Als manager ben ik altijd bang geweest om de woorden te zeggen: "Kan ik met je praten in mijn kantoor?" - waarschijnlijk zelfs meer dan de werknemer die aan de andere kant van het verzoek staat. De zin lijkt griezelig op de relatie-eindigende "We moeten praten" - zodra die woorden naar buiten komen, weet je dat het gesprek niet goed zal zijn.
Dus toen ik die exacte zin gebruikte om een moeilijk gesprek met een van mijn werknemers te beginnen, wist hij meteen dat er iets niet klopte. En dat was het niet; Ik beëindigde zijn dienstverband. Het was de eerste keer dat ik een werknemer ontsloeg - en toen ik het nieuws afleverde en hem het gebouw zag verlaten, voelde ik me niet zoals ik had gedacht. In feite heb ik die dag drie onverwachte lessen geleerd, en het heeft de manier beïnvloed waarop ik mijn team sindsdien heb beheerd.
1. Een 'probleemmedewerker' kwijt raken is geen opluchting
Sinds enkele maanden had ik problemen met deze specifieke werknemer. Ik had verschillende gesprekken met hem gehad, erop gewezen waar hij zich kon verbeteren en hem gevraagd om zijn werk beter te doen - maar ik was ten einde raad. Met zoveel andere superstermedewerkers in mijn team wilde ik niet omgaan met het middelmatige werk van deze probleemmedewerker.
Dus toen ik hem ontsloeg, verwachtte ik dat mijn leven onmiddellijk gemakkelijker zou worden. Het bleek dat ik een behoorlijk ruig paar weken bezig was. Ik moest meteen al zijn werk doorzoeken en toewijzen aan andere leden van het team (die niet echt dankbaar waren voor de extra taken), en - om dingen nog ingewikkelder te maken - was het bijna onmogelijk om te vertellen wat had en was niet bij elk project gedaan. Ik moest bestanden en gegevens doorzoeken om de informatie te vinden, en ik moest het snel doen - voordat "losse eindjes" veranderden in een schreeuwende client.
Toen moest ik de realiteit onder ogen zien om hem te vervangen. Het is een bekend feit dat het een bedrijf meer kost om een nieuwe werknemer aan te nemen dan een huidige werknemer te behouden, en dat uit zich ook in de moeite die het kost om een nieuwe werknemer aan te nemen. Ik moest niet alleen tijd besteden aan interviewen, maar ik moest ook een lange trainingsperiode voor de nieuwe werknemer toestaan voordat hij daadwerkelijk aan het werk kon.
Nu zeg ik niet dat het beter was geweest om een underperformer in mijn team te houden voor het gemak - maar het is belangrijk om de afweging te overwegen. En vooral, het is absoluut essentieel dat je een transitieplan ontwikkelt voordat je iemand laat gaan, zodat je niet in de war raakt.
2. Bereid alles voor
Voordat ik de bedrijfswereld betrad, had ik geen idee wat het was om iemand te ontslaan. Nadat ik met de werknemer had gesproken in aanwezigheid van HR, moest ik hem volgen naar zijn bureau, kijken hoe hij zijn spullen inpakt en hem het gebouw uit begeleiden.
Na zo'n openbare beproeving was ik niet verrast toen het gemompel begon - mijn werknemers wilden weten wat er gebeurde. Je kon de zorgen in hun ogen zien en hun gedempte, waanzinnige gefluister horen: wat deed hij? Heeft hij het zien aankomen? Wie is de volgende? Sommigen durfden zelfs mijn bureau te benaderen en te vragen: "Is hij gestopt of ontslagen?" "Was het omdat hij die deadline vorige week had gemist?"
Als nieuwe manager had ik geen idee hoe ik deze aanhoudende vragen moest beantwoorden: moest ik liegen? Wees vernietigend eerlijk? Vermijd het onderwerp? Hoe dan ook, ik wist dat de manier waarop ik met de situatie omging invloed zou hebben op de algehele cultuur van mijn team, inclusief de manier waarop ze werkten en hoe ze me als leider zagen. Uiteindelijk dicteerde HR dat ik niemand veel details kon geven, maar ik probeerde mijn team te verzekeren dat we vooruit zouden gaan met een positieve mindset en hard blijven werken om onze klanten te bedienen.
De les hier is deze: Je moet een stevig, goed doordacht en uitgebreid plan hebben voordat je verdergaat. Van het anticiperen op hoe je de individuele medewerker zult benaderen (inclusief het ongemakkelijke praatje dat je maakt als je hem het gebouw uitloopt), tot hoe je het onderwerp met de rest van het team aansnijdt, het is niet slim om gewoon verzin het als je gaat. Praat met je baas of HR-vertegenwoordiger om de beste manier te vinden om met de situatie om te gaan.
3. Het is niet "uit het oog, uit het hart"
Nadat mijn werknemer zich had ingepakt en was vertrokken, dacht ik dat ik opgelucht adem kon halen. Geen fan van confrontatie, ik keek uit naar een ontspannen week zonder lastige discussies over prestatieproblemen en de constante druk van mijn baas om zijn fouten te vangen en op te lossen.
Maar het duurde niet lang na zijn vertrek dat het besef me trof: hij ging naar huis om zijn vrouw en kinderen te vertellen dat hij zojuist was ontslagen. De beëindiging had niet alleen gevolgen voor hem, maar ook voor een hele familie. Plots had ik dit zware schuldgevoel op mijn schouders en herinnerde me eraan dat ik de bron was van de nieuwe strijd van die familie. Ik maakte me zorgen dat ik te snel conclusies had getrokken, dat ik niet genoeg had gedaan of hem de kans had gegeven die hij verdiende. En dat trof me ongelooflijk hard.
Dus na het incident moest ik goed kijken naar mijn managementstijl. Heb ik voldoende directe en specifieke coaching gegeven? Heb ik mijn verwachtingen duidelijk genoeg gedefinieerd? Was de oorzaak van het probleem een gebrek aan inspanning van zijn kant, of een gebrek aan training van mijn kant? Vanaf dat moment besloot ik dat ik die vragen niet meer in mijn hoofd zou hebben als en wanneer ik een andere werknemer ontsloeg - omdat ik ervoor zou zorgen dat ik al het mogelijke deed om hem of haar te helpen slagen voordat ik mijn toevlucht nam tot het ergste - scenario van beëindiging.
Een medewerker ontslaan zal nooit leuk zijn - maar in tegenstelling tot veel andere gevreesde taken die je zo snel mogelijk probeert uit de weg te ruimen, verdient het beëindigen van iemand in je team veel aandacht, voorbereiding en empathie. Als je van deze lessen leert, zal schieten nog steeds niet eenvoudig zijn - maar je komt er met een beetje meer gemoedsrust doorheen.
