Tips om het maximale uit Slack's Team Messaging Service te halen

Als je werkt als onderdeel van een groot team, is de kans groot dat je hebt gehoord van de berichtenservice Slack. Deze web- of desktop-gebaseerde software is gemaakt voor teamsamenwerking en heeft als doel om e-mails heen en weer weg te nemen met lange responstijden door al uw werkgerelateerde discussies te hosten in een groot aantal aanpasbare "kanalen" (of chatten) kamers). Het is niet de enige service in zijn soort - er is ook Hipchat, bijvoorbeeld - maar dankzij de vele functies is Slack waarschijnlijk het populairst.

Of je dit platform nu al gebruikt om met je collega's te communiceren of op dit moment probeert te evalueren of het zinvol is voor de behoeften van je team, de volgende tips zullen ervoor zorgen dat je alle ins en outs van Slack kent. Je zult er misschien versteld van staan hoeveel je kunt doen - en hoeveel plezier je zelfs kunt hebben - met dit dynamische platform.

Individuele functies

De volgende tips hebben alles te maken met het stroomlijnen van uw workflow en het maximaal benutten van de interface van Slack om dingen gedaan te krijgen als een individu, terwijl het volgende gedeelte de productiviteitsprestaties van de groep zal aanpakken.

Maak een to-do lijst - De kans is groot dat je in Slack veel bruikbare items met je collega's en managers bespreekt, maar hoe zit het met het bijhouden van alles? De service heeft een handige manier om dingen georganiseerd te houden: selecteer een ster met een bericht met informatie over een taak waaraan u moet werken en het wordt opgeslagen in de lijst met sterretjes. Je hebt hier toegang toe vanuit de rechterbovenhoek van je Slack-scherm, en als je eenmaal een taak hebt voltooid, kun je hem simpelweg ongedaan maken om hem uit de lijst te verwijderen.
Integreer andere services van Google, Twitter en meer -Slack heeft een behoorlijk indrukwekkende selectie aan services en tools die kunnen worden geïntegreerd met zijn platform, inclusief enkele zwaargewichten die u waarschijnlijk al gebruikt. Je kunt Google Documenten integreren om bestanden rechtstreeks naar Slack te importeren zonder je gesprekken te verlaten (plaats gewoon een URL van Documenten en het wordt een bestand), en je kunt integratie met Twitter toevoegen om tweets automatisch in een opgegeven kanaal te plaatsen en automatisch uit te breiden tweets om bijgevoegde media en de volledige details te tonen. Andere integratieopties zijn Zenefits, SurveyMonkey en Google Hangouts - en er zijn er nog veel meer. Plaats de muisaanwijzer op het linkerbovengedeelte van het Slack-venster en klik op 'Apps en integraties' om naar de volledige lijst met beschikbare tools te gaan die u kunt integreren.

Krijg een melding wanneer bepaalde woorden worden genoemd - Zorg ervoor dat u nooit een bericht mist met betrekking tot de onderwerpen waar u om geeft door waarschuwingen in te stellen voor wanneer een bepaald woord wordt genoemd. Je vindt deze optie onder "Meldingsinstellingen" in het menu Voorkeuren. Uw gebruikersnaam wordt automatisch opgenomen als een highlight-woord, maar u kunt ook extra woorden toevoegen die u niet wilt missen.
Pas uw instellingen voor meldingen aan - U hoeft waarschijnlijk niet elke keer een nieuw bericht te ontvangen in Slack, maar u wilt mogelijk een melding ontvangen als uw naam of een specifiek woord wordt vermeld. Configureer je voorkeuren - en zet zelfs meldingen helemaal uit - door naar je voorkeurenmenu te gaan en naar de pagina Meldingen te gaan.
Stel jezelf als weg of specifiek je status -Zorg ervoor dat uw collega's weten dat u zich daadwerkelijk van de computer of telefoon bevindt en niet alleen hun berichten negeren door uw status als weg te wijzen. U kunt dit doen via het vervolgkeuzemenu linksboven in uw Slack-interface. Als u er nog een keer op klikt, wordt deze ongedaan gemaakt. Vanuit ditzelfde menu kun je ook een status instellen uit een lijst met vooraf ingestelde suggesties - zoals 'in een vergadering', 'woon-werkverkeer' en 'ziek' - of je eigen menu invoeren.
Bespaar tijd met sneltoetsen - De krachtige gebruikers die er zijn, kunnen echt geeky worden door in deze lijst met sneltoetsen te duiken.
Spring snel tussen kanalen -Slack's Quick Switcher-tool is een handige snelkoppeling om tussen verschillende kanalen te schakelen. Om het te activeren, druk je op Command + K of Command + T op een Mac en op een Windows-pc gebruik je Ctrl + K of Ctrl + T. Gebruik vervolgens de pijl of het type om van kanaal te veranderen, en zodra je die gevonden hebt waar je naar op zoek bent, druk op Return.
Vergeet niet dat je berichten kunt bewerken -Heeft u iets te snel verzonden of heeft u gewoon iets verkeerd gespeld? U hoeft uw bericht daar niet ongecorrigeerd te laten zitten; beweeg eroverheen om uw fout te bewerken en te corrigeren. Het zal laten zien dat je tekst is bewerkt, maar het is absoluut beter dan niets.

Groepsfuncties

Maak aparte kanalen voor verschillende discussies en onderwerpen -Dit is een van de meer basistips, maar het is de moeite waard om te benadrukken omdat het een lange weg kan gaan om uw communicatie gestroomlijnd te houden. Hoewel de meeste teams een Slack-hoofdruimte hebben waar iedereen met elkaar kan praten, kunt u met de service ook extra 'kanalen' maken. U kunt ze beperken tot bepaalde teamleden en ze zelfs verbergen zodat het grotere team geen uitzicht heeft hen. Het doel is hier niet om een "in menigte" te creëren; het gaat erom de kanalen aan te passen aan de meest relevante leden en ervoor te zorgen dat u de schermen van mensen niet opvult met berichten die hen niet aanbelangen.Je vindt de optie om een nieuw kanaal aan de linkerkant van je Slack-venster te maken - klik eenvoudig op de "+" en maak dan een kanaalnaam, selecteer welke teamleden je wilt toevoegen en beslis of of niet dat je wilt dat het kanaal openbaar is.
Gebruik de Threads-functie om het gemakkelijk te maken om een gesprek te volgen - Net zoals e-mailthreads het mogelijk maken om een lang heen-en-weer gesprek relatief gemakkelijk te volgen te bekijken, biedt de Threads-functie op Slack een handige manier om een hele discussie over een specifiek onderwerp te bekijken. Als u een onderwerp wilt starten, plaatst u de muisaanwijzer op het bericht waarop u wilt reageren en selecteert u het pictogram Tekstsymbool (door over dit pictogram te bewegen, wordt de tekst 'Een onderwerp starten') weergegeven. Zodra je op een discussie reageert, volg je automatisch het gesprek - als je de discussie wilt volgen maar geen berichten wilt bijdragen, kun je de muisaanwijzer op een bericht plaatsen en 'Volg dit bericht' selecteren. Hetzelfde proces is van toepassing op het niet volgen van een thread die niet langer relevant is.
Verfijn uw zoekresultaten - Vooral als je een groot team hebt dat elke dag, elke dag via Slack communiceert, kan het moeilijk zijn om terug te gaan en een specifiek bericht te vinden. Als u iets zoekt, beperk dan uw resultaten met behulp van Slack-zoekmodifiers. Als u bijvoorbeeld een bericht van een specifieke persoon zoekt, voegt u 'van:' toe aan het begin van uw zoekopdracht en typt u de gebruikersnaam van die persoon in. Als u de datum van het betreffende bericht onthoudt, typt u "Aan:" en vervolgens de datum, maand of het jaar om de zoekopdracht in dat specifieke tijdsbestek te verfijnen. Geloof me, deze modifiers zullen zeker van pas komen als je team honderden berichten per dag registreert!
Markeer berichten als ongelezen - De mogelijkheid om een e-mail als ongelezen te markeren, kan het verschil betekenen tussen het onthouden van een taak en het laten vallen langs de kant van de weg, en hetzelfde principe is van toepassing op Slack-berichten. Als u ervoor wilt zorgen dat u een specifiek Slack-bericht niet vergeet, klikt u erop en houdt u de Option-toets (Alt) ingedrukt om het als ongelezen te markeren.
Tweets automatisch plaatsen op een Slack-kanaal om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws - Of je nu voor een nieuwspublicatie werkt en je niet wilt laten verrassen door wat de wedstrijdposten zijn of gewoon de nieuwste krantenkoppen wilt behouden, overweeg een Slack-kanaal in te stellen met als enige doel tweets van een specifiek account te plaatsen . Voeg Twitter toe vanuit de lijst met integraties op slack.com/services om dit te doen.

Leuke extra's

Zelfs als je op afstand werkt, kun je met Slack kameraadschap samenstellen met je team door middel van een aantal leuke aanpassingen. Ze zijn niet altijd bevorderlijk voor het werk, maar hey, je moet ook wat plezier hebben, toch?

Maak je eigen emoji's - Naast de standaardset emoji's die beschikbaar zijn voor Slack-gebruikers, kunt u uw eigen aangepaste emoji's maken en gebruiken. Ga naar de pagina "Aanpassen" van je Slack-interface, upload een afbeelding en geef deze een naam. Nu wordt het naast de andere al beschikbare opties weergegeven wanneer u een emoji in het menu selecteert.
(Vriendelijk) troll je collega's met Slackbot - Slackbot is een virtuele assistent van soorten die u waarschuwt wanneer u bent uitgenodigd voor een nieuw kanaal en uw vragen over verschillende functies van de service kunt beantwoorden (u vindt Slackbot als een contact in de lijst "Directe berichten" op de linkerzijde van uw scherm). Aan de minder productieve kant van dingen, kan Slackbot ook worden geconfigureerd om te reageren op specifieke woorden of zinnen met een specifiek bericht. Bijvoorbeeld: in een Slack-kamer waar ik deel van uitmaak, heeft een van mijn teamleden Slackbot zo geconfigureerd dat hij "grof" antwoordt wanneer sushi wordt genoemd als een mogelijke lunchoptie. Net als bij de aanpasbare emoji's, vindt u deze optie op de pagina "Aanpassen" van uw Slack-interface. Klik eenvoudigweg op het tabblad Slackbot om te beginnen.
Reageer op specifieke berichten met emoticons - Breng je emoji-spel naar het volgende niveau door reacties op specifieke berichten toe te voegen met je smiley naar keuze. Om dit te doen, beweeg je simpelweg over het betreffende bericht, klik je op de smiley met het plusteken ernaast en kies je je emoji.
Gebruik de shrug-opdracht -Laten we eerlijk zijn: bepaalde momenten roepen om de beroemde schouderophoging emoji. In plaats van dat u over uw toetsenbord werkt en probeert het handmatig uit te typen, typt u eenvoudigweg / haalt u het op om het te produceren.