U bent nauwgezet als het gaat om e-mail. In feite probeer je altijd binnen 24 uur te antwoorden. Kras dat - binnen momenten van een inkomend bericht.
En vaker dat niet, dat is geweldig. Maar soms kan het verzenden van de eerste e-mail die in me opkomt, averechts werken - enorm. Hier zijn enkele tekenen dat u van de computer moet stappen en op een later tijdstip terug moet komen naar het bericht.
1. Uw reactie is echt lang
Helaas is het niet mogelijk om iemand diplomatiek te vertellen dat je denkt dat hij een idioot is. Dus als u een e-mail opstelt die briljant danst rond het feit dat u de gedachten van uw collega veracht, kan ik u beloven dat de e-mail zich ongeveer vertaalt naar: “Hier zijn enkele zachte zinnen. PS Ik denk dat je idee klote is. '
Als je in één zin zou kunnen schrijven wat je denkt (bijvoorbeeld: "Ik zou deze aanpak nooit volgen") en je e-mail is nog drie alinea's lang, zit je in de problemen. Je denkt misschien dat het raadzaam is om een deel te wijden aan hoe je begrijpt waarom de andere persoon in de war kan zijn, en een ander deel over hoe je weet waar je het over hebt, en een derde deel over hoe je plan beter is. Het zijn echter gewoon meer regels die de andere persoon verkeerd kan lezen (of er dwars doorheen kijken).
Probeer in plaats daarvan zo beknopt mogelijk te zijn. Als u het niet eens bent met iemand, is een korte "Ik weet niet zeker of we op dezelfde pagina zijn" of "Ik heb er iets anders over gelezen" eigenlijk veel leuker - en efficiënter.
2. Uw reactie loopt over van interpunctie
Tenzij je iemand vertelt dat iets het beste nieuws is dat je ooit hebt gehoord - en dat is het ook echt - moet je op je hoede zijn voor een e-mail vol nadruk. Als elk ander woord vet of cursief of in hoofdletters is, en leestekens in drievoud; de andere persoon gaat ervan uit dat je betekenis extreem is. (In een eerdere baan had ik een klant die al zijn e-mails schreef, zelfs de alledaagse, in hoofdletters. Het personeel noemde zijn correspondentie liefdevol als losgeldbriefjes.)
Maar het is niet allemaal leuk en spelletjes. Als je gevoelens niet positief zijn, kan de andere persoon gemakkelijk denken dat je boosheid probeert over te brengen, in tegenstelling tot eenvoudige verwarring. Bijvoorbeeld: "Ik weet niet zeker wat dat betekent ??? !!!!" lijkt ronduit vijandig. Gelukkig is de oplossing hier vrij eenvoudig. Je beperken tot één leesteken en geen cursief ("Ik weet niet zeker wat dat betekent.") Geeft nog steeds aan dat je ergens onduidelijk over bent, maar op een veel meer afgemeten manier.
3. Uw reactie is onduidelijk (zelfs voor u)
Je telt de minuten af tot de werkdag voorbij is. Of je wordt overspoeld met werk en probeert gewoon je hoofd boven water te houden. Wat de reden ook is, je bent ongericht en je hebt de e-mail die je aan het schrijven bent zes keer gelezen.
En zeker, je zou het voor de zevende keer kunnen controleren en dan op verzenden kunnen drukken. Maar als je jezelf nog steeds afvraagt of die zin logisch is, is het een teken dat nee, waarschijnlijk niet.
Als je terug kunt komen naar de e-mail, bijvoorbeeld, nadat je hebt geluncht of na de komende vergadering die al je energie in gevaar brengt, wacht dan. Als je zo snel mogelijk wilt reageren, stuur dan een korte reactie waarin je belooft later meer details te sturen. Vaak houdt een kort bericht dat de ontvangst bevestigt en iemand laat weten dat u in contact bent met meer informatie de communicatielijnen open - en geeft u ademruimte om uw antwoord samen te stellen wanneer u meer bandbreedte hebt.
4. Uw reactie houdt in dat u boven en buiten uw plichten gaat
Je weet wat voor soort berichten meestal in je inbox staan. Maar soms komt er iets op je af en denk je iets van: "Hmm, dat is raar …" tot "Wacht, is dit mijn werk?"
Misschien wilt u om verschillende redenen een snel antwoord terugnemen. Misschien denk je niet dat het probleem de tijd van je supervisor waard is. Misschien komt er een briljante reactie in je op en ga je er gewoon voor, ervan uitgaande dat het zal worden gezien als initiatief nemen.
Stel dat een klant u e-mailt over een project dat buiten uw werklast valt. Dus je zult zien of je het antwoord kunt vinden, en zo niet, mail haar dan terug met de naam van de persoon die het behandelt. Dat is handig, toch? Nou, niet als er een achtergrondverhaal is waarvan je je niet bewust bent. Hoewel je goede bedoelingen had, zou je je collega of baas op een moeilijke plek kunnen zetten.
Een goede optie is om de e-mail door te sturen naar de juiste persoon in huis met een aanbod om te helpen. Het ziet er zo uit “Arthur van ABC Corporation vroeg of ik je contactgegevens kon doorgeven. Zou dat OK zijn? 'Of:' Mark vroeg naar de details van het XYZ-project. Zou het voor mij nuttig zijn om hem met u te verbinden of onze tijdlijn te delen? ”Het kan uw reactie vertragen, maar u weet dat u de juiste zult sturen.
Weet u niet zeker of een e-mail de juiste noot raakt? Neem een pauze en kom er weer op terug.
