Toen ik voor het eerst begon te werken, heb ik nooit begrepen waarom mensen vergaderingen zo haatten. Ik hou van mensen, ik hou van brainstormen over gesprekken en ik hou van een excuus om niet meerdere uren naar mijn computer te staren - hoe kunnen ze niet anders zijn dan geweldig?
Natuurlijk begon ik na verloop van tijd te begrijpen waarom ze een slechte rap krijgen. Neem het feit weg dat de meeste vergaderingen inefficiënt, zo niet onproductief en tijdverspilling zijn, het duurt ongeveer 23 minuten en 15 seconden om terug te focussen op waar u aan werkte vóór een vergadering (dat is waarom we grote fans zijn van omzetten van onnodige e-mails).
Als iemand die (en weet dat veel mensen die ook hebben) dagen van back-to-back-vergaderingen heeft gehad, weet ik hoe moeilijk het kan zijn om al uw andere werk gedaan te krijgen. Hier zijn enkele tips om de dag zo goed mogelijk door te komen, als annuleren geen optie is.
Bereid je voor op de vergadering
De kans is groot dat je een paar dagen van tevoren weet wanneer je een dag vol vergaderingen gaat hebben. Dus gebruik die voorbereidingstijd om georganiseerd te worden.
Zorg ervoor dat u alles hebt wat u nodig hebt om elke vergadering te presenteren of uit te voeren. Als u een deelnemer bent, lees dan alle documenten of agenda's die uw collega's hebben verzonden om een idee te krijgen van wat u moet meenemen en wat er zal worden besproken (als u hier niets over hebt, vraag ernaar!).
Als je weet wat er gaat gebeuren, hoef je je geen zorgen meer te maken over het zoeken naar bestanden of het opsporen van informatie, of verspil je mentale energie door geschokt te zijn door wat je leert
Krijg werk voor tijd gedaan
Kijk wat je de dag na de vergadering te wachten staat. Is er iets dat je van tevoren kunt doen? Door uw lunch door te werken of slechts 30 minuten later dan de dag ervoor te blijven, kunt u sommige taken afbreken en uw dag vol vergaderen beëindigen alsof u ver achterloopt.
Plan hoe u uw voordeel kunt doen met die tussentijdse tijd
Soms eindigen vergaderingen vroeg. Soms beginnen ze laat. En soms worden ze geannuleerd. (En soms besteedt de presentator de eerste 10 minuten aan het proberen om zijn computer aan te sluiten.)
Maak je klaar om die vrije momenten verstandig te gebruiken.
Maak een lijst van alles wat in minder dan vijf minuten kan worden gedaan. Ga dan naar die lijst (en niet naar sociale media) als je merkt dat je nog minuten over hebt.
Blokkeer elke vrije tijd die je hebt
Een andere no-brainer truc is om fysiek te blokkeren wanneer je tussen vergaderingen in je agenda hebt.
Werk in de vergadering (indien mogelijk)
OK, ik geef je geen toestemming om niet te luisteren in de vergadering, maar ik realiseer me ook dat iedereen dit op een gegeven moment doet. En ik weet ook dat er branden ontstaan die je moet aanpakken, hoe belangrijk de discussie ook is.
Dus als er een stilte in het gesprek is, ben je slechts een waarnemer in de vergadering, of weet je zeker dat je op dat moment niet nodig bent, ik geef je toestemming om af en toe een van die laaghangende vruchten aan te pakken - of het nu reageert op een Slack, een belangrijke e-mail van een klant beantwoordt of een snel document invult.
Eet eigenlijk lunch
Als het niet helemaal taboe op kantoor is, eet dan tijdens de vergadering. En neem pauzes in de badkamer, zelfs als dit betekent dat u in het midden moet vertrekken of laat naar de volgende moet rennen. Oh, en neem water en een snack mee zodat je je niet uitgehongerd of uitgedroogd voelt.
Dit helpt je energie op peil te houden, zodat je dingen later kunt aanpakken (meer daarover hieronder).
Maak er een lange dag van
Als je dag helemaal vol zal zijn, dan is het misschien de moeite waard om in de mindset te komen die je waarschijnlijk niet zult verlaten als je dat idealiter wilt. Het is zonde om buiten je reguliere uren te moeten werken, maar wetende dat het eraan komt zal het een beetje minder pijnlijk maken.
Annuleer je plannen die nacht
Dat gezegd hebbende, maak je dag niet langer door plannen voor na het werk te hebben. Dit betekent niet alleen een deadline voor hoe laat je kunt werken, maar het betekent ook dat je de dag meer uitgeput dan nodig afsluit. Maak er in plaats daarvan een zelfzorgavond van die ontspannen en stressvrij is.
Begin vroeg
Stel uw alarm iets eerder in dan normaal en ga vóór alle anderen naar kantoor. Dit geeft u voldoende afleidingsvrije tijd om u te concentreren voordat de dag echt begint. En dit geldt ook voor nachtbrakers - zelfs als je vroeg aankomt en gewoon het eerste uur besteedt aan het maken van een takenlijst voor de dag, voel je je beter.
Vermijd dit in de toekomst
U kunt proberen deze tips te volgen om te beperken hoeveel vergaderingen u in de toekomst moet bijwonen.
Of, terugkomend op het hele "blokkeren van uw agenda-idee", kunt u ervoor zorgen dat u elke dag twee tot drie uur blokkeert voor uw werk. Dit helpt ervoor te zorgen dat u bijna altijd tijd hebt om te werken. Hoewel je die blokken natuurlijk moet verplaatsen om andere mensen en deadlines tegemoet te komen, is het een goed begin.
Het lijdt geen twijfel dat een dag vol vergaderen stinkt. Het is echter niet onmogelijk om een dag als deze te overleven en nog steeds je werk te doen (als ik het kan, kan jij het ook).
