Laat me je een verhaal vertellen: ooit had een werknemer een heel belangrijke datum na het werk. Ze stonden op het punt hun monitor uit te zetten en hun jas aan te trekken toen hun collega stopte door te vragen om “twee seconden” van hun tijd. De werknemer zei zeker, waarom niet, ze konden twee seconden sparen. En die "twee seconden" veranderden in een half uur durende vergadering die verschillende stappen met zich meebracht en waarbij de werknemer zich verontschuldigd verontschuldigde voor hun datum voor laat opdagen.
Natuurlijk heb ik dit specifieke verhaal verzonnen, maar het is niet ver van de realiteit. In feite gebeurt dit altijd op mijn kantoor - en ook buiten het kantoor.
Het probleem is de manier waarop we over tijd praten. We denken graag dat onze verzoeken kort, eenvoudig of weinig moeite kosten, maar omdat we nooit precies weten hoeveel tijd we nodig hebben om iets te doen, duurt het meestal langer dan verwacht.
Dus als u op tijd wilt beginnen met werken (en uw planning in het algemeen beter wilt beheren), moet u stoppen met mensen weg te laten komen door het volgende tegen u te zeggen:
1. "Ik heb dit nodig aan het einde van de dag"
Vraag drie mensen op kantoor wat 'einde van de dag' voor hen betekent. Hadden ze hetzelfde antwoord?
Ik deed dit met mijn collega's en kreeg de volgende drie antwoorden:
- 17.00 uur (een uur voordat je van je werk vertrekt)
- 18.00 uur (wanneer u daadwerkelijk werk verlaat)
- 12 AM (wanneer de dag fysiek eindigt)
Het punt is dat wanneer iemand je zegt om tegen het einde van de dag iets voor hem te krijgen, dat alles kan betekenen.
Follow-up met
Dit is waar een eenvoudige verklaring voor dezelfde pagina wonderen kan doen: "Ik definieer einde van de dag als 17.00 uur - werkt dat voor u?"
2. "Kun je dit zo snel mogelijk voor mij krijgen?"
Nogmaals, ASAP kan verschillende dingen voor verschillende mensen betekenen. Het impliceert urgentie - en toch gebruiken we het vaak wanneer iets echt niet zo urgent is.
Follow-up met
Herinner de persoon eraan dat u niet alleen werkeloos op branden zit te wachten door te vermelden hoe dit in uw prioriteiten past. Als het echt een ASAP-situatie is, vertrouw er dan op dat ze het u zullen laten weten.
Probeer: “Op basis van mijn schema kan ik dit woensdag om 10.00 uur bij je krijgen. Als je denkt dat je het eerder nodig hebt, kan ik dat doen! Maar ik moet mijn prioriteiten opnieuw aanpassen om dat mogelijk te maken. "
3. "Dit duurt slechts twee seconden"
Laten we eerlijk zijn: niets kost twee seconden om te doen. Zelfs niezen duurt langer dan dit.
Follow-up met
Iets in de trant van: ", dus als het echt een snel gesprek is, kan ik het nu hebben - maar zo niet, kan het wachten?"
4. "Snelle vraag voor u …"
Als je mijn verhaal hierboven leest, weet je dat snelle vragen zelden snel zijn.
Follow-up met
Hetzelfde als hierboven, vraag hen precies hoe lang hun vraag kan duren om te behandelen.
5. "Ik ben vijf minuten te laat, sorry"
De kans is groot dat deze persoon niet binnen vijf minuten arriveert.
Follow-up met
Krijg een idee van waar ze zijn en of ze het wachten waard zijn: "We willen deze vergadering voor 16.00 uur afronden - waar ben je momenteel en moeten we zonder jou beginnen en je later inhalen?"
Dit gaat ook beide kanten op. Als je jezelf betrapt op het gebruik van deze taal, dwing jezelf dan om dit te verduidelijken. Omdat hoe meer we over tijd in realistische termen beginnen te praten, hoe beter we allemaal kunnen samenwerken om elkaars verwachtingen te managen.
