Zoals de meesten van jullie, kan ik me geen professioneel leven herinneren (laat staan een persoonlijk leven) waar ik niet via e-mail correspondeerde. Voor het grootste deel is het een efficiënte en eenvoudige manier van communiceren en bij correct gebruik bespaart het tijd, beantwoordt het vragen en maakt het verbindingen. Het volstaat te zeggen, ik geloof niet dat ik zonder zou kunnen leven.
Helaas komen met het gemak van e-mail en de snelheid waarmee velen van ons gewend zijn te verzenden, door te sturen of te antwoorden, enkele verkeersdrempels, als je wilt. Ik heb weinig tolerantie voor onzorgvuldige fouten zoals verkeerd gespelde woorden (de meeste programma's waarschuwen je voor dit soort typefouten met een kronkelige rode lijn) en zeggen dat je iemand naar CC gaat en dan vergeet hem of haar daadwerkelijk te CC. Dat is amateur-territorium. (Hoewel het mijn moeder is vergeven dat ze me af en toe berichten in hoofdletters heeft gestuurd.)
Maar serieus, omdat het forum vaak de nummer één manier is om met een klant, baas of netwerkpersoon te communiceren, is het absoluut noodzakelijk dat je het goed doet. En niet alleen voor de sticklers die er zijn, maar voor jezelf - je haat het voor de ontvanger om het punt van het bericht te missen omdat hij of zij gefocust is op een (vermijdbare) fout. Vandaag verliest een typefout je een beetje respect met een collega, morgen kan het heel goed je een baan verliest bij een persoon die je ontmoet op een conferentie.
Vooruit, drie ongelooflijk eenvoudige fouten die je maakt zonder te beseffen hoe erg onprofessioneel ze je maken naar de lezer kijken.
1. Je vergeet te koppelen
Carrièrecoach Rajiv Nathan is enorm dankbaar voor de aanwijzingen in Outlook en Gmail die je laten weten dat je een bericht zonder bijlage gaat verzenden wanneer je expliciet aangeeft dat je in feite iets bijvoegt. Waarom? Omdat, voordat ze bestonden, hij regelmatig de grove fout beging om niet te hechten - niet één keer, niet twee keer, maar drie keer!
Nathan geeft toe dat hij al vroeg in zijn carrière de gewoonte had om zich snel door het werk te haasten. Het resultaat hiervan leidde ertoe dat hij regelmatig e-mails stuurde met de tekst 'Zie het bijgevoegde bestand' zonder het daadwerkelijk bij te voegen. Nathan herinnert zich dat ze de nodige follow-up had gestuurd: 'Sorry daarvoor! Hier is het! 'Helaas is het daar niet altijd gebleven. "Eindelijk, bij de derde follow-up (en het vierde e-mailtotaal), heb ik het verdomde ding bijgevoegd, " herinnert Nathan zich.
"Absoluut niet goed", erkent Nathan. Het was zelfs zo'n regelmatig probleem dat hij tijdens een van zijn prestatiebeoordelingen werd gemarkeerd omdat hij op dat gebied verbetering nodig had. Vanaf dat moment plakte Nathan een strook papier boven op zijn scherm met de tekst: "Heb je het bestand bijgevoegd?"
Wees extra voorzichtig met het vermelden van de "bijgevoegde" zodat de handige aanwijzingen ("U zei bijgevoegd? Hoe dan ook?") Verschijnen voordat uw e-mail wordt verzonden. Iedereen mag hier of daar een foutje maken, maar maak er een gewoonte van dit zorgeloze gedrag en je begint de reputatie te krijgen dat je deze basistaak niet kunt volbrengen.
2. Je gaat maar door
Een van mijn beste vrienden is een advocaat die per uur factureert. Als zodanig is ze gewend om spaarzaam te schrijven en niet te dronsen. Ik zou een les van haar kunnen nemen.
Jenny Foss, Muse Career Coach, benadrukt het belang van zeggen wat je moet zeggen en niet meer. Ze legt uit: "Het onvermogen om te zeggen wat je te zeggen hebt - kort en bondig met de tijd van de ontvanger in overweging - kan gemakkelijk iemand irriteren die misschien bereid was je te horen, of zelfs blij om je te horen."
Dit is met name het geval als je 'een e-mail verzendt op zoek naar een gunst, invoer of ondersteuning - of zelfs gewoon om de basis aan te raken of een vraag te stellen.' Ondanks hoe handig het is om berichten heen en weer te schieten, om een echte belemmering voor sommige mensen te zijn, en Foss waarschuwt je om 'in gedachten te houden dat de persoon aan de ontvangende kant e-mail (in het algemeen) de vloek van haar bestaan kan vinden. Deze persoon kan de meeste nachten tot middernacht zijn, gewoon om zichzelf uit een spervuur van e-mails te halen. ”Daarom zegt ze dat je je ideeën netjes moet presenteren of het risico ziet er“ onprofessioneel of ronduit onattent ”uit te zien. En, in de trant van Nathan's ongeluk dat resulteerde in het verzenden van verschillende opeenvolgende bijlagen zonder bijlagen, "stuur in godsnaam niet drie e-mails rug aan rug. Breng uw gedachten samen en stuur er een, 'concludeert Foss.
Het kost moeite om op een eenvoudige manier te zeggen wat je moet doen, maar het is de moeite waard op de lange termijn. Lees door wat je schrijft voordat je het verzendt en knip alles wat overbodig is, zoals woorden, regels of zelfs hele alinea's die alleen herhalen of opruimen wat je al hebt gezegd. Het kan verleidelijk zijn om te veel te verklaren, maar vaker wel dan niet, zullen je pogingen gewoon repetitief lijken. Leren schrijven met een doel en een gevoel van richting zal u goed van pas komen in uw vele professionele e-mailcorrespondenties. Uw lezer zal u bedanken voor de beknoptheid en zal waarschijnlijk eerder reageren in natura - in plaats van uw te lange boodschap ongelezen te laten staan in een concurrerende inbox.
3. U spellen de naam van de persoon verkeerd
Nee, gewoon nee. Er is absoluut geen excuus om naar iemand te schrijven en zijn of haar naam verkeerd te spellen. We hebben allemaal onze pet peeves, en dit is van mij, maar ik weet zeker dat ik niet alleen ben. Hier is het ding, mijn naam - en de juiste spelling ervan - staat in mijn handtekening en in mijn e-mailadres, dat is goed daar in de open lucht voor de afzender om te zien. Ik ben zo gevoelig voor dit probleem dat ik regelmatig de spelling van namen controleer die meestal meer dan één optie hebben (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, en zo veel meer) voordat ik op verzenden druk.
Duurt het twee extra seconden? Zeker. Maar dat is duidelijk, in het grote geheel van zaken, geen tijd. Ik zou het liever de eerste keer goed hebben dan me te verontschuldigen voor mijn zorgeloze fout. Als je het zo druk hebt dat je niet eens de naam kunt krijgen van de persoon tot wie je het goed hebt, wat moet je dan nog haastig doen? Dat is wat uw lezer zich zal afvragen. Deze kleine en onbetwistbare eenvoudige fout spreekt boekdelen over je andere mogelijkheden. Controleer dus je werk en spreek de persoon correct aan.
U verzendt en ontvangt waarschijnlijk veel e-mails op een bepaalde dag. Vermijd kleine, onzorgvuldige fouten die bovenal het bericht verzenden dat u niet zo professioneel bent als u werkelijk bent. Offer kwaliteit niet op in naam van snelheid, en verlies omwille van Peter (of is het Peter?) Geen respectpunten vanwege een vermijdbare e-mailfout.
