De meesten van ons hebben op een of ander moment een moment, een dag of zelfs een langere periode meegemaakt toen we voelden dat we ronduit verschrikkelijk waren in communiceren. Misschien heeft iemand je bedoelingen niet begrepen. Of de gesprekken bleken niet zoals je wilde. Of de door u gevraagde resultaten kwamen niet binnen zoals verwacht.
Je kunt proberen met iets anders te wijzen, maar als je een consistent patroon van communicatieproblemen met verschillende mensen hebt opgemerkt, is de kans groot dat je dat doet. (En zelfs als je behoorlijk goed bent in het uiten van jezelf, zou je altijd een beetje beter kunnen zijn.)
Hier zijn vijf veelvoorkomende fouten en alle manieren waarop u ze vandaag kunt oplossen:
1. Je let niet op
Je weet wat je wilt overbrengen - en om eerlijk te zijn, dat is de enige helft van het gesprek waarop je je echt richt. Het gevolg is dat u maar half hoort wat de mensen om u heen zeggen en dat u niet effectief deelneemt aan het gesprek.
De oplossing
Aandacht besteden aan andere mensen en echt luisteren naar wat ze te zeggen hebben is van cruciaal belang voor het bereiken van een wederzijds begrip en gespreksstroom. Nu is er veel advies over hoe je er betrokken uitziet, zoals frequent oogcontact maken of je hoofd instemmen met instemmen. Maar mijn favoriete tip is om me minder zorgen te maken over het lijken alsof je geïnteresseerd bent, en stem je af. Celeste Headlee zei in een recente TED-talk: “Er is geen reden om te leren hoe je kunt laten zien dat je oplet als je in feite oplet. ”
Dus, minimaliseer afleidingen en berg je telefoon op. Test jezelf door te proberen het punt van de andere persoon te herformuleren met een zin als "Als ik begrijp wat je zegt …"
2. Je komt niet ter zake
Je gaat steeds maar door over iets dat niet relevant is, of je deelt anders details die niet nodig zijn. Als gevolg hiervan is uw betekenis scheef en verliest de andere persoon zijn interesse.
De oplossing
Probeer zo kort en bondig mogelijk te communiceren. Dit is om een aantal redenen effectief. Ten eerste dwingt het je om te begrijpen wat je echt probeert over te brengen: als je jezelf geen ruimte laat om te wandelen of van het onderwerp af te wijken, blijf je bij de belangrijkste informatie. Ten tweede vermindert het de mogelijkheid van miscommunicatie. Als je maar twee zinnen schrijft, is het een stuk moeilijker om je betekenis te verliezen dan als je zes paragrafen schrijft. Ten derde toont het respect voor de tijd van de ander. Ten slotte moedigt het wederkerigheid aan. Door beknopter te zijn, moedigt u anderen in uw organisatie of groep aan om even beknopt te zijn. Dus, of je nu een e-mail schrijft of je voorbereidt om een toespraak te houden, vraag jezelf af of je extra pluis kunt knippen.
Gerelateerd : 5 tips voor het schrijven van kortere e-mails die niet overkomen als onbeleefd of abrupt
3. U moedigt tweerichtingscommunicatie niet aan
Als je een baas bent die alleen opdrachten geeft, of een medewerker die nooit vragen stelt, sluit je de deur naar een zinvolle dialoog. Het meeste werk vereist een vorm van uitwisseling en u wilt niet als ongenaakbaar worden gezien.
De oplossing
Ik stel niet voor dat u op elke e-mail reageert of dat u twee vragen moet stellen voor elke taak die u toewijst. Richt u er in plaats daarvan op dat mensen zich welkom voelen om vragen te stellen of meer informatie te geven. Hint: Een manier om dit gedrag aan te moedigen is om het te modelleren. Als u de eerste stap zet, zullen andere mensen zich prettiger voelen om hetzelfde te doen.
4. U gebruikt het juiste platform niet
Er zijn tientallen verschillende mediums om een boodschap over te brengen en de meesten van ons gebruiken ze allemaal dagelijks, of dat nu in gesprek is met onze vrienden, geliefden, collega's of kennissen. En de meeste mensen hebben een voorkeur ("Ik krijg geen Twitter!" "Ik bel niet, ik sms alleen." "Ik controleer nooit mijn persoonlijke e-mail.")
De oplossing
In plaats van uw persoonlijke favoriet te kiezen, moet u er altijd naar streven om het medium te kiezen dat het meest geschikt is voor de situatie. U hoeft bijvoorbeeld niet een persoonlijke vergadering te bellen om uw werknemers op de hoogte te stellen van een nieuwe beleidswijziging wanneer een e-mail voldoende zou zijn. U kunt uw collega's 's avonds laat instant messaging overslaan wanneer u tot kantooruren geen reactie nodig heeft. Voordat u e-mail, telefoongesprekken, persoonlijke vergaderingen, IM's, tweets of teksten kiest, moet u overwegen of uw communicatiemethode de reactie van de andere persoon zal beïnvloeden.
5. U vraagt niet om feedback
Niemand is perfect. U volgt misschien alle "best practices" -adviezen die u op internet kunt vinden, maar er zullen altijd kleine persoonlijke verbeterpunten zijn.
De oplossing
Doe uw best om uw collega's en leidinggevenden om feedback te vragen (dit kan zo formeel of zo informeel zijn als u wilt). U kunt bijvoorbeeld om aanwijzingen vragen tijdens een jaarlijkse prestatiebeoordeling of u kunt uw klanten terloops in gesprek brengen en hen vragen of u iets kunt doen om het partnerschap sterker te maken of de parameters duidelijker te maken, of u kunt het zelfs aan uw collega's vragen rechtstreeks hoe ze informatie het liefst ontvangen. Je zult nooit perfect zijn, maar elke stap die je zet om beter te worden, is een stap in de goede richting.
Wanneer u deze strategieën begint toe te passen, wees dan niet ontmoedigd als u geen onmiddellijke ommekeer ziet. Zoals elke andere vaardigheid vereist communicatie oefening om verbetering te zien; en zelfs als je verbetert, zijn de veranderingen klein en subtiel om te beginnen. Na consistente, afgemeten inspanningen merk je dat je betere eerste indrukken maakt en het gevoel hebt dat je je punt duidelijk kunt maken. Niet alleen dat, maar ook de mensen om je heen zullen het merken, en dat maakt al je harde werk de moeite waard.
