Trello is een projectbeheertool in Kanban-stijl die een visuele manier is om alle taken te zien die u of uw team nodig heeft om te voltooien, waardoor u gemakkelijker kunt zien wat iedereen in het team op een bepaald moment doet. Het is ook gratis, wat betekent dat het toegankelijk is voor kleine en grote groepen, evenals voor individuen die een bedrijf runnen of die persoonlijke taken willen bijhouden. Onder de hulpmiddelen voor projectbeheer is Trello een van de gemakkelijkste om te gebruiken en te implementeren, maar de interface met lege slate kan een beetje ontmoedigend zijn. Gelukkig hebben we enkele tips om jou en je team te helpen het beste uit Trello te halen, ongeacht wat je ermee gebruikt om te volgen.
Wat is Kanban?
De Kanban-stijl van projectbeheer is geïnspireerd op een Japans productieproces dat Toyota eind jaren veertig implementeerde. Het doel was om de efficiëntie in zijn fabrieken te verhogen door de voorraad in realtime te volgen, met behulp van kaarten die tussen de werknemers op de vloer werden gepasseerd. Wanneer een bepaald materiaal opraakt, zouden werknemers dit noteren op de kaart, die naar de leverancier zou gaan, die vervolgens het gevraagde materiaal naar het magazijn zou verzenden. Deze kaarten werden vaak Kanban genoemd, wat betekent: teken of billboard in het Japans.
Dus hoe vertaalt dit zich naar projectmanagement? Software zoals Trello neemt dit concept van het doorgeven van kaarten en zet het in een visuele interface, waar taken worden neergelegd op een bord en afgestemd op de werkcapaciteit van een team. In de basis heeft een bord drie secties, zoals in de afbeelding hierboven: doen, doen (of in het proces) en klaar zijn. Teams kunnen deze tool echter op elke manier gebruiken die voor hen werkt. Sommige teams geven de voorkeur aan een echt bord, terwijl anderen het gemak van een virtuele oplossing willen, zoals Trello.
Trello gebruiken
Trello maakt gebruik van borden, die lijsten bevatten, die uit kaarten bestaan. Besturen kunnen projecten voorstellen (herontwerp van de website, renovatie van de badkamer), lijsten kunnen worden gebruikt voor taken (afbeeldingen, tegels) en kaarten kunnen subtaken of opties bevatten (huur een ontwerper, tegelformaten en kleuren).
Als u eenmaal heeft besloten hoe u uw lijsten moet organiseren, kunt u beginnen met het toevoegen van kaarten, die op hun beurt kunnen beschikken over checklists en labels. Checklists zijn een manier om taken op te splitsen in subtaken. Als u bijvoorbeeld Trello gebruikt om een vakantie te plannen, heeft u misschien een kaart voor een restaurant dat u wilt proberen, met een checklist die een reservering maakt, onderzoek doet naar de beste gerechten die u kunt krijgen en het controleren of het kindvriendelijk is . Labels kunnen worden gebruikt om de status van een kaart (goedgekeurd, ingediend, enz.) Of categorie (wetenschap, technologie, kunst, enz.) Of elke gewenste tag weer te geven. Vervolgens kunt u een zoekopdracht uitvoeren die alle wetenschapsgerelateerde kaarten of alle goedgekeurde kaarten ter sprake brengt. U hoeft echter geen titel aan een label toe te voegen; u kunt ze ook gebruiken voor kleurcodering (er zijn maximaal 10 kleuren beschikbaar, er is een kleurenblinde optie beschikbaar).
Terwijl u begint te werken aan en taken voltooit, kunt u gemakkelijk kaarten slepen en neerzetten van de ene naar de andere lijst en uiteindelijk kaarten en lijsten archiveren zodra de interface onpraktisch wordt.
U kunt kaarten toewijzen aan teamleden en opmerkingen, bestandsbijlagen, labels met kleurcodes en vervaldatums toevoegen. Teamleden kunnen @ vermelden in reacties om een gesprek te starten. U kunt bestanden uploaden vanaf uw computer en vanuit cloudopslagservices, waaronder Google Drive, Dropbox, Box en OneDrive.
Ook inbegrepen is een handige e-mailintegratie. Elk bord heeft een uniek e-mailadres dat u kunt gebruiken om kaarten (taken) te maken. U kunt ook bijlagen naar dat e-mailadres verzenden. En het beste is dat als u een e-mailmelding ontvangt, u deze direct kunt beantwoorden in plaats van Trello te starten.
Meldingen, inclusief vermeldingen en opmerkingen, zijn beschikbaar via mobiele apps, een desktopbrowser en via e-mail. Trello heeft apps voor iPhone, iPad, Android-telefoons, tablets en horloges en Kindle Fire-tablets.
Trello biedt meer dan 30 add-on-functies en -integraties, die power-ups worden genoemd. Voorbeelden van power-ups zijn een kalenderweergave, een kaartrepeater voor terugkerende taken en integratie met Evernote, Google Hangouts, Salesforce en meer. Gratis accounts bevatten één power-up per board.
Alle kernfuncties van Trello zijn gratis, maar er is een betaalde versie genaamd Trello Gold ($ 5 per maand of $ 45 per jaar) die extraatjes toevoegt, waaronder drie power-ups per board (in plaats van één). Het bevat ook aantrekkelijke bordachtergronden en stickers, aangepaste emoji's en grotere bijlagen-uploads (250 MB in plaats van 10 MB). Trello biedt één gratis maand Gold-lidmaatschap voor elke persoon die je tot Trello vergezelt, tot 12 maanden.
Zoals we al zeiden, is Trello op het eerste gezicht een beetje intimiderend omdat er niet veel beperkingen zijn aan hoe je het kunt gebruiken. Aan de ene kant kun je borden maken die laten zien wat je hebt voltooid, waar je aan werkt en wat de toekomst biedt. Aan de andere kant kun je dieper gaan door takenlijsten te maken die zijn onderverdeeld in categorieën of afdelingen.
Je kunt Trello gebruiken om alles te volgen, van persoonlijke taken tot professionele projecten tot het plannen van evenementen, maar hier zijn een paar voorbeelden uit de praktijk om je op weg te helpen.
Trello gebruiken om een thuisvernieuwing te beheren
Stel dat u van plan bent een of meer kamers in uw huis te renoveren. Als je ooit een renovatie hebt overleefd, weet je dat er veel bewegende delen zijn en veel verrassingen, hoe voorzichtig je je ook voorbereidt.Het organiseren van alle beslissingen die je moet maken in Trello, kan helpen het project op schema te houden. Laten we zeggen dat je een keukenrenovatie plant. In dit geval kunt u een bord maken met de naam Keukenvernieuwing en vervolgens lijsten toevoegen die zijn toegewezen aan elk element dat u vervangt.
Het keukenvernieuwingsbord kan lijsten bevatten voor:
- Potentiële aannemers
- Elk apparaat dat u vervangt
- cabinetry
- Werkbladen en backsplash
- bevloering
- Loodgieter
- Elektrisch
De kaarten voor elke lijst bevatten de afmetingen, het budget en moeten over functies beschikken, evenals alle modellen die u overweegt. Kaarten voor loodgieterswerk kunnen pijpvervanging, nieuwe waterlijn, evenals de geschatte prijs omvatten, en verwante zaken, zoals wateronderbrekingen. U kunt eenvoudig afbeeldingen bijvoegen van de materialen en apparaten die u overweegt, en een koppeling maken naar productvermeldingen zodat u een prijs kunt kopen. Nadat u een beslissing hebt genomen, kunt u labels gebruiken om het product of materiaal een naam of kleurcode te geven.
Ten slotte kunt u voor elke kaart checklists maken. Een koelkastkaart kan bijvoorbeeld een checklist hebben met de verwijdering van de oude koelkast en het installeren van een waterlijn voor de ijsmachine.
Als u verschillende kamers wilt renoveren, maakt u gewoon een bord voor elke kamer en geeft u een overzicht van alles waar u rekening mee moet houden; voeg continu lijsten en kaarten toe en verplaats elementen wanneer nodig.
Nodig andere gezinsleden uit voor uw boards en wijs ze kaarten toe om het benodigde werk te verspreiden, zoals product- en prijsonderzoek, planning en andere logistiek. Trello heeft een openbaar renovatieplatform dat u naar uw eigen account kunt kopiëren.
Een vakantie plannen met Trello
Reizen met meerdere familieleden of vrienden kan snel ingewikkeld worden. Gebruik Trello om een bestemming te kiezen, activiteiten te plannen en transport te plannen. In dit geval zou je een bord kunnen hebben met mogelijke plaatsen om te bezoeken, en een ander voor de reis als je eenmaal hebt besloten waar je naartoe gaat.
Het Trip-bord kan lijsten bevatten voor:
- Vlucht opties
- Grondtransport
- Hotels, Airbnb-advertenties, hutverhuur en campingsites
- Toeristische attracties
- Restaurants en voedselwinkels
Onder het bord met potentiële bestemmingen zou u een lijst voor elke plaats maken met kaarten voor reistijd, budget, voor- en nadelen en eventuele andere overwegingen. De lijsten op het reisbord bevatten kaarten voor luchtvaartmaatschappijen, huurauto's, opvallende gerechten in de omgeving en attracties zoals musea, winkels en wijken om te verkennen. Als u besluit om op cruise te gaan, kunt u lijsten maken voor dingen die u aan boord moet doen en voor de geplande stops, evenals het transport dat nodig is om naar het schip te gaan. Gebruik labels om geselecteerde items aan te geven of om kanshebbers te markeren nadat u uw keuzes hebt beperkt. Voeg checklists toe aan kaarten voor het boeken en plannen van tours of cruise-evenementen. Trello heeft ook een openbaar vakantiebord dat je als uitgangspunt kunt gebruiken.
Persoonlijke doelen en projecten bijhouden
Of je nu op zoek bent naar het opruimen van de rommel in je huis of in je garage, een hobby neemt of meer traint, je kunt het gemakkelijk volgen in Trello. Maak besturen voor nieuwjaarsresoluties of voor meerstapsprojecten, zoals zolderopruiming of thuiskantoor.
Maak voor een resolutiescherm een lijst voor elke resolutie en vervolgens kaarten voor de manier waarop u ze kunt implementeren, zoals lid worden van een sportschool, dagtochten maken of thuis fitnessapparatuur aanschaffen. Gebruik de lijsten in een persoonlijk project om de grote taken op te splitsen, met kaarten voor subtaken. Een veerschotel kan bijvoorbeeld lijsten bevatten voor kamers en andere delen van het huis. Lijsten hebben kaarten voor bijbehorende taken, zoals benodigde schoonmaakbenodigdheden, een inventaris van items die u wilt verkopen, doneren of weggooien, en taken die u wilt uitbesteden, zoals glazenwassen of verwijderen van bomen.
Beheer van een freelance of consultancy bedrijf
Ten slotte, als u een eigen bedrijf heeft, kan Trello uw beste assistent zijn. Besturen kunnen projecten vertegenwoordigen, met lijsten voor elke fase of mijlpaal, en kaarten voor gerelateerde taken. Freelance-schrijvers kunnen Trello gebruiken voor het beheren van verhaallijnen en gepubliceerde werken.
Stel dat u een projectboard heeft voor een herontwerp van de website. Uw lijsten kunnen belangrijke taken bevatten, zoals het inhuren van een ontwerper en andere belangrijke rollen, evenals mijlpalen, zoals het kiezen van een kleurenschema, het beheren van lay-outs en het verkrijgen van goedkeuringen onderweg. Kaarten bevatten voorgestelde kleurenschema's en lay-outs en de stappen die nodig zijn om u voor te bereiden op vergaderingen. Een freelance schrijver kan platen hebben voor ideeën, publicaties en marketing. Lijsten kunnen stadia vertegenwoordigen, zoals in proces, ingediend en gepubliceerd, of u kunt labels gebruiken om dat te doen.
Trello is een eenvoudige maar krachtige tool, en het is de moeite waard er enige tijd aan te sleutelen. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, bladert u door de gebruikerscommunity van Trello, die openbare borden bevat die u naar uw account kunt kopiëren.
