Vorige maand gaf ik drie tips voor beter projectbeheer, waaronder hoe u goed kunt delegeren, hoe u het meeste uit tools kunt halen en hoe u uw project op een zinvolle manier kunt afsluiten. Maar projectmanagement biedt zoveel unieke uitdagingen, met een enorm onderzoeksgebied dat continu nieuwe benaderingen en perspectieven presenteert, dus ik kon het niet helpen om nog wat advies op te volgen.
Deze tips zijn gericht op het proactief beheren van verschillende dingen die u kunnen besluipen en uw succes kunnen doen ontsporen. Het voelt soms alsof er in elke hoek kleine mislukkingsduivels op de loer liggen die wachten om je een goede “gotcha!” Te geven.
1. Let goed op uw risico's
Een risico is een bedreiging die zich nog moet voordoen, en het eerste wat u kunt doen om te voorkomen dat het zich voordoet, is gewoon weten dat het bestaat. Als u een nieuwe applicatie ontwikkelt die klanten kunnen gebruiken om hun rekeningen te betalen, kunnen de risico's variëren van de minder belangrijke of gematigde (een teamlid wordt opnieuw toegewezen, waardoor u te weinig personeel krijgt) tot de grote (wijzigingen in de voorschriften voor mobiel betalen vereisen dat u gebruik een geheel andere technologie). U kunt niet voorkomen dat elk risico optreedt, maar een uitgebreide en doordachte beschrijving van elk denkbaar risico kan u helpen de mogelijkheid te beheren.
Tijdens de planningsfase van uw project, ontwikkelt u een risicologboek waarin u elk risico kunt volgen dat een uitdaging kan vormen voor uw tijdlijn, uw budget of uw algehele vermogen om het project te voltooien. Er zijn veel verschillende sjablonen online beschikbaar, maar de meeste suggereren een beschrijving van het risico, de datum waarop het werd verhoogd, de waarschijnlijkheid dat het zal gebeuren en de ernst van de gevolgen als dat het geval is. Aan elk risico moet een eigenaar worden toegewezen om het te bewaken en, het allerbelangrijkste, een zinvolle reeks acties die kunnen worden ondernomen om de kans te verkleinen dat dit risico optreedt (indien aanwezig). Het risico dat een server zou kunnen falen, waardoor gegevens van mensen verloren kunnen gaan, is bijvoorbeeld een lage waarschijnlijkheid maar een hoge ernst, tevreden met een plan om een back-upserver te installeren. Hoewel de kans klein is, zou de impact zo groot zijn dat vroege en veilige stappen om de mogelijkheid te verklaren de kosten en moeite waard zijn.
Vergeet niet dat dit een levend, ademend document moet zijn en dat nieuwe risico's moeten worden verantwoord en gemonitord wanneer ze zich voordoen in de loop van het project.
2. Leg de basis voor verandering
Projectbeheer betekent noodzakelijkerwijs dat u de status quo op een of andere manier verstoort. En het is geen geheim dat veel mensen verandering vinden, nou ja, moeilijk, op zijn zachtst gezegd. In een whitepaper voor het Project Management Institute bespreekt consultant Marge Combe het concept van veranderbereidheid als zowel de hoofdstad - menselijk en anderszins - een organisatie klaar staat om zich aan een verandering te wijden, en de psychologische bereidheid van de mensen wier medewerking vereist is om de verandering doorvoeren. Als u het zich niet kunt veroorloven om de verandering aan te brengen, of als al uw werknemers buiten staan opgesteld met tekenen van protest, bent u duidelijk niet in de positie om vooruit te komen.
Dus wat kunt u doen om de basis te leggen voor een verandering, groot of klein? De tastbare aspecten van verandermanagement zijn iets eenvoudiger om mee om te gaan. Als het duidelijk is dat je niet het geld, de apparatuur of de technologische capaciteit hebt om het werk gedaan te krijgen, dan zijn dit dingen die je meteen moet aanpakken.
Het is het culturele en psychologische werk dat zorgvuldige uitvoering vereist. Als werknemers of klanten bestand zijn tegen verandering, neem dan de tijd om te begrijpen waarom. Misschien is er een misverstand dat u kunt oplossen, of een grote fout in uw plan die u niet had overwogen. Een team van administratieve medewerkers kan mopperen over een omschakeling van het verwerken van papieren formulieren naar elektronische formulieren. In plaats van aan te nemen dat het team bestand is tegen verandering, zou een discussie met hen over hun reserveringen kunnen onthullen dat het elektronische systeem geen manier heeft om uitzonderingen af te handelen, wat uiteindelijk zal leiden tot desorganisatie en twee afzonderlijke processen. Inzicht in het perspectief van het personeel dat deze dag in dag uit zou gebruiken, kan helpen ervoor te zorgen dat de verandering de hele organisatie dient.
Organisaties met mensen die open staan voor verandering en die de verandering en de voordelen voor hen begrijpen, hebben veel meer kans om die verandering naadloos te zien gebeuren dan organisaties die hun mensen in het donker houden.
3. Zie Scope Creep als je dodelijke vijand
Scope creep - wanneer de parameters van uw project geleidelijk groter worden dan de oorspronkelijke grenzen die u had vastgesteld - is een frequente ontsporing van projecten. En dit komt grotendeels omdat het vaak zinvol lijkt om je oorspronkelijke scope uit te breiden. Je merkt misschien dat je op je voorhoofd slaat op een 'waarom dacht ik niet aan dat' moment of dat je door een stakeholder overtuigd bent dat een extra bel of fluitje elke dag uren werk zal besparen.
In de regel moet u niet - ik herhaal het niet - toegeven aan deze eisen.
Natuurlijk veranderen soms vereisten en is het misschien gemakkelijker om het spel vandaag te veranderen dan om terug te komen als alles is gezegd en gedaan. Maar deze toevoegingen kloppen vaak, waardoor je rechtstreeks naar het ongelukkige universum van overbudgetten en off-planning komt.
De beste manier om kruip van de reikwijdte te voorkomen, is om vooraf meer tijd en energie te spenderen aan het verzamelen van vereisten, het grondig interviewen van mensen met materiedeskundigheid en het stellen van de juiste vragen om ervoor te zorgen dat u niets mist. En in het onvermijdelijke geval dat u doet, moet u de kosten en baten van een wijziging van uw scope zorgvuldig overwegen. Houd zo nodig een lopende lijst bij met verbeteringen van fase twee die u opnieuw kunt bezoeken zodra het oorspronkelijke project van de grond komt.
Zoveel van het verkrijgen van de gewenste resultaten op de tijdlijn die u nodig heeft, kan worden herleid tot proactief. Train jezelf om een probleem te ruiken voordat het zich voordoet, en voel de sleepboot van reikwijdte kruipen voordat het je door een wormgat van afleiding stuurt. Je zult niet aan alles denken, maar een vooruitziende blik verslaat elke dag achteraf.
