Zeer weinig mensen zouden zeggen dat vergaderingen spannend, efficiënt en over het algemeen een geweldige aanvulling op een volle werkdag zijn. Toch zijn ze een noodzakelijk kwaad op de werkplek.
Er is echter goed nieuws! En dat is dat je de kracht hebt om ze te verbeteren door een kleine actie te ondernemen: stil blijven.
Als je een geweldig idee hebt, een sterke overtuiging hebt of wordt gevraagd om mee te wegen, spreek dan. Maar als je alleen maar praat om gehoord te worden en door je manager als een actieve deelnemer te worden beschouwd, dan heb je toestemming om je lippen te ritsen.
Hoe weet je wanneer je moet spreken en wanneer je stil moet zitten? Hier zijn drie tekenen dat je eigenlijk te veel praat:
1. Je herhaalt de gedachten van je collega zonder iets toe te voegen
Het is geweldig als je collega iets zegt waarmee je het eens bent. Maar als je steeds maar verder gaat over hoeveel je het eens bent, voegt dat tijd toe aan de vergadering. Niet alleen dat, het is een geweldige manier om de rest van je collega's te ergeren, die waarschijnlijk andere belangrijke dingen hebben waar ze op moeten letten.
Wat te doen in plaats daarvan
Ik suggereer niet dat je stopt met het eens zijn met je collega's als ze een geweldig idee hebben. En als je iets in gedachten hebt waarvan je denkt dat het die gedachte vooruit zou stuwen, moet je dat absoluut naar voren brengen. Als u het er gewoon mee eens bent, kunt u dat gerust erkennen en verder gaan. Als u eenvoudigweg zegt: "Ja, dat is een goed punt", gaat het gesprek een heel eind vooruit zonder onnodig lawaai aan de kamer toe te voegen.
2. Je relateert alles aan je persoonlijke leven
Als dit voor u het geval is, gefeliciteerd. Het klinkt alsof je deel uitmaakt van een team waar je tijd mee doorbrengt op kantoor, en dat is iets waar je echt enthousiast over moet zijn. Als u echter 'persoonlijke voorbeelden' gebruikt om elke gedachte tijdens een vergadering te illustreren, maakt u het veel te gemakkelijk om van het onderwerp af te komen. En je deelt waarschijnlijk te veel.
Wat te doen in plaats daarvan
De beste vergaderingen die ik bijwoon, reserveren meestal de eerste minuten voor iedereen om in te halen. Maar zodra die paar minuten voorbij zijn, is dat het. De aandacht van iedereen richt zich op de taak die moet worden uitgevoerd. Zelfs als je het gesprek niet leidt, is dit nog steeds een goede mentale notitie om voor jezelf te houden. Tenzij u wordt gevraagd om een persoonlijk voorbeeld te geven, of u hebt er een die het punt zo perfect illustreert, bewaar het voor een andere keer.
3. U begint debatten die niet relevant zijn voor het gesprek
Het is frustrerend wanneer jij en je team proberen de details van een lastig project te doorzoeken, alleen om iemand het gesprek te laten ontsporen door het onderwerp volledig te veranderen. Hoewel je waarschijnlijk goede bedoelingen hebt en meestal niet probeert om een nieuw onderwerp volledig ter sprake te brengen, is het een tijdverspilling, vooral omdat het team nu waarschijnlijk twee onopgeloste problemen heeft om in een beperkte hoeveelheid tijd door te komen.
Wat te doen in plaats daarvan
De oplossing hier is eenvoudig: blijf betrokken bij het debat dat iedereen voert. Breng natuurlijk relevante raaklijnen naar voren als het betrekking heeft op het doel van de vergadering, maar onderbreek een gesprek niet dat iedereen heeft, gewoon zodat je dat geweldige idee waar je voor altijd aan hebt gedacht, naar voren kunt brengen. Als u slechts enkele minuten wacht, kunt u niet alleen aanwezig zijn in het huidige gesprek, maar kunt u ook voorkomen dat u als een 'ik eerst'-teamgenoot lijkt voor de rest van uw collega's.
De verrassende waarheid is dat de oplossing om tijdens een vergadering als een bijdrager te verschijnen, niet inhoudt dat je moet praten totdat je blauw in het gezicht bent. Het gaat er eerder om te luisteren naar wat mensen zeggen en je persoonlijke best doen om de vergadering vooruit te helpen - of dat nu met doordachte opmerkingen of gewoon een goedkeurend hoofdknikje is.
