Het is geen geheim dat bijna elke professional op zoek is naar de beste productiviteitshacks die er zijn. Of het nu gaat om tips voor het sneller beantwoorden van e-mails of oplossingen om uw planning efficiënter te gebruiken, mensen hebben allerlei ideeën om de hoeveelheid tijd te verkorten die nodig is om zo ongeveer alles te doen.
Ondanks al het advies dat je daar hebt gehad, heb je ooit enkele van deze magische productiviteitshacks geprobeerd en ontdekt dat ze je helemaal niet hielpen? Als dat zo is, is hier een harde waarheid: je hebt ze misschien verkeerd gedaan.
Weet u niet zeker wat u kunt verbeteren? Hier zijn vijf manieren waarop u algemene productiviteitshacks in de war kunt brengen - en hoe u uw fouten kunt oplossen.
1. Een te lange takenlijst maken
Woorden kunnen niet beschrijven hoe vaak mensen me hebben verteld dat een takenlijst gewoon niet voor hen werkt. Als ik vraag wat ze specifiek niet leuk vinden aan taakbeheerders of lijsten, is de gebruikelijke reactie zoiets als: "Ik heb nooit het gevoel dat ik alles op de lijst gedaan heb."
Als dit je overkomt, vertrouw me dan als ik zeg dat er een gemakkelijke oplossing is.
Probeer dit in plaats daarvan
Hoewel er tonnen verschillende theorieën zijn over de lengte en intensiteit van dagelijkse en wekelijkse takenlijstwoorden, is het beter om twee of drie grote taken en een paar kleinere taken te hebben dan een lijst met 20 dingen die je moet doen tegen zonsondergang.
Als je nieuw bent in het maken van een takenlijst, begin je klein (slechts vier of vijf actie-items per dag) en gebruik je een eenvoudige tool of app om je taken op te schrijven (zoals de herinneringen-app van MacBook of gewoon een traditionele papieren lijst). Voor al het andere houd ik graag een apart tabblad op mijn MacBook-herinneringen-app voor taken die op een later tijdstip moeten worden uitgevoerd (toepasselijk "Later To-Do" genoemd), zodat ik me alleen concentreer op wat het belangrijkst is op gegeven dag of week. Ik zou het sterk aanbevelen om iets soortgelijks te doen, ongeacht of je een papieren lijst of een digitale lijst hebt.
2. Een 'normaal' slaapschema krijgen
Experts praten voortdurend over het belang van slapen en eerder naar bed gaan, maar veel mensen die het uitproberen, merken eigenlijk dat ze meer uitgeput zijn in plaats van meer verfrist. Hoe krijg je de uren slaap die je nodig hebt terwijl je er toch voor zorgt dat het een zinvolle slaap is?
Probeer dit in plaats daarvan
Natuurlijk werkt het oude gezegde van 'vroeg naar bed, vroeg opstaan' voor sommige mensen, maar zo voelt het zeker niet voor iedereen. Dus in plaats van te voldoen aan de oude noties van wat “normale” slaapuren zijn, moet u het beste systeem vinden dat voor u en uw schema werkt. Als je bijvoorbeeld het gevoel hebt dat je het meest productief bent in de vroege uurtjes van de ochtend, doe dan een dutje eerder in de avond, word wakker en doe dan op een ander moment gedurende de dag een dutje om de slaap te dekken die je niet krijgt .
Weet u niet zeker hoe u uw ideale slaaptijd en hoeveelheid slaap kunt vinden? Er zijn een aantal gekke suggesties die er zijn (sommige omvatten jezelf opsluiten in een afgelegen hut zonder elektriciteit om op een natuurlijke cyclus te geraken), maar een beetje planning en wat wiskunde kunnen het lukken. Dr. Michael Breus, een slapeloosheidsexpert, raadt aan om zeven en een half uur voor je wektijd naar bed te gaan en je slaapschema met 15 minuten aan te passen, afhankelijk van hoe je je voelt.
3. Wordt afgeleid tijdens het beantwoorden van e-mail
Een van de grootste ergernissen voor professionals is de constante stroom van e-mailsproducenten die binnenkomen, en velen zijn begonnen de truc te gebruiken om tijd specifiek te plannen voor het beantwoorden van berichten in plaats van alleen te antwoorden als ze de hele dag binnenkomen.
Ondanks het gebruik van deze tactiek, kan het toch het gevoel hebben dat u niet veel gedaan krijgt tijdens uw "e-mail beantwoorden" -slot. Wat geeft?
Probeer dit in plaats daarvan
Wat is een van de grootste productiviteitsdoders, vooral op het gebied van het beantwoorden van e-mail? Andere afleidingen. Omdat werken via je inbox meestal een saaie taak is, is het gemakkelijk om je telefoon te willen controleren of met collega's te praten terwijl je dit doet. Deze kleine en schijnbaar onschuldige afleidingen kosten u echter eigenlijk om uw werk gedaan te krijgen.
Zoek in plaats daarvan een rustige plek om uw e-mail te controleren tijdens de toegewezen tijd en schakel uw pushmeldingen en waarschuwingen (en zelfs uw telefoon, indien mogelijk) uit terwijl u bezig bent.
4. Te georganiseerd worden
Je besluit op een dag dat je een opgeruimde werkruimte nodig hebt, dus je legt dingen in laden, archiveert alle papieren voor je opnieuw en gooit de helft van de dingen op je bureau weg.
Je realiseert je echter een paar dagen later dat je nu geen idee hebt waar iets is en dat je misschien een aantal belangrijke documenten hebt weggegooid tijdens je schoonmaakbeurt.
Probeer dit in plaats daarvan
Als je in twee seconden van nul naar 60 gaat, kun je je gedesoriënteerd voelen, vooral in het rijk van de organisatie. Dus in plaats van uw hele professionele leven binnen enkele uren volledig schoon te maken, werkt u in brokken en neemt u de tijd in de loop van enkele dagen of weken om uzelf te organiseren.
Begin bijvoorbeeld met de gigantische stapel diverse documenten die op uw bureau heeft gelegen sinds u aan uw huidige taak bent begonnen. Neem de tijd om erachter te komen hoe u al deze documenten (archiefkast? Bureauorganisator?) Wilt opslaan voordat u begint met het opruimen en weggooien van dingen.
Gooi bovendien een paar dagen nadat je hebt schoongemaakt niet weg wat je op de stapel gooit om er zeker van te zijn dat je alles hebt wat je nodig hebt.
5. Te veel apps downloaden
Het is grappig hoe, hoe meer productiviteitsapps je toevoegt aan je telefoon of computer, hoe minder productief je wordt. Dit is een van de eenvoudigste productiviteitshacks om fout te doen, maar het is ook ongelooflijk eenvoudig te repareren.
Probeer dit in plaats daarvan
Behandel uw productiviteits-apps voor u, weeg de voor- en nadelen van die app af en wees klaar om u te concentreren op het verbeteren van uw gebruik van die app in de loop van de tijd.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je op zoek bent naar een geweldige app voor het ordenen van documenten. Besteed wat tijd aan het zoeken naar applicaties die mensen aanbevelen (en niet aanbevelen), onderzoek de specifieke specificaties van die apps en plan wanneer u eindelijk downloadt hoe u het maximale uit deze ene app kunt halen.
In mijn ervaring heeft het investeren van meer tijd en energie in het gebruik van een enkele app ertoe geleid dat ik niet alleen een leger van applicaties heb die ik echt leuk vind en volledig gebruik, maar ook weet hoe ik alle functies van elke app kan gebruiken een van mijn apps.
Over het algemeen is de grootste fout die mensen productiviteitshacks maken niet opzettelijk bij het denken over hoe ze te gebruiken. Er is een aanname dat omdat je iets nieuws probeert, dit maximale impact zal hebben zonder te veel te proberen, en dat is zelden het geval.
Vergeet niet dat productiviteitshacks helpen kunnen, maar ze zijn geen magische geest.
