Heb je ooit dat gevoel van angst ervaren in de late namiddag wanneer je kijkt naar het werk dat je tot nu toe hebt voltooid en denkt: "Waarom duurt dit zoveel langer dan het zou moeten?" Dan, wanneer de dag voorbij is, gewoon een een uur of twee later, heb je de indruk dat je het niet productiever hebt uitgegeven. Ik ben daar geweest. Sommige dagen had ik het gevoel dat ik zo hard had gewerkt, maar heel weinig had gedaan.
Toen viel het me op een dag op: er is een groot verschil tussen bezig zijn en productief zijn. Ja, ja, we hebben dit allemaal eerder gehoord. Maar heb je er echt over nagedacht en nagedacht over die keren dat je de hele dag achter je computer zit, maar heb je niet veel te zien?
Ja? Dit zijn de meest voorkomende redenen waarom u dit (steeds weer) overkomt:
Probleem 1: u hebt te veel prioriteiten ingesteld
Wie heeft niet geantwoord op "Hoe gaat het?" Met "Bezig!" Het is niet zozeer een gebrek aan prioriteiten (wat vaker leidt tot nietsdoen), maar er teveel hebben. Als je dezelfde nadruk legt op werk, gezinsleven, lunchen, sporten, uitgaan met vrienden, vrijwilligerswerk, je sociale media-profielen bijwerken, elke ochtend drie kranten lezen - dan begin je veel projecten en eindig je er maar een paar.
Oplossing: knip uw lijst
Het woord 'prioriteit' impliceert dat je hebt besloten dat iets belangrijker is dan al het andere. Vertaling: U kunt geen 20 "prioriteiten" hebben. Als u slechts drie of vier belangrijke items op uw lijst heeft, kunt u nog veel meer bereiken. Je zult beginnen in te zien dat productiviteit wordt afgemeten aan hoeveel echt werk je doet aan een paar projecten in plaats van hoeveel oppervlakkige vooruitgang er op veel wordt geboekt. Heeft u problemen om te bepalen wat u eerst moet plaatsen? Dit artikel is een prima startpunt.
Probleem 2: U probeert in alle vergaderingen te passen
Ben je altijd te laat en verander je de vergadertijden (of annuleer je ze helemaal!) Op het laatste moment? Het is waarschijnlijk omdat je te veel vastlegt en probeert het in evenwicht te brengen door verlovingen in realistische tijdvakken te persen. Je weet wat ik bedoel: drie back-to-back statusvergaderingen boeken met slechts vijf minuten tussendoor, ook al kunnen gesprekken overlopen en ga je van het ene eind van het kantoor naar het andere. Het lijkt alsof je het meeste uit je tijd haalt, maar uiteindelijk ben je zo druk bezig dat je waardevolle kansen misloopt om een project daadwerkelijk vooruit te helpen.
Oplossing: zeg 'Nee' meer
De eerste stap hier is om te erkennen dat "nee" niet het ergste is wat je kunt zeggen. "Ja, ik zal er zijn", gevolgd door "Sorry, ik ben 20 minuten te laat!" Maakt eigenlijk een slechtere indruk. Als je je hele dag doorbrengt met het wisselen van de ene vergadering naar de volgende, en dan tijd verspilt met verontschuldigen en uitleggen, zul je de middag uitgeput eindigen en het gevoel hebben dat je niet alles hebt bereikt wat je wilde doen.
Wees eerlijk met jezelf over deadlines, de vereiste tijdsbesteding, hoe je vaardigheden passen en vergelijkbare details om te bepalen waaraan je je tijd moet besteden. Je leert strategisch ja te zeggen in plaats van tegen alles ja te zeggen.
Probleem 3: u wordt voortdurend afgeleid door internet
Hoe lang is het geleden dat je je e-mail of Facebook hebt gecontroleerd? Wees eerlijk: staan deze sites op dit moment al op een ander tabblad open? De gemiddelde persoon heeft zelfs vijf sociale media-accounts en besteedt bijna twee uur per dag aan deze netwerken. Gezien het feit dat de meeste mensen acht uur per dag werken, is dat bijna een kwart van je dag!
Oplossing: oefen zelfcontrole (of, realistischer, installeer apps om het gebruik te beperken)
De ultieme manier om jezelf te beschermen tegen online afleiding is zelfbeheersing. Als u niet altijd via e-mail toegang moet hebben tot uw werk, stel dan een bepaalde tijd in om ze te controleren, bij voorkeur niet tijdens uw "gouden uren". Voor mij is dat 's middags wanneer ik moe word van schrijven en moeite heb om blijf gemotiveerd. Dat is het moment waarop ik ongeveer 30 minuten besteedde aan het beantwoorden van niet-essentiële e-mails die ik eerder negeerde, mijn sociale nieuwsfeeds opfrissen en een paar blogposts lezen.
Natuurlijk wil ik op sommige dagen gewoon op e-mail zitten en Facebook bekijken en niets anders doen. Op dat moment zal ik een blokkeersysteem gebruiken dat me verhindert toegang te krijgen tot bepaalde websites op bepaalde tijdstippen van de dag. Ik vind de browserplug-in Focus leuk, maar er zijn talloze andere blokkeringssystemen, zowel gratis als betaald, die het lukken.
Probleem 4: Je bent multi-tasking
Springen tussen taken, staren naar lange lijsten met taken en proberen meerdere taken tegelijk uit te voeren, leiden allemaal tot een druk leven. Het is moeilijk om iets voor elkaar te krijgen als je alles in één keer probeert te doen. Als er zoveel om je heen gebeurt, is het geen wonder dat je het gevoel hebt dat je verdrinkt.
Oplossing: probeer een andere strategie
Hoewel het een paar extra minuten aan de voorkant kost, zal het benaderen van elke taak met focus en duidelijkheid een beter eindproduct opleveren. Wanneer je je in de verleiding voelt om door te gaan naar een andere taak, vraag jezelf dan af: is het een goed idee om nu van modus te veranderen? Moet ik een pauze nemen? Of ben ik nu in de zone en laat ik me alleen maar afleiden door mijn steeds groeiende takenlijst?
Rekening houdend met wat we weten over multitaskingstijdverlies, is het waarschijnlijk beter om een productiviteitsmethode zoals de Pomodoro-techniek of de actiemethode te testen als je het gevoel hebt dat je veel verschillende dingen in slechts een paar uur moet bereiken.
Probleem 5: u verwacht dat productiviteit gewoon zal gebeuren
Sorry, maar zo eenvoudig is het niet. Naar het werk gaan en productief zijn, lijken valselijk geïdentificeerd als synoniemen. Mensen gaan ervan uit dat wanneer ze door de deur lopen, ze zich magisch gemotiveerd voelen om dingen voor elkaar te krijgen.
Oplossing: zoek een systeem dat voor u werkt
Er is meer dan één manier om een takenlijst te organiseren. Zelfs verschillende plannings-apps hebben verschillende doeleinden (aka, niet alleen Wunderlist gebruiken om alles op te schrijven is niet de meest efficiënte manier om alle projecten af te handelen).
Om erachter te komen of een nieuw systeem werkt, houdt u een productiviteitsdagboek bij waarin u kunt bijhouden op welk tijdstip van de dag u het beste hebt gewerkt, wat u heeft geholpen bij het uitvoeren van uw verschillende taken en hoe u zich voelde toen u het kantoor verliet. Naarmate de tijd verstrijkt, kunt u terugkijken, patronen vinden en vaststellen waar verbeteringen nodig zijn. Er zijn zoveel systemen en apps die er gewoon een voor je moet zijn. Of het nu zo eenvoudig is als het spelen van omgevingsgeluid op een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking, of zo complex als meerdere browser-add-ons.
Productiviteit is slechts zo goed als de moeite die u bereid bent erin te steken. Maar zoals basketbalcoach John Wooden zegt: "Verwar activiteit niet met prestatie." Houd bij het werk om een productiever individu te worden het einddoel in gedachten: je moet de tijd en moeite steken in het maken van alle tips en trucs die u voor u hoort werken.
