Heb je je eigen PR-persoon? Tenzij je een beroemdheid bent, is het antwoord waarschijnlijk nee. (En als je een beroemdheid bent, hoi!) Dat betekent echter niet dat je van de haak bent als het gaat om het opbouwen van een sterke reputatie - in je kantoor en in je branche. Je moet voor jezelf pleiten. Niemand anders zal u pushen om die baan, die verhoging of zelfs dat project te krijgen waarvoor u volledig gekwalificeerd bent om te leiden.
Nu heb ik het niet over het neerschieten van persberichten naar uw kantoorlijst over al uw recente prestaties. Ik heb het over de basisprincipes van PR, of zoals wij insiders ze noemen, vier geboden uit de PR-bijbel. Lees ze, onthoud ze en begin bij ze te leven.
1. Ken je publiek
Of u nu een e-mail schrijft, een nieuw programma ontwikkelt of een recensie binnenloopt, u moet begrijpen met wie u praat. Dit wordt een publieksgerichte benadering van communicatie genoemd. Volgens Business Communication Foundations , “richt een effectieve zakelijke boodschap zich op zijn publiek.” Je hebt het misschien over jezelf, maar je moet communiceren op een manier die betekenisvol en respectvol is voor je publiek.
Belangrijke vragen om te stellen bij het leren kennen van je publiek: wat is de grootste worsteling of hindernis van mijn publiek? Wat is het probleem dat ze het liefst willen oplossen? Wat zijn hun dromen of ambities?
Worstelen om antwoorden? Een geweldige manier om ook je publiek te leren kennen, is door een lijst met vragen te brengen en ze te betrekken. Het is zo simpel als vragen: "Wat heb je op dit moment het meest nodig van mij in mijn huidige functie?"
2. Bouw relaties op
Face-to-face relaties leveren nog altijd de beste resultaten op - voor PR-mensen en voor bijna elke andere vorm van professional. E-mail, sms, telefoongesprekken, conference calls hebben allemaal hun plaats. Volgens een rapport opgesteld door The Harvard Business Review , zijn persoonlijke ontmoetingen essentieel. Leidinggevenden noemen ze een noodzakelijke investering en zeggen dat persoonlijke communicatie een 'grote impact' heeft.
Het plannen van deze sit-downs kan net zo eenvoudig zijn als het aanvragen van een vergadering tijdens de lunch, in plaats van een telefonische vergadering. Of loop naar het grafisch ontwerpteam om je visie uit te leggen, in plaats van het gewoon in een e-mail te schrijven. Hoe meer u duidelijk kunt maken dat u een levend, ademend mens bent (en geen e-mailadres dat alleen bestaat om verzoeken in te dienen), hoe meer mensen aan u zullen denken als zich kansen voordoen.
3. Wees proactief in een crisis
De drie regels van crisiscommunicatie zijn 'wees snel', 'wees behulpzaam' en 'wees open'. Een crisis in uw dagelijkse werkdag kan zoiets gewoons zijn als een e-mail sturen naar de verkeerde persoon, of zo ernstig als een grote financiële misrekening. Hoewel je het probleem niet altijd kunt oplossen door deze drie regels te volgen, kun je de nasleep vaak verminderen.
Het is vrijwel altijd uw beste aanpak om de misstap frontaal aan te pakken om nog meer fall-out te voorkomen. Hoe sneller je mensen vertelt wat er is gebeurd, hoe sneller ze in actie kunnen springen. Bedrijven wordt geadviseerd om een crisiscommunicatieplan te hebben zodat iedereen op dezelfde pagina staat wanneer zich een ramp voordoet. Hoewel je hopelijk niet alleen rampen zult creëren, is het goed om je eigen plan te hebben zodat je in het ergste geval de stappen kunt doorlopen zonder vast te lopen. Het is net zo eenvoudig als weten met wie u als eerste contact moet opnemen voor bepaalde problemen.
Hoe kunt u behulpzaam zijn wanneer u zojuist een probleem voor andere mensen hebt gecreëerd? Doe wat je kunt om de schade te verminderen - of dat nu helpt bij vragen van de klantenservice of uit de weg blijven van het IT-team terwijl ze proberen je computer te redden.
Eindelijk open. Bepaal hoe u de situatie wilt aanpakken. (En het moet altijd worden aangepakt - zelfs als u het hebt opgelost voordat iemand het opmerkte.) Volgens de beste praktijken van het Instituut voor Public Relations inzake crisiscommunicatie maakt de uitdrukking "geen commentaar" de organisatie - of u, in dit geval - er schuldig uitzien, of op zijn minst, alsof je iets verstopt hebt.
Dus spreek je tijd af en plan een tijd met je baas of team om te praten over wat er aan de hand is. Leg uit wat er wordt gedaan om de situatie recht te zetten en wat er in de toekomst zal worden gedaan om dit te voorkomen. Beantwoord alle vragen rustig. En indien nodig vervolginformatie leveren. Onthoud: "Daar zal ik op terugkomen", is een haalbare reactie.
4. Follow-up, blijf in contact
Een PR-professional zal je vertellen dat als je niet hebt opgevolgd, je niet hebt gegooid. Follow-up is het integraal onderdeel van het opbouwen van relaties en het overbrengen van uw boodschap. Hoewel je follow-up anders zal zijn - je probeert niet noodzakelijkerwijs een artikel te plaatsen of een woordvoerder te interviewen - kun je de tactiek nog steeds gebruiken om je profiel te verhogen.
Een belangrijk aspect van follow-up is consistentie. Onderzoek naar de follow-up van de verkoop, samengesteld door LinkedIn, geeft aan dat de gemiddelde persoon twee pogingen doet om een prospect te bereiken, maar 80% van de verkoop vindt plaats bij het vijfde tot twaalfde contact.
Consistente opvolging zorgt er niet alleen voor dat uw boodschap doorkomt, maar ook dat u een integer persoon bent die trouw blijft aan uw woord. Zoals Joel Peterson, voorzitter van JetBlue, uitlegt, hoe kleiner je 'zeg-doe-kloof' - de kloof tussen wat je zegt dat je gaat doen en wat je daadwerkelijk doet - hoe meer vertrouwen je inspireert in de mensen om je heen.
Weet u niet zeker hoe u dit moet doen zonder irritant te zijn? Volg de tips van Elliott Bell om aangenaam persistent te zijn.
Dus daar gaan we, vier PR-geboden die je kunnen helpen je eigen merk op te bouwen en vooruit te komen op het werk. Welke van deze PR-geboden is nu van toepassing op uw leven op het werk? Welke geef je een proefrit? Tweet naar mij @AmandaBerlin.
