Onlangs schreef een van mijn collega's, Kat Boogaard, over hoe succesvolle mensen al hun werk op donderdag afmaken, en zich in wezen voorbereiden op een vierdaagse week. Zo veel van wat ze uitlegt over het gebruik van vrijdag om de volgende week een jump-start te krijgen, is logisch voor mij, en hoewel ik er niet helemaal ben, ben ik geïntrigeerd genoeg om eraan toe te werken.
Maar hoewel ik de meeste vrijdag nog steeds weg ben van taken die ik moet doen, heeft haar advies me aan het denken gezet over het belang van vooruit werken - al was het maar om te voorkomen dat een collega of klant je ophield.
Omdat wanneer je aan het gamen bent en efficiënt werkt, er niets frustrerender is dan geïmmobiliseerd zijn omdat iemand niet bij je terugkomt. Maar hier is het ding: je kunt er boos op worden, je kunt klagen en klagen, of je kunt problemen oplossen. En dat is precies waar vooruit komen binnenkomt.
Maak er een gewoonte van om naar uw kalender met deadlines te kijken en noteer de dingen die u niet alleen kunt bereiken. Dit zijn de items waarvoor goedkeuring, feedback of samenwerking vereist is voordat deze wordt voltooid. Maak een afzonderlijke takenlijst voor deze items, omdat dit de dingen zijn die u moet prioriteren, of tenminste, zoals ik graag zeg, de bal aan het rollen krijgen.
Het is slim en respectvol om contact op te nemen met de nodige partijen ruim voor je deadline. Het toont aan dat iedereen het druk heeft en dat je niet verwacht dat iemand zo snel mogelijk iets voor je zal omdraaien omdat je een last-minute aanvraag hebt gemaild.
Maar hoewel het niet dringend is , moet u een datum opgeven - vet het in het bericht als u zich zorgen maakt dat die informatie verloren gaat. Dit is waar je wat ruimte hebt om jezelf te helpen: ik raad aan om een datum die je nodig hebt een paar dagen voor je uiterste deadline te geven. Op die manier heb je, als er iets te laat is, tijd om op te volgen en hopelijk op tijd te krijgen wat je nodig hebt. Als je dit soort dingen eenmaal in gang hebt gezet, kun je je wenden tot andere projecten die je zelf aankunt.
Ondanks deze planning vooraf, kan er natuurlijk nog een moment komen dat je vastloopt omdat iemand je deadline niet serieus heeft genomen of niet op de follow-up heeft gereageerd.
Of misschien laten ze je weten dat ze 'dichtgeslagen' zijn en 'meer tijd' nodig hebben. Dit is wanneer je een beleefde maar ferme e-mail stuurt waarin wordt uitgelegd hoe tijdgevoelig het werk is en waarom je het nodig hebt. Door eenvoudigweg de punten tussen deze deadline en een groter team- of bedrijfsdoel te verbinden, kan het proces van iemand anders aanzienlijk worden versneld.
Het ziet er zo uit:
Bedankt,
Stacey
Andere optie? Je zou kunnen zeggen, als ik niets van je hoor, ben ik van plan het te doen / laat ik weten dat we wachten voordat we verder kunnen. Met deze verklaring dek je je basissen af. U hebt geprobeerd de informatie te krijgen die u nodig hebt, en als u deze niet krijgt, bent u bereid om zelf verder te gaan of de relevante partijen te laten weten waarom het is opgehouden.
Als u zich zorgen maakt dat u niet de juiste boodschap of toon in uw e-mail krijgt, overweeg dan om e-mail te laten vallen en een persoonlijk bezoek aan het bureau van een collega te brengen. Het kan je een snellere reactie geven.
Aan het einde van de dag, als je constant vastloopt omdat anderen je tegenhouden, kan het nodig zijn om een gesprek met de persoon te hebben over hoe dit de doelen van het team beïnvloedt. Als je maar zo nu en dan vastzit, evalueer dan je verantwoordelijkheden en zorg ervoor dat je prioriteiten stelt op een manier waardoor je altijd iets te doen hebt, zodat je niet duimen op een woensdagmiddag of ziedend gefrustreerd op een vrijdag om 16.00 uur.
En geef een voorbeeld: respecteer de deadlines van anderen en communiceer als u een probleem ziet met een tijdige reactie. Het is gewoon goed karma.
