Als ondernemers wilden we alleen onze eigen baas zijn. Maar ironisch genoeg zijn de meesten van ons behoorlijk verschrikkelijk in het beheren van onszelf. Onze takenlijsten zijn lang, de tijd is kort en de druk op resultaten is hoog en we weten vaak niet waar we moeten beginnen. Alles lijkt belangrijk. Het is moeilijk om prioriteiten te stellen. En we realiseren ons vaak aan het einde van de dag dat alles wat we de hele dag hebben gedaan, is reageren op e-mails.
Er zijn honderden goeroes voor tijdbeheer die elk een andere manier promoten om productiever te zijn en "eindelijk georganiseerd te worden!" De meesten van ons moeten deze technieken echter samen cobble en iets van onszelf maken - iets dat onze unieke voorkeuren, gewoonten, sterke en zwakke punten verklaart.
Dat gezegd hebbende, heb ik ontdekt dat er een paar universele tactieken zijn die voor bijna iedereen werken. Hier zijn vier eenvoudige manieren om een betere baas voor jezelf te zijn:
Afzonderlijke taken en projecten
Het is verleidelijk om te denken dat alles wat moet worden gedaan in dezelfde categorie valt. Maar de waarheid is dat je takenlijst waarschijnlijk zowel kleine, concrete, bruikbare items bevat als meer diepgaande, meerlagige projecten die ontwikkeling en specifiek denken vereisen. En deze twee categorieën moeten niet worden vermengd.
Laat in plaats daarvan alleen de snelle hits op je takenlijst staan en pak ze aan in speciale stukken tijd die alleen voor druk werk zijn bestemd. Maak, net zo belangrijk, onafhankelijke tijd om aan uw langetermijnprojecten te werken, zonder afleiding van uw kleinere taken.
Maak een Know / Don't Know-lijst
Vaak, zelfs als we weten dat er nog veel te doen is, weten we niet zeker wat we moeten doen of waar we moeten beginnen. De enorme omvang van een project overweldigt ons en we raken verlamd en staren naar iets gigantischs zoals 'businessplan schrijven' op onze takenlijst.
Telkens wanneer je je zo begint te voelen, is het belangrijk om een stapje terug te doen en die projecten op te delen in bruikbare brokken. Denk om te beginnen aan één project tegelijk en maak een lijst van de dingen die je weet en de dingen die je niet weet. Het herkennen van de dingen die je al weet zal je helpen het wiel opnieuw uit te vinden en je meer comfort geven dat je niet zo ver boven je hoofd zit, en de dingen die je niet zal voorzien van richting.
Neem als voorbeeld de taak 'meer spreekbeurten krijgen'. Dat doel is niet bruikbaar. Maar u kunt lijsten maken die er ongeveer zo uitzien:
Weet: doelgroep, mijn voorkeursformaat
Weet niet: de beste locaties, hoe mezelf te pitchen
Nu kunt u wat tijd besteden aan het identificeren van de beste locaties: onderzoek op internet, rondvragen bij collega's en kijken naar de lijsten met plaatsen die uw collega's hebben gesproken. En als u eenmaal een doellijst hebt, kunt u tijd besteden aan het uitzoeken van de beste manier om ze te pitchen.
Maak afspraken met jezelf
Dingen worden eerder gedaan als ze in uw agenda staan - het helpt u verantwoordelijk te houden en voorkomt dat u de tijd aan iets anders kunt besteden. Maar meer dan dat, het dwingt je om een bepaald aantal uren te schatten en toe te wijzen aan elk item.
Dus, voor alles wat je moet doen, leg een specifiek deel van de tijd opzij en probeer je eraan te houden. Dit omvat het blokkeren van periodes voor de eindeloze potpourri van korte taken (inclusief e-mails!) - op die manier zullen ze niet je hele dag opzuigen of bloeden in meer gerichte activiteiten.
Als een toegevoegde bonus helpt deze aanpak je om de ene dag van de andere te scheiden. In plaats van alleen maar een eindeloze lijst met dingen te doen, mag elke dag zijn eigen vorm aannemen. En op deze manier kunt u de stroom van uw dag en week opbouwen op een manier die het beste voor u werkt.
Weet wat de focus van morgen vandaag is
Ik ben een groot fan van het bekijken van het plan van morgen de dag of nacht ervoor. Ik vind dat zelfs een snelle blik op de dingen waaraan ik ga werken me helpt om me mentaal voor te bereiden op de volgende dag. Het verkort mijn overgangstijd de volgende ochtend en laat me "opgewonden" raken over dingen die misschien niet eens zo opwindend zijn. In plaats van me vol energie op kantoor te begeven en alleen te ontdekken dat die dag is gewijd aan boekhouding, ben ik voorbereid en kan ik me concentreren op de high die ontstaat door dingen op orde te krijgen. Als u vooraf uw plannen kent, kunt u op een manier werken die proactief versus reactionair is - en dat voelt zoveel beter.
