder noodzakelijkerwijs vergadertijd in te nemen.
Peilingen of een snelle handshow zijn bijvoorbeeld handige manieren om te voorkomen dat je te veel meningen krijgt of een discussie die snel verandert in iedereen die over elkaar praat wanneer ze proberen een snelle consensus te bereiken - een frustrerende verspilling van tijd. Als u een virtuele vergadering houdt, kunt u een geïntegreerde IM-functie zoals de gratis productaanbiedingen van Skype Meetings gebruiken om mensen vragen te laten beantwoorden die aan het eind moeten worden beantwoord, of mensen toe te staan niet-dringende gedachten te laten opvolgen aan na de vergadering.
6. Uitsnijd vergaderingen waar u eigenlijk niet heen hoeft te gaan
Hoewel het misschien lijkt alsof je elke vergadering moet bijwonen waarvoor je bent uitgenodigd, is het prima om je af te melden voor een waarvan je weet dat het geen goed gebruik van je tijd is. Als je niet presenteert of het niet nauw samenhangt met iets waar je mee bezig bent, is het misschien het beste om achteraf de belangrijkste punten in te halen.
Vergeet niet dat een goede werknemer en sterke teamgenoot weet hoe prioriteiten te stellen en productief te zijn. Uw beslissingen en resultaten zijn van invloed op iedereen, dus vergeet niet dat hoe u uw tijd gebruikt ook van invloed is op uw team.
Weet u niet zeker hoe u zich genadig kunt afmelden? Praat rechtstreeks met de organisator om hem of haar te laten weten dat, hoewel je het op prijs stelt om in een lus te belanden, je in een geweldige groove bent met alles waar je mee bezig bent en het later wilt inhalen. Als de organisator je baas is, neem dan een notitie op over je voortgang en je specifieke plan om verder te gaan met iets als: "Ik ben enthousiast over de discussie van vandaag, maar haal nog steeds cijfers voor Project Blue. Zou je het erg vinden als ik mijn hoofd laag zou houden en later notities zou maken? '
Vergaderingen kunnen echt een van de beste tijd van uw dag zijn, zolang ze maar zorgvuldig zijn gepland en meesterlijk worden uitgevoerd. Deze trucs zouden je daar moeten helpen!
