Het feit dat de functie 'Ongedaan maken verzenden' van Google onlangs is uitgerold, wil nog niet zeggen dat u niet weet wat e-mailfouten zijn. Wanneer u net zo snel werkt als u, is het tenslotte alleen maar logisch dat u zo nu en dan opglijdt. Zelfs als je een perfectionist bent.
In feite zijn er een paar dingen die alle professionals op een of ander moment doen - in hun loopbaan (zo niet eens per jaar). Dus, in plaats van in paniek te raken, volg je gewoon ons voorbeeld.
1. Klik op Verzenden voordat u wordt verondersteld
Het is moeilijk om kalm te blijven nadat je per ongeluk iemand een halve e-mail hebt gestuurd - vooral als je van plan was om te herzien omdat het vol zit met typefouten, buitensporige uitroeptekens en sommige formuleringen die gemakkelijk kunnen worden verkeerd begrepen.
Maar besteed de volgende 10 minuten niet aan onderzoek naar apps voor het bijhouden van e-mail om te zien of uw ontvanger het bericht heeft geopend. In plaats daarvan, voltooi de originele e-mail snel (je hebt niet langer de luxe om er enkele minuten aan te besteden om hem te bewerken) en schrijf het volgende bovenaan:
2. Per ongeluk antwoorden
Deze fout komt in twee scenario's: Ten eerste stuur je iets dat niet vertrouwelijk is, maar niet precies bedoeld is voor iedereen om te lezen, zoals een e-mail naar je baas over vakantietijd. Of twee, je stuurt het hele bedrijf een snarky opmerking over een collega die alleen bedoeld was voor een goede vriend om te zien.
Probeer voor het eerste scenario:
Dat sturen is een begin, maar je bent nog niet van de haak. Dit is geen casual slip-up die zo gemakkelijk kan worden opgelost. Benader wie het ook is dat je persoonlijk (of telefonisch) hebt beledigd en bied je excuses aan, hoe ongemakkelijk het ook is. Lees dit dan voor een stapsgewijze aanpak om te herstellen van dit soort meer ernstige werkfouten.
3. Een typerende typefout maken
De meeste typefouten vereisen geen vervolgnotitie, maar we zijn allemaal tegengekomen die opmerkelijke die een verklaring vereisen. Misschien verandert de typefout de betekenis van wat je eigenlijk probeert te zeggen. Of misschien zijn er zo veel dat je er een beetje analfabeet uitziet.
In plaats van te hopen dat uw ontvanger de typefout (en) als een fout zal negeren, zegt u hem of haar:
4. E-mailen naar de verkeerde persoon
Deze fout komt opnieuw in twee verschillende scenario's. Of u stuurt een bedrijfsgerelateerd bericht naar Collega Twee in plaats van Collega One, of u verzendt per ongeluk gevoelige informatie naar iemand buiten het bedrijf.
Schrijf voor het eerste scenario:
Het laatste scenario is natuurlijk veel ernstiger. Voordat u contact opneemt met de verkeerde ontvanger, moet u de gevolgen onder ogen zien door uw manager te laten weten wat er is gebeurd en uit te zoeken hoe gevoelig de informatie was die u lekte. Bied je excuses aan de externe partij aan en vraag hem of haar beleefd om je bericht te verwijderen op basis van de instructies van je hogeropgestelde.
Wat zijn andere alledaagse e-mailfouten en hoe herstel je daarvan? Vertel me daarover op Twitter?
