We weten allemaal dat werk goed werk omvat. Zelfs als je van je werk houdt, kan het niet altijd gemakkelijk zijn en het kan niet altijd leuk zijn.
Maar soms willen we dat onze taken een beetje (of veel) eenvoudiger zijn. We willen ons werk sneller gedaan krijgen, ons niet overbelast of overweldigd voelen en meer tijd hebben voor de dingen waar we echt van houden.
Het goede nieuws is dat er manieren zijn om dat te doen (zonder een totale slapper te zijn). Bekijk onze favoriete tips en trucs hieronder om productiever te zijn, dingen die je niet hoeft te doen uit je takenlijst te verwijderen en over het algemeen je werk veel aangenamer te maken.
1. Plan niet te veel te doen
Hier is een geheim voor u: de meeste takenlijsten zijn veel te lang, wat leidt tot overwerk en stress wanneer het niet allemaal wordt gedaan. Ga er in plaats daarvan van uit dat je maar één groot ding, drie middelgrote dingen en vijf kleine dingen per dag kunt doen (minder als je veel vergaderingen hebt). We hebben een sjabloon gemaakt om u te helpen een redelijkere takenlijst te plannen.
2. Focus op hoge beloningstaken
Concentreer het grootste deel van uw energie op die taken die de grootste resultaten gaan opleveren. Het lijkt erop dat je veel meer doet, maar stiekem met minder moeite. Dit wordt vaak het laaghangende fruit genoemd - de beloningen die je met de minste inspanning kunt behalen.
3. Werk in sprints
Het is keer op keer gezegd dat het geheim om meer werk in minder tijd gedaan te krijgen is om in bursts te werken, met pauzes ertussen. De intervallen die u kiest, zijn afhankelijk van uw werk en voorkeuren, maar, waar u ook mee gaat, stel een timer in, doe uw best om gedurende die periode gefocust te blijven en sta vervolgens op en neem een pauze tussendoor. Je zult je energieker voelen tijdens je werksessies en uiteindelijk veel efficiënter zijn.
4. Geef elke dag een thema
Blijven afleidingen ervoor zorgen dat u zich niet laat concentreren op de werkelijk belangrijke dingen? Gebruik Jack Dorsey - de mede-oprichter van Twitter en de CEO van Square's - geheim en probeer elke dag een thema te geven. Op die manier weet je wanneer je wordt afgeleid, ze naar een andere dag te sturen of, als je moet, snel met ze om te gaan en weer op het goede spoor te komen.
5. Begin met de moeilijkste taak
Door 's ochtends als eerste het moeilijkste op je bord uit de weg te ruimen, zal de rest van de dag in vergelijking veel gemakkelijker aanvoelen. Bovendien verspil je de hele dag geen mentale energie door na te denken over dit uitdagende ding dat je moet doen.
6. Volg je energie
Iedereen heeft bepaalde momenten van de dag waarop ze min of meer productief zijn. Als je grote projecten plant tijdens je energiestops, maak je je werk veel moeilijker voor jezelf. Probeer in plaats daarvan uw ideale dag in kaart te brengen op basis van uw energieniveaus.
7. Vecht er niet tegen als je je nutteloos voelt
Waarschijnlijk is een van de moeilijkste dingen om te doen op het werk om jezelf te dwingen om hard te werken als je je echt niet goed voelt. Dus, tenzij je een deadline hebt en dat absoluut niet kunt, stel die specifieke taak uit en doe iets dat meer geschikt is voor je mentale capaciteit. Schrijver Katie Douthwaite suggereert dat dit een goed moment is om die saaie, eentonige taken uit te schakelen.
8. Gebruik sjablonen wanneer u maar kunt
Waarom zou je het wiel telkens opnieuw uitvinden als je iets moet doen? Heb je een e-mail die je vaak moet schrijven? Gebruik een sjabloon. Wilt u een presentatie maken? Gebruik een sjabloon. Uw cv opnieuw ontwerpen? Gebruik een sjabloon. Je snapt het wel.
9. Stel ingeblikte antwoorden in
Beter nog, als u Gmail gebruikt, stelt u deze sjablonen in als standaardantwoorden, zodat u niet eens uw inbox hoeft te verlaten om ze in te leveren en te verzenden.
10. Stel Auto-Text in
Als u vaak onderweg op uw telefoon reageert, maakt u het uzelf gemakkelijker door autotekst in te stellen. "Pitch" kan bijvoorbeeld worden uitgebreid om uw elevatorpitch in te vullen, wat betekent dat u niet alles op uw kleine toetsenbord hoeft uit te typen. Lees hier voor meer informatie over het instellen ervan.
11. Of typ helemaal niet
U kunt ook de talk-to-text-functie van uw telefoon gebruiken om gemakkelijker en sneller op berichten te reageren. Productiviteitsexpert Alex Cavoulacos legt uit hoe ze het hier in haar voordeel gebruikt.
12. Kort uw e-mails in
We gaan gissen dat het beantwoorden van e-mails veel tijd en energie kost. Wat als u het uzelf allemaal gemakkelijker zou maken door een limiet in te stellen voor hoe lang elke reactie kan zijn? Het is duidelijk dat sommige berichten noodzakelijkerwijs langer moeten zijn dan andere, maar daag jezelf uit om ze zoveel mogelijk vijf zinnen lang (of zelfs korter!) Te houden.
13. Voer gewoon een gesprek
Lange e-mailketens hebben je down? Wanneer een gesprek te ingewikkeld begint te worden, overweeg dan of het gemakkelijker is om gewoon aan de telefoon te springen of een vergadering op te zetten om het uit te praten. Soms kan een gesprek van 10 minuten uren e-mailberichten elimineren.
14. Vervolg e-mails elimineren
Niets maakt het beantwoorden van e-mails moeilijker dan je inbox die voortdurend volloopt met vervolg-e-mails van mensen op wie je nog niet de kans hebt gekregen om te reageren. Stel dus een auto-responder in die mensen laat weten dat je het bericht hebt ontvangen en die te zijner tijd zult reageren - hopelijk de enthousiaste bevers ervan weerhouden je constant te e-mailen. Je kunt zelfs antwoorden op veelgestelde vragen toevoegen, om de messenger mogelijk te helpen zichzelf te helpen (en te voorkomen dat je überhaupt hoeft te antwoorden).
15. Gebruik de OHIO-strategie
Hoe vaak opent u een e-mail, leest u deze en laat u deze in uw inbox achter om het later te verwerken? Doe dit niet! Het kost eigenlijk meer tijd en energie om het meerdere keren te verwerken. Volg in plaats daarvan de OHIO-strategie (voer het slechts één keer in) en behandel het onmiddellijk, of dat nu is door het te verwijderen, te beantwoorden, het op de juiste persoon af te schieten of, voor grotere berichten waarvoor meer tijd nodig is, het te parseren in taken om op uw takenlijst te plaatsen.
16. Verwijder zoveel mogelijk beslissingen
Beslissingsmoeheid is echt - en het kan je dagen veel moeilijker maken. Om te voorkomen dat dit uw werk beïnvloedt, moet u zoveel mogelijk beslissingen elimineren. Dit kan betekenen dat je een werkuniform draagt, zodat je niet elke dag een outfit hoeft te kiezen, een week lang hetzelfde meeneemt naar de lunch of een permanente vergadering met je baas opzet, zodat je niet altijd hoeft te vragen voor een. Wat er ook voor nodig is om veel van uw beslissingen op de automatische piloot te zetten.
17. Stop multitasking
Deze gewoonte kan je het gevoel geven dat je meer gedaan krijgt, maar het vertraagt je eigenlijk en maakt je werk moeilijker dan het zou moeten zijn. Dus doe je best om je op de ene taak te concentreren totdat deze klaar is, en ga dan naar de volgende. Je zult merken dat je geest helder is en je werk is beter (en gemakkelijker).
18. Laat jezelf een Cliffhanger
Soms is het moeilijkste deel van het werk ergens aan beginnen. Dus maak het makkelijker om in een taak te springen door een cliffhanger voor jezelf te laten. Dit betekent dat als je met je voeten aan het slepen bent aan een project, gewoon begint, een klein beetje ervan doet (zelfs als het niet je beste werk is), en het vervolgens onvoltooid laat om terug te keren naar de volgende dag. Aan de slag gaan zal veel gemakkelijker zijn als je al ergens in kunt springen.
19. Verwijder iets uit uw takenlijst
Overweeg elk item op je takenlijst serieus om te zien of er iets is dat eigenlijk niet belangrijk is. Dit geldt vooral voor dingen die steeds op een laag pitje worden gezet. Het is de moeite waard om jezelf de vraag te stellen: "Als ik dit zoveel heb uitgesteld, is het dan echt zo nodig?"
20. Zeg "Nee" tegen iets
Overweeg niet alleen iets van je bord te halen, maar zeg ook vaker 'nee' tegen nieuwe vragen. Het is duidelijk dat je dit niet altijd kunt doen om gewoon zonder werk te komen, maar als je je overweldigd voelt of als je een vraag krijgt voor iets dat niet met het werk te maken heeft (zoals een informatief interview met het kind van een vriend), zuig het dan op en zeg 'nee'. Hier zijn enkele suggesties om het mooi te zeggen tegen je baas en je vrienden.
21. Voortdurend vragenbijeenkomsten
Als u het nog niet hebt gehoord, kunnen vergaderingen gemakkelijk een enorme verspilling van tijd worden. Elke keer dat u een vergadering plant - zelfs een terugkerende - moet u zich echt afvragen of het überhaupt moet gebeuren, of u er te veel tijd voor vrijmaakt of dat u aanwezig moet zijn. Als je denkt dat het antwoord op een van deze vragen 'nee' is, overweeg dan om je aan te passen (of met je baas te praten om ervoor te zorgen dat je je tijd zo effectief mogelijk gebruikt).
22. Zorg voor een "To-Don't" -lijst
Om jezelf te helpen 'nee' te zeggen en minder beslissingsmoeheid te krijgen, begin je een 'niet te doen'-lijst - een lijst met dingen die je nooit zou moeten verspillen. Bekijk deze ideeën om u op weg te helpen.
23. Deel een deel van uw werk af
Is er een taak die je doet waar je echt, echt bang voor bent, of waarvan je denkt dat het echt niet langer deel uitmaakt van je functiebeschrijving? Overweeg of het de moeite waard is om het aan een meer junior medewerker over te dragen of, als je echt verdrinkt, of het tijd is om een stagiair of een nieuw direct rapport in te dienen. Hier zijn enkele richtlijnen om erachter te komen wanneer delegeren de juiste weg is.
24. Of Crowdsource It!
Schrijver Jennifer Dziura suggereert crowdsourcing als een manier om "minder moeite te doen voor jezelf terwijl je klanten en gebruikers gelukkiger maakt." In essentie werkt het samen met de klant of gebruiker om voorstellen, presentaties en dergelijke te doen. Lees haar artikel voor meer informatie over hoe het zich in uw dagelijkse werkleven kan afspelen.
25. Doe een werkruil
Heb je een taak waar je tegenop ziet of weet je niet zeker hoe je ermee om moet gaan? Vraag een collega op uw afdeling of ze wil ruilen! Kortom, u stuurt een van uw minst favoriete taken op haar manier, en zij stuurt een van haar taken naar u. Je hoeft jezelf niet door iets te slepen waar je tegenop ziet, maar het werk zal gedaan worden - mogelijk zelfs beter dan je het zelf had kunnen doen; iemand die de opdracht niet heeft verergerd, kan snel iets zien dat je niet kon zien.
26. Vermijd perfectionisme (behalve waar het er echt toe doet )
Jezelf onder druk zetten om al je werk perfect te maken, belast je niet alleen, het kan je ook vertragen en ervoor zorgen dat je dingen afwerkt omdat je je zorgen maakt dat ze niet helemaal goed zijn. In sommige gevallen (groot eindejaarsverslag aan je baas, exemplaar dat naar de wereld gaat) is dit soort aandacht voor detail van cruciaal belang. Maar bij anderen (een e-mail sturen naar uw collega, een eerste versie van een presentatie voor uw team krijgen), maakt focus op perfectionisme uw leven moeilijker dan het zou moeten zijn.
27. Zoek naar manieren om processen te stroomlijnen
Is er een taak die je altijd voor altijd kost om te voltooien? Iets waarvan je denkt dat het veel moeilijker is dan het zou moeten zijn of iets dat veel te veel van je tijd in beslag neemt? In plaats van er keer op keer doorheen te rijden, kijk of er manieren zijn om deze processen te stroomlijnen. Misschien is het praten met andere bedrijven om te zien of ze een gemakkelijkere manier hebben gevonden. Misschien is het de coördinatie met andere afdelingen om te zien of zij u kunnen helpen tijd of moeite te besparen. (Is er bijvoorbeeld iets dat het engineeringteam u misschien snel kan laten bouwen dat u veel tijd zou besparen?)
28. Huur een virtuele assistent voor kleine dingen in
We hebben allemaal die dingen die ons uren kosten om te voltooien, maar die gemakkelijk door iemand anders kunnen worden gedaan. Als u geen iemand in het bedrijf hebt om ze aan te delegeren, kunt u overwegen een virtuele assistent in te huren om u te helpen. Ze kunnen alles doen, van het plannen van reisplannen tot het proeflezen van uw rapporten tot het vervelende ontwerpwerk aan uw volgende presentatie - vrijwel alles waar u bang voor bent om te beginnen en het zelf niet hoeft te doen. Bekijk het advies van efficiëntie-expert Marissa Brassfield om erachter te komen of iets de moeite waard is om uit te besteden.
29. Krijg alles super georganiseerd
Uw bestanden. Uw computermappen. De bovenkant van je bureau. Uw inbox. Neem nu de tijd om je te organiseren, zodat het vinden van de dingen die je nodig hebt nooit de hindernis is om aan een taak te beginnen. En hey, het kan allemaal in slechts 30 minuten worden gedaan!
30. Laat uw collega's u niet onderbreken
Uw collega's bedoelen het waarschijnlijk goed, maar hun constante stroom IM-updates, snelle vragen voor u over het nieuwste project of chit-chat over hun weekenden kan uw focusstroom ernstig verpesten, waardoor het veel moeilijker wordt om moeilijke taken uit te voeren . Stel systemen in die uw kantoorgenoten waarschuwen wanneer u zich in de zone bevindt - of het nu een niet-storen-bericht op uw chat is of een grote koptelefoon die aangeeft dat u niet gestoord hoeft te worden - en communiceer duidelijk.
31. Doe een dutje
Kijk of je kunt sluipen in een power nap tijdens je middagzak. Zelfs 20-30 minuten gesloten ogen kunnen je meer energie geven dan koffie, je humeur verbeteren, je analytische en leervaardigheden verbeteren en stress verbannen - de rest van de dag veel gemakkelijker en aangenamer maken. Dus doe je deur dicht, sluip weg naar je auto, of doe wat nodig is om snel in slaap te vallen.
