Je bent absoluut overspoeld - er zijn geen ifs, ands of buts. En ondanks het feit dat je weet dat je takenlijst vol zit met dingen die je aandacht en actie vereisen, ben je bevroren. Je hebt zoveel te doen, je voelt je alleen maar verlamd.
We zijn er allemaal geweest. Omgaan met een bord dat veel te vol is, is niet leuk. Maar hoewel je eerste neiging misschien is om naar de bank te gaan en je op te krullen voor een lang dutje, weet je dat dat niet noodzakelijk de meest effectieve strategie is om je werklast aan te pakken.
In plaats daarvan moet je diep ademhalen, een paar mokken hete, sterke koffie puffen en aan het werk gaan. Hier leest u hoe u het best door die ontmoedigende takenlijst van u kunt bladeren, gecategoriseerd door wat u precies moet bereiken.
1. Wanneer je geïntimideerd bent door een groot project
Er is die grote opdracht die al weken op je lijst hangt - OK, nou ja, een maand . Elke dag heb je de beste bedoelingen om er eindelijk aan te beginnen. Maar keer op keer duw je het naar de backburner.
Je zegt tegen jezelf dat het komt omdat je meer tijdrovende dingen hebt die je moet doen (hé, je probeert toch alleen prioriteit te geven!). Maar je houdt niemand voor de gek - je blijft dat project afzetten, simpelweg omdat het zo intimiderend en overweldigend lijkt, je hebt geen idee waar je aan de slag kunt. En nu nadert die deadline snel.
Ja, die gigantische opdrachten zijn voldoende om veel stress en paniek te veroorzaken - maar dat betekent niet dat ze onmogelijk zijn. In plaats daarvan, wanneer een enorm project het grootste deel van de ruimte op uw bord en uw takenlijst in beslag neemt, kunt u het beste met een beetje strategie aanpakken.
Dit betekent dat je dat grote project moet opsplitsen in kleinere, actievere mini-mijlpalen - in plaats van alleen maar "compleet gigantisch project" op je checklist te schrijven. Met deze methode kun je beter beheersbare actie-items binnen die enorme opdracht identificeren die moeten worden uitgevoerd, waardoor je een eenvoudig te volgen stappenplan hebt dat je kunt gebruiken om op koers te blijven.
Bovendien geven deze hapklare brokken je kansen om je kleinere prestaties en successen te vieren - in plaats van alleen maar even te ademen en te pauzeren voor je vrolijke dans zodra het hele project is voltooid. En, zoals onderzoek verklaart in het concept van het Progress-principe, is het zetten van stappen in zinvol werk voldoende om ons humeur, onze perceptie van onze carrière en natuurlijk onze productiviteit te stimuleren!
2. Wanneer u overweldigd wordt door kleine losse uiteinden
Soms is het niet een ontmoedigend project waardoor je je gestrest en overbelast voelt. In plaats daarvan is het een hoop kleine dingen die zich blijven opstapelen. E-mails die moeten worden beantwoord, telefoontjes die moeten worden gedaan, dingen die moeten worden opgevolgd - voor alles wat u afbreekt, worden 10 dingen toegevoegd.
Dit constante spervuur van kleine taken kan zowel afleidend als ontmoedigend zijn. En hoewel het een drastisch ander scenario is dan die ene grote, overweldigende opdracht, levert het een soortgelijk probleem op: hoe kun je weten waar je moet beginnen? Wanneer al die branden moeten worden geblust (en binnenkort!), Waar moet u dan eerst uw aandacht op richten?
Wanneer je dag vol zit met kleine losse eindjes die moeten worden vastgemaakt, is het tijd om een pagina uit het boek van Nike te nemen en 'gewoon te doen'. Kies een specifiek item, pak het aan, verwijder het van je lijst en ga dan volgende.
Het leuke van die kleinere taken is dat ze niet ongelooflijk tijdrovend zijn, dus je kunt ze vrij snel doorlopen. En dankzij iets dat het Zeigarnik-effect wordt genoemd, voel je je, zodra je de bal aan die losse uiteinden hebt laten rollen, nog veel meer geïnspireerd om naar voren te duwen en ze af te maken.
Dus, hoewel strategie en gedetailleerde planning meestal nuttig zijn, is het soms beter om gewoon in te springen en weg te chippen wat je kunt - vooral als alles op je lijst even tijdrovend is.
3. Wanneer je met een mix van beide omgaat
Stel dat uw lijst uit beide soorten dingen bestaat. Dan wat? Moet je eerst proberen wat vooruitgang te boeken met dat grote project, voordat je voor kleinere items zorgt? Of moet je die losse eindjes uit de weg ruimen zodat je je focus op die grote opdracht voor eens en voor altijd kunt kanaliseren - zonder afgeleid te worden? Welke methode is het beste?
Wanneer je je in deze situatie bevindt, moet je vertrouwen op dat eeuwenoude concept van prioriteitstelling. Het is eenvoudig: je moet beginnen met alles wat het snelst gedaan moet worden.
Ik raad aan om te beginnen met het beschrijven van je "mini-mijlpalen" voor dat grote project, zodat je een idee hebt van wat kleinere actie-items van je nodig zijn - en wanneer ze moeten worden gedaan. Pak dan een markeerstift en trek die dingen uit je takenlijst waar je je eerst op moet concentreren. Misschien moet u bijvoorbeeld een paar e-mails beantwoorden en vervolgens de eerste stap nemen voor die grotere opdracht.
Ik weet het, dit concept lijkt bijna pijnlijk eenvoudig. Maar als u het proces van markeren waar u aan de slag moet gaan, daadwerkelijk doorloopt, kunt u gemakkelijker zien waar u uw tijd en aandacht onmiddellijk op moet richten - in plaats van doelloos rond te dwalen door een puinhoop van overweldigende taken.
We hebben allemaal die momenten van pure paniek meegemaakt dat we het gevoel hebben dat we veel te veel op ons bord hebben gestapeld - en dat is eigenlijk alleen maar leuk tijdens een buffet of Thanksgiving-diner.
Gelukkig zijn er een paar bruikbare tips en strategieën die je kunt gebruiken om jezelf in vorm te krijgen en een aanzienlijke vooruitgang te boeken op die schijnbaar nooit eindigende lijst van jou. Probeer deze eens en laat me op Twitter weten hoe ze voor u werken - als u eenmaal uw takenlijst voor de dag hebt ingepakt, natuurlijk.
