De geheimen om productief te blijven wanneer u een groot project hebt

Als je op mij lijkt, ben je een eeuwige multitasker. Deze kwaliteit kan nuttig zijn, maar het kan ook een handicap zijn, zoals wanneer je probeert een proefschrift, scriptie, scriptie of langdurig creatief project te voltooien. Dit soort taken vereisen een eenzijdige instelling, focus en toewijding - niet van idee naar idee stuiteren.

Toen ik voor het eerst aan mijn proefschrift begon te werken, merkte ik dat ik elke keer dat ik ging schrijven, werd afgeleid door andere taken op mijn takenlijst. De onderneming voelde zo groot aan dat ik het gemakkelijker vond om aan kleine projecten te werken waarvan ik wist dat ik het snel kon afronden. Bovendien had ik nog veel andere dingen die ik moest doen, dus rechtvaardigde ik de tijd om niet te schrijven als tijd voor andere dringende zaken.

Wat ik heb geleerd is dat toen ik mijn tijd structureerde om onmiddellijk te reageren op de volgende taak om op te duiken, ik werd overspoeld door de tirannie van de dringende en geen vooruitgang boekte met mijn hoofdprioriteit: afstuderen! Ik moest een manier vinden om mezelf te concentreren op schrijven en niet op een zijspoor te raken door werk of sociale verantwoordelijkheden die op een andere dag konden wachten.

Als je in dezelfde positie zit, laat me je vertellen over twee technieken die ik heb gevonden die me uit deze cyclus hebben geholpen.

De Pomodoro-techniek

Toen ik een vriend vertelde over de moeilijkheid die ik ondervond, raadde ze aan om Phinished te bezoeken, een scriptie- en scriptieforum en ondersteuningsgroep. Hier leerde ik voor het eerst over de kracht van de Pomodoro-techniek voor het concentreren op en afwerken van kleine stukjes schrijven (of wat voor soort werk dan ook).

De Pomodoro-techniek is een tijdmanagementmethode die een timer gebruikt om het werk op te splitsen in intervallen van focus en rust. Deze intervallen worden "Pomodoros" (of "tomaten" in het Italiaans) genoemd, naar de timers in de vorm van een tomaat die perfect werken voor timingsessies. Pomodoros worden gescheiden door korte pauzes voor afleiding, dagdromen, snacking - wat dan ook. Het werkt ongeveer zo:

Kies een taak om 25 minuten exclusief aan te werken.

Stel een timer in.

Werk aan de taak totdat de timer afgaat.

Neem een ​​pauze van vijf minuten.

Herhaal deze cyclus vier keer en neem vervolgens een pauze van 15 minuten.

Deze techniek heeft me geholpen de concentratie te maximaliseren en afleiding te verminderen terwijl ik mijn proefschrift schrijf. Ik heb gemerkt dat ik over het algemeen de voorkeur geef aan langere Pomodoros (30-45 minuten) met langere pauzes, maar elke dag is anders en ik probeer doelen te stellen.

Om mijn intervallen te timen en mijn voortgang bij te houden, gebruik ik de PomodoroPro-app op mijn iPhone ($ 2, 99 in de App Store). De Pomodoro Technique-website heeft ook gratis bronnen om u te helpen uw werkproces te stroomlijnen en uw multi-tasker neigingen te bestrijden.

Dingen gedaan krijgen Methode

Een andere methode die ik tegenkwam om mijn tijd te beheren en om te gaan met afleiding is Getting Things Done (GTD), een tijdbeheersysteem dat is ontworpen om je te helpen je taken te structureren en de details van je leven te beheren zonder je planning te strak te maken.

Bij GTD draait alles om controle over en perspectief op de dingen die u wilt bereiken of moet doen. Of u nu een boek uit de bibliotheek moet halen, een interview wilt plannen of een schets wilt opstellen, bij taak blijven draait alles om het leren beheren en organiseren van uw spullen.

Hier is een basisoverzicht van hoe het werkt:

Verzamel en catalogiseer al uw spullen: organiseer al uw notities op een centrale locatie. Weg met willekeurige Post-its op uw monitor en consolideer al uw taken en ideeën op één plek. Aanbevolen app: Evernote

Verwerk spullen met precisie en doel: als je al je spullen hebt verzameld, is het tijd om te verwerken. Elke taak die minder dan twee minuten duurt, moet onmiddellijk worden afgehandeld. Als u meer dan twee minuten nodig hebt om een ​​taak te voltooien, voegt u die taak toe aan een correct gecategoriseerde actielijst. U kunt actielijsten op context afstemmen (zoals 'voor het kantoor' of 'in de bibliotheek') of op functie (zoals 'literatuuroverzicht' of 'gegevensverzameling'). Aanbevolen app: herinneringen

Deel dingen op in bruikbare stappen: voor een multi-actieproject zoals een proefschrift moet je het in stukjes opdelen. Beschrijf items zo duidelijk mogelijk en voeg ze toe aan categoriale actielijsten. Aanbevolen app: dingen

Deze stappen helpen je controle te krijgen over je taken en verplichtingen, maar je moet ook zorgen dat je perspectief hebt op je prioriteiten, zodat je 'kunt beginnen met het einde in gedachten'.

Om deze reden roept GTD op tot een wekelijkse beoordeling van al uw aandachtsgebieden, die u zou moeten helpen u opnieuw te verbinden met uw prioriteiten en te zien waar u zich bevindt en waar u naartoe gaat. Hier zijn enkele aanbevelingen voor een wekelijkse beoordelingsagenda:

Verzamel al je losse papieren: verzamel de aantekeningen die je in de loop van de week hebt verzameld op één plek.

Notities verwerken: lees uw notities door en zoek naar actie-items. Voeg actie-items toe aan de juiste actielijst.

Controleer uw agenda van vorige week: zorg ervoor dat u geen afspraken of taken hebt gemist.

Plan uw planning voor de komende week: let op belangrijke vergaderingen of deadlines, zodat u prioriteit kunt geven aan gerelateerde taken .

Bekijk uw actielijsten: bekijk alle verschillende lijsten die u hebt gemaakt en beslis wat u de komende week wilt aanpakken.

Ga voor meer informatie over GTD naar de website van maker David Allen, download het boek of bekijk deze GTD-apps.