Zelfs als u niet in IT werkt, werkt u vrijwel zeker op de een of andere manier met technologie: spreadsheets maken, webpagina's bijwerken, klantinformatie uit databases controleren of alleen e-mails lezen. En, zoals je waarschijnlijk hebt gemerkt, werkt technologie niet altijd zoals je zou willen, of erger, zoals het zou moeten. Dat betekent dat u soms met uw technische team moet samenwerken om problemen op te lossen.
Maar zoals iedereen die aan een van deze interacties heeft deelgenomen weet, verloopt het niet altijd soepel. Om ervoor te zorgen dat u de hulp krijgt die u nodig hebt en dat de technische experts u altijd graag helpen, zijn hier praktische tips voor communicatie met het team op een manier die goed werkt voor beide partijen.
1. Een noodgeval
Voorbeeld: "De site is offline!"
Uw digitale wereld crasht, of misschien crasht alleen de server van uw bedrijf. Wat de crisis ook is, u moet onmiddellijk contact opnemen met uw technische team, maar zonder in paniek te raken, in paniek te raken en bureaus om te draaien. Nee, je moet dit op de juiste manier doen omdat het zo kritisch is. Dat betekent dat je de feiten zo snel en duidelijk mogelijk naar het technische team moet brengen.
Maar een waarschuwing voordat u die e-mail in hoofdletters verzendt of een ontwikkelaar op zondagochtend belt: zorg ervoor dat de situatie echt "leven of dood" is. Voor de meeste bedrijven betekent "leven en dood" de bottom line . Met andere woorden, is het een probleem dat u, uw collega's of uw bedrijf stopt of ernstig belemmert om klanten goed te kunnen bedienen? Ja? Ga verder. Nee? Haal diep adem.
Weet u niet zeker wat als een noodgeval wordt beschouwd? Vraag je baas of er een beleid is, en zo ja, de vastgestelde procedure om te volgen in het geval dat het ergste gebeurt. Als geen van deze dingen bestaat, maak dan een snelle chat met uw technisch manager of hoofdontwikkelaar over de mogelijkheid om een systeem op te zetten. De kans is groot dat het IT-team niet alleen uw interesse zal waarderen, maar ze zullen ook blij zijn dat dit in de toekomst tot minder valse alarmen zal leiden. (Zelfs technische enthousiastelingen vrezen een noodgeval met een server om 23.00 uur.)
2. Interne bugs
Voorbeeld: "Als ik op de knop 'Volgende' klik, word ik niet naar de volgende pagina geleid."
Dit keer is het probleem geen bedreiging voor het bedrijfsleven, maar het is een irritante fout die het uitvoeren van taken uitdagend maakt. Je kunt misschien doorgaan met je dag door de bug te omzeilen, maar je moet deze niet gewoon negeren.
Nogmaals, u moet elk ingesteld protocol voor rapportage volgen. (En, terug naar nummer één, kunt u helpen bij het opzetten van een rapportagesysteem als er momenteel geen bestaat.) Vergeet niet om zoveel mogelijk relevante informatie op te nemen wanneer u uw rapport indient.
Een droomrapport zou het volgende bevatten:
- Wat je probeerde te doen
- Wat gebeurde er toen je het deed
- Het apparaat en besturingssysteem dat u gebruikte
- Betrokken software
- Een screenshot van het probleem
Hoewel deze informatie vervelend kan zijn om weg te schrijven, helpt het technische team het probleem sneller te diagnosticeren. Wilt u bonuspunten (en uw problemen sneller behandeld)? Verbeter je technische voorwaarden om over de bug te praten. Het bespaart alle betrokkenen veel giswerk.
3. Een dringende update
Voorbeeld: "De klant heeft zijn homepage bijgewerkt met EOD."
Keer terug naar crisis centraal. Maar deze keer ben jij degene die de rush in gang zet. Dat betekent dat u extra gevoelig moet zijn voor uw IT-personeel. Wees heel duidelijk over wat er moet gebeuren. En als u hulp nodig hebt met verschillende items, laat het team dan de prioriteit van elk item weten, voor het geval alles niet tegelijkertijd kan worden gedaan.
Vraag in plaats van te eisen dat het technische team alles laat vallen om u te dienen, hoeveel tijd zij denken dat nodig is om de verandering te maken. Als het niet zo snel kan als u wilt, moet u duidelijk maken waarom de taak zo dringend is (wat u zich kunt herinneren?) En duidelijk maken dat u hier bent om het zo snel mogelijk te voltooien.
Het is ook belangrijk om te onthouden dat alleen omdat je iets nodig hebt, dat niet altijd mogelijk maakt. Ga er altijd van uit dat voordat u met uw dringende taak arriveerde, het technische team aan een ander project (of twee of drie) werkte met een deadline.
Ja, je hebt waarschijnlijk legitiem meteen iets nodig om te doen, maar is er een tijdelijke of snelle oplossing (zoals alleen het corrigeren van de typefouten en verbroken koppelingen) die nu zou werken? Zo ja, ga daar dan mee akkoord. Stel vervolgens een tijdlijn op voor de rest van het project die werkt voor alle betrokkenen.
4. Een (kleine) suggestie
Voorbeeld: "We moeten een manier creëren waarop lezers op onze blog kunnen reageren met hun Facebook-profielen."
Heb je een slim idee waarvan u denkt dat het de app of website van uw bedrijf zou verbeteren? Misschien heb je iets door. Maar dat betekent niet dat u zich naar het technische team moet haasten en lof verwachten voor uw idee. In plaats daarvan moet je slim en respectvol zijn met hoe je het benadert.
Laat de ontwikkelaars of ontwerpers weten waarom u denkt dat uw idee de moeite waard is om te implementeren ("Ons marketingteam heeft zojuist enkele statistieken gedeeld over hoe actief onze klanten op Facebook zijn, en ik denk dat dit ons kan helpen de betrokkenheid bij de site te verbeteren"). Maar houd tegelijkertijd rekening met de beperkingen van tijd en geld waarmee iedereen wordt geconfronteerd. En vergeet niet de kennis en meningen van uw IT-professionals te respecteren. Overweeg het gebruik van "kon" in plaats van "zou" om te voorkomen dat het klinkt alsof u al de juiste antwoorden kent.
Als ook het bedenken van dit soort ideeën een vast onderdeel van je werk is, probeer dan te leren over ontwikkeling of ontwerp. Zelfs wat basiskennis kan u helpen meer bruikbare en realistische suggesties te doen.
5. Een groot idee
Voorbeeld: "Hoe zit het met het opnieuw ontwerpen van de hele startpagina?"
Soms wil je dingen opschudden. En uw inzichten als buitenstaander kunnen (soms) precies zijn wat nodig is om de strategie of het merk van uw bedrijf op te frissen.
Maar laat je niet meeslepen door je revolutionaire driften. Nogmaals, u moet uw ontwerp- of ontwikkelteam vertellen waarom u denkt dat de verandering noodzakelijk is. En aangezien dit een grote revisie is waar je het over hebt, moet je bereid zijn om de kosten en tijd te rechtvaardigen die nodig zijn om het te laten gebeuren.
Je kunt het idee aantrekkelijker laten klinken als je een manier kunt vinden om te helpen. Misschien kun je een bètatester zijn. Of u kunt een kopie schrijven. Of misschien kunt u het technische team uw stagiair lenen om een paar (eenvoudiger) aspecten van het proces te helpen onderzoeken. Elke manier waarop je erbij kunt komen, zal de belasting verlichten, wat betekent dat je grote idee sneller werkelijkheid kan worden.
Of u nu een tijdgevoelige taak of gewoon een creatieve suggestie voor verbetering nodig hebt, als u weet hoe u uw technische team kunt benaderen wanneer u hun hulp nodig hebt, zullen beide taken gemakkelijker worden en kan iedereen beter samenwerken - idealiter leidt dit tot minder verwarrende e-mails die stress iedereen uit.
