Bijna elke manager op de planeet zal het erover eens zijn dat teambuilding moeilijk is. Houd rekening met de geografische afstand en u zult het zelfs nog uitdagender vinden om uw teamleden geïntegreerd te houden, vooral als u geen goed plan hebt.
Het goede nieuws: begrijpen hoe een samenhangend verdeeld team moet worden opgebouwd, is een vaardigheid die managers en ondernemers kunnen leren. Beter nog, het is een vaardigheid die u onmiddellijke - en vaak aanzienlijke - voordelen biedt ten opzichte van uw concurrenten. Enkele van de meest succesvolle bedrijven ter wereld, zoals Automattic (het moederbedrijf van WordPress), hebben hun beproefde strategieën voor het bouwen van externe teams gedocumenteerd.
Ik werk bij het in New York gevestigde Andela, woon in Atlanta, en leid een technisch team verspreid over de hele wereld - inclusief beide kusten van de VS en meerdere locaties in Nigeria, Roemenië, India en Nepal. Hier zijn de vijf best practices die ik het meest waardevol heb gevonden bij het bouwen en ondersteunen van gedistribueerde teams.
1. Breng vriendschapsbanden en empathie tot stand
Hoe vollediger je je kunt inleven in elkaar, hoe gemakkelijker het wordt om als team samen te werken. In een recent onderzoek ontdekten MIT-hoogleraren dat een van de belangrijkste ingrediënten in een slim team de mogelijkheid was om 'te overwegen en bij te houden wat andere mensen voelen, weten en geloven', ook wel 'Theory of Mind' genoemd. waar ongeacht of het team offline of online heeft gewerkt.
Met andere woorden, effectieve samenwerking hangt af van een rijk, diep inzicht in de perspectieven van uw werknemers. Dat betekent dat je misschien aan het begin van de relatie moet investeren in reizen om je nieuwe teamlid echt persoonlijk te leren kennen en een goede verstandhouding op te bouwen. Houd vervolgens die persoonlijke connecties in de loop van de tijd levend en zinvol door het team aan te moedigen om andere onderwerpen dan het werk te bespreken - net zoals ze zouden doen bij koffie en snacks op kantoor. Het maakt een verschil.
2. Koppel externe medewerkers samen
"Pair programmeren", de praktijk waarbij twee personen samenwerken om code te ontwikkelen, wordt vaak aangehaald als een best practice voor het ontwikkelen van software. Kwalitatief en kwantitatief bewijs suggereert dat wanneer ontwikkelaars in paren werken, ze "meer dan twee keer zo snel werken", minder fouten maken en betere code ontwerpen. De voordelen kunnen zelfs worden overgedragen naar koppelen voor het uitvoeren van niet-programmeertaken.
Wanneer mensen aan elkaar worden gekoppeld, leren ze bovendien gemakkelijker en vaker te communiceren en problemen en oplossingen te delen (in plaats van te verbergen) - die allemaal de algehele informatiestroom en teamuitlijning vergroten. Een teamleider merkte op dat na het koppelen van ontwikkelaars, zijn gefragmenteerde team begon "echte gesprekken … ze begonnen eigenlijk te genieten en elkaar te vertrouwen." Ze veranderden van een "willekeurige verzameling van zes, getalenteerde individuen die niet samenwerkten 'In een echt team.
Om werknemers effectief te koppelen, moet u onthouden dat koppelen een vaardigheid is die niet automatisch bij de meeste mensen komt. Het vergt gezamenlijke inspanning en oefening om paren in je cultuur bij te brengen (en je team er enthousiast over te maken).
3. Zorg voor een gedeeld doel via regelmatige erkenning
Het afstemmen van ieders doelen via een gemeenschappelijk doel en het regelmatig erkennen van de bijdrage van elke persoon aan dat doel is essentieel voor teambuilding. De voordelen van deze werkwijzen zijn goed gedocumenteerd in de vakliteratuur en ze zijn vooral belangrijk bij het werken met externe collega's. Wanneer iemand niet op kantoor is, mist hij of zij de regelmatige versterking van de missie van het team die plaatsvindt in de context van informele gesprekken en spontane vieringen. Als manager moet u een systeem hebben om ervoor te zorgen dat uw externe medewerkers zich nog steeds inbegrepen voelen.
Bij Andela is het bijvoorbeeld ons doel om de komende 10 jaar 100.000 jonge mensen in Afrika op te leiden als softwareontwikkelaars. We stemmen iedereen af op dat doel door gebruik te maken van het OKR-systeem dat populair is bij Google en andere zwaargewichten in Silicon Valley. OKR staat voor Objectives and Key Results; het is een precieze manier om belangrijke projecten te definiëren waaraan mensen elk kwartaal werken. Elke week, tijdens één-op-één vergaderingen met leden van mijn gedistribueerde team, evalueren we de voortgang van hun OKR's. Ik zorg ervoor dat ik de voortgang privé, maar ook op openbare manieren, zoals callouts tijdens onze wekelijkse wereldwijde personeelsvergaderingen, erken.
4. Machtigen teamleden
Externe werknemers hebben vrijheid en verantwoordelijkheid nodig om onafhankelijk te werken (dat wil zeggen, werk dat zij kunnen uitvoeren waarvoor geen goedkeuring van de manager vereist is). Frequente escalatie naar een supervisor vertraagt zowel werkprocessen als het tempo van leren, omdat teamleden (vooral meer junior) belangrijke leermogelijkheden missen die voortvloeien uit het zelf moeten oplossen.
Plan als manager uw opdrachten voor externe medewerkers zodat ze een verscheidenheid aan verschillende soorten taken bevatten. Velen vereisen samenwerking, maar zorgen ervoor dat ten minste sommige individueel kunnen worden voltooid (zonder te hoeven wachten op collega's of goedkeuring).
5. Moedig overcommunicatie aan
Alle bovengenoemde best practices hangen af van frequente en regelmatige communicatie - misschien meer dan u of een van uw teamleden bekend zal zijn. Het werkt het beste wanneer externe collega's worden geïntegreerd in de communicatiekanalen van het team. Probeer instant messaging-platforms zoals Slack of video-conferencing tools zoals Perch, die 24/7 livestream en video-interactie mogelijk maakt.
Het smeden van connectiviteit op een extern team vereist inspanning. Maar het kan en als het goed is, zal je hechte, goed functionerende team je bedanken.
