Bij mijn laatste baan was een van de senior teamleden berucht om het versturen van e-mails op alle uren van de dag of nacht. Het was niet ongebruikelijk dat ik om 23.00 uur naar bed ging en wakker werd met een lege inbox, behalve die van haar, extreem korte en to-the-point e-mail. Ondanks dat ze me nooit bij naam noemde, en in feite zelden enige begroeting voor haar directe vraag opnam, slaagde ze er op de een of andere manier nooit in om onbeleefd of veeleisend te klinken.
Samen met een "bedankt!" Na wat het ook was dat ze beantwoord moest worden, ondertekende ze haar naam altijd met een x. Nu, een x, zoals u ongetwijfeld weet uit de liefdesbrief die "xoxo" sluit, vertegenwoordigt meestal een kus; in het scenario op de werkplek is het echter gewoon een vriendelijk gebaar, veel minder formeel dan het afsluiten met een "Beste" of "Met vriendelijke groet".
U kunt er zeker van zijn dat deze momenteel populaire handtekening niet de enige manier is om te voorkomen dat uw korte berichten onbeleefd klinken; er zijn in feite minstens vijf eenvoudige manieren om uw e-mails beleefd te houden, ongeacht het aantal (of weinig) woorden dat u schrijft. U zult niet alle vijf deze ideeën elke keer willen toepassen, en die u gebruikt, hangt sterk af van uw doelgroep en uw relatie en comfortniveau met die doelgroep, maar het zijn goede richtlijnen. En ze zullen je hopelijk een hoop tijd en energie besparen, zodat je je kunt concentreren op belangrijkere dingen.
1. Gebruik uitroeptekens
Maar niet teveel. Ik ben behoorlijk uitgeschakeld als elke regel eindigt met het uitroepteken. Je hebt niet even sterke gevoelens voor alles wat je zegt. Laat me niet eens beginnen met het opnemen van twee of drie om een zin of idee te sluiten (ik bewaar die voor sms'en met mijn vrienden, en dat zou jij ook moeten doen). Kies uw onderbrekingen met hoog volume op een verstandige manier en alsjeblieft, oefen terughoudendheid uit.
Probeer dit:
Verzonden vanuit mijn externe geheugen.
Overweeg voordat u iets verzendt, met wie u communiceert en bedenk manieren om het kort te houden op basis van waar u zich in de discussie bevindt. Houd in gedachten: als je heen en weer gaat, kun je meestal de begroeting en handtekening helemaal laten vallen.
Een ding dat ook het vermelden waard is, is het belang van aandacht voor wat je beantwoordt. Korte antwoorden kunnen onbeleefd zijn als u eenvoudig reageert met een "Klinkt goed!" Als het een antwoord op een vraag of een soort feedback verdient, zijn die twee woorden moeilijk voor de ontvanger om te verteren, met of zonder het uitroepteken.
Bottom line: Ken uw doelgroep en stuur met alle middelen gedetailleerde paragrafen als de situatie daarom vraagt, maar richt u op de vele gevallen waarin short ook zoet kan zijn.
