De laatste keer dat je een groot project moest aanpakken, stelde je een deadline voor jezelf - en kwam je er toen heel dichtbij doorheen. Het resultaat: je bent haastig klaar (of hebt een nachtje uitgetrokken) en zwoer dat je die ervaring nooit zou herhalen.
Terwijl je de beste bedoelingen had, gebeuren er dingen: je werd bezig, of afgeleid, of uitgesteld, of vergeten. Maar om de volgende keer een ander resultaat te hebben, kunt u deadlines niet alleen op dezelfde manier instellen en verschillende resultaten verwachten. Je moet het op een manier aanpakken die je daadwerkelijk zal inspireren om dingen gedaan te krijgen.
Hier is hoe je dat kunt doen:
1. Maak ze urgent
Het is gemakkelijk om een taak uit te stellen als je alle tijd hebt om deze te voltooien (dat wil zeggen een deadline van twee maanden vanaf nu is geen nuttig doel). Zonder enig gevoel van urgentie, kunt u zich voortdurend wenden tot activiteiten die leuker zijn dan al het werk dat u moet doen.
De oplossing is eenvoudig: plan uw deadlines zo dicht mogelijk bij het heden. In plaats van jezelf een maand te geven om iets te doen, zeg je tegen jezelf dat je het deze week voor elkaar krijgt. Niet alleen blijf je meer gedreven tijdens het proces, maar je zult waarschijnlijk ook eerder aan je opdracht beginnen te werken dan je normaal zou doen.
2. Maak ze persoonlijk
Iedereen denkt anders. Je kent dit uit de eerste hand omdat er meer dan één ontmoeting is geweest waarbij jij en je collega verschillende manieren hebben voorgesteld om een probleem op te lossen. Als u afstemt op uw vaardigheden, ervaringen en voorkeuren, komt u met een beter systeem dan wanneer u deadlines gewoon op dezelfde manier instelt als alle anderen.
Productiviteitsexpert Carson Tate suggereert dat mensen in een van de vier categorieën vallen: prioritizers, planners, arrangeurs en visualizers. Het ideale systeem voor iedereen past bij de naam: prioritizers en planners werken graag op basis van de tijd die elk onderdeel van een taak in beslag neemt, arrangeurs focussen op hoe ze zich voelen en visualizers worden gemotiveerd door het grote geheel te bekijken.
Dus in plaats van alleen maar te zeggen: "Ik moet deze taak voltooien door", overweeg dan of u zich eerder gaat concentreren op de taak in zijn geheel, stuk voor stuk of in relatie tot de rest van uw projecten. eraan werken.
3. Maak ze bruikbaar
Je hebt de beste bedoelingen, maar wanneer je taken het gevoel hebben op een dag een berg te verzetten, kan het moeilijk zijn om te gaan zitten en te beginnen. Immers, als je nauwelijks in staat bent om je doel te bereiken, is het dan zelfs de moeite waard?
Probeer in plaats daarvan uw projecten op te splitsen in kleinere, bruikbare stappen. Een manier om uw taak in hapklare brokken te snijden, is door u voor te stellen dat u alleen in segmenten van 10 minuten kunt werken. Als 'rapport voltooien' de hele middag duurt, vraag uzelf dan af wat u in 10 minuten kunt doen: het eerste gedeelte schetsen, twee of drie dia's ontwerpen of bewerken wat u tot nu toe hebt geschreven?
Als je iemand bent die moeite heeft om aan de slag te gaan, zal het identificeren van een stuk actie van 10 minuten je helpen aan de slag te gaan - en als je dit systeem leuk vindt, kun je het volhouden totdat je klaar bent.
4. Maak ze zinvol
Wat gebeurt er als je een deadline mist die je jezelf hebt gesteld? Vertel je jezelf dat het geen probleem is?
Als er geen verantwoording is, is er geen reden om zich daaraan te houden. De oplossing hier is om er iemand over te vertellen of een app te gebruiken (I love Any.do). Schrijf niet gewoon op, je hebt dat rapport maandag klaar, vertel je baas dat ze het volgende week begin kan verwachten. In plaats van ernaar te streven uw teamgenoot voor het einde van de dag feedback te sturen, e-mail hem om te zeggen dat dit uw doel is.
Het hebben van een externe motivator voorkomt dat je de taak gewoon afzet en rechtvaardigt in je eigen hoofd.
Van deadlines wordt verondersteld dat ze de productiviteit verhogen, niet leiden tot een zelfhaatdragende cyclus van het stellen van een doel, het missen, zich slecht voelen en hetzelfde proces nog een keer herhalen. Dus als uw systeem niet voor u werkte, probeer dan de bovenstaande tips om u beter te voelen over uw werk en meer gedaan te krijgen.
