Je werkt aan een groot project en je hebt een paar uur geblokkeerd om het echt uit te schakelen. Maar net als je de zone binnenkomt, komt je baas langs om wat papierwerk in te leveren. Dan komt uw collega langs om te praten over de vergadering van volgende week. Je telefoon gaat over. Je e-mail dings. Je wordt geconfronteerd met de ene verstoring na de andere. En wanneer u eindelijk teruggaat naar uw project, zijn al uw briljante nieuwe gedachten (om nog maar te zwijgen van motivatie) al lang verdwenen.
Helaas is het beheren van deze onderbrekingen niet zo eenvoudig als het sluiten van de deur van je kantoor (vraag gewoon de collega die denkt "moet ik wel of niet kloppen?") Of je collega's vertellen weg te gaan. (Ik kreeg een beetje een reputatie bij een eerdere baan voor een sterfstaart die ik gaf toen ik het te druk had om te chatten - laten we zeggen, niet de beste aanpak.)
Maar zoals ik heb geleerd, zijn er enkele eenvoudige, effectieve manieren om opnieuw scherp te stellen na onderbrekingen of, nog beter, om ze in de eerste plaats te voorkomen. Gebruik de volgende ideeën om te voorkomen dat onverwachte pauzes je uit je spel gooien.
Onderbrekingen vermijden
De beste manier om onderbrekingen te minimaliseren is door enkele proactieve stappen te ondernemen om ze te vermijden. Voordat u aan een groot project begint, probeert u deze benaderingen om er zeker van te zijn dat u daadwerkelijk de productieve tijd krijgt die u van plan was.
1. Communiceer met uw collega's
De knop Niet storen op uw telefoon is er niet alleen voor decoratie, net zoals uw afwezigheidsbericht is er niet alleen voor vrije tijd. Maak dus gebruik van deze aanpasbare technologie en stel berichten in om uw collega's te laten weten dat u niet beschikbaar bent. Wijzig uw afwezigheidsbericht om te zeggen dat u morgen op e-mails zult reageren. Blokkeer de tijd in uw Outlook-agenda als "Niet beschikbaar - Naam van het project", zodat goedbedoelende collega's die tijd niet zullen kiezen om langs te komen voor een chat. En wees niet bang om uw telefoon niet te storen. Niet-urgente berichten kunnen een paar uur in voicemail blijven en als iemand u nodig heeft, zullen ze u komen zoeken. (Opmerking: deze aanpak werkt niet als u het elke dinsdag doet. Gebruik het alleen voor grote, tijdgevoelige projecten.)
3. Ga naar een zin
Is het mogelijk om een onderbreking te voorkomen wanneer iemand letterlijk naar uw bureau loopt? Je wilt haar niet negeren of afsnijden om uit te leggen hoe druk je het hebt, dus de sleutel hier is om vooruit te lopen: een zin hebben die je altijd gebruikt om een gesprek te beginnen (en te beëindigen) wanneer je ook bent druk om te praten. Wanneer je iemand naar je toe ziet komen, zeg je: "Ik zit nu ergens midden in - kan ik morgen met je terugkomen?" Of "Ik word nu overspoeld, kun je me een vergaderverzoek sturen?" Hoe dan ook, ze weet dat opvolging op je takenlijst staat, maar dat is nu geen goed moment.
Opnieuw scherpstellen na een onderbreking
Hoewel u onderbrekingen kunt minimaliseren, kunt u ze natuurlijk niet altijd helemaal vermijden, vooral als er een tijdgevoelig probleem optreedt. Als het onvermijdelijke gebeurt, kunt u als volgt snel weer op het goede spoor komen.
1. Als je brainstormt
Stel dat u nadenkt over een komende campagne of een manier om een potentiële partnerorganisatie te benaderen wanneer een dringende e-mail binnenkomt. Wat nu? Hoewel je eerste instinct misschien is om alles te laten vallen en te reageren, probeer dan 20 seconden te pauzeren en een handvol sleutelwoorden te noteren, zodat je je ideeën niet helemaal zult verliezen. Als het nuttig is, neem dan pijlen op van hoe ze verbinding maken of andere symbolen om je geheugen op te joggen. Het hoeft er niet mooi uit te zien of voor iemand anders logisch te zijn - het enige dat telt is dat u uw gedachten kunt samenvoegen wanneer u achterover gaat zitten om te werken.
2. Als je schrijft
Een van de meest frustrerende dingen over gestoord worden tijdens het schrijven is het gevoel alsof je een ritme had en nu ben je het kwijt. In plaats van te verwachten dat je doorgaat waar je was gebleven, maak je een paar minuten de tijd om terug te gaan en de laatste paar alinea's die je hebt geschreven opnieuw te lezen. Gebruik deze tijd om mentale aantekeningen te maken van wat u dacht of waar u naartoe ging en laat hen u terug op het goede spoor brengen.
3. Als u niet opnieuw kunt focussen
Soms is opnieuw scherpstellen niet mogelijk. Misschien ben je op het punt gestoord te worden (een brandalarm, vandaag - echt?) Of heb je gewoon het gevoel dat je je mojo bent kwijtgeraakt. Forceer het in dit geval niet. Gun uzelf wat tijd om te decomprimeren en op te staan, rond te lopen of een kop koffie te halen. Het is ruimte voor u om weer rustig aan het project te denken (of laat u helemaal afleiden als dat nodig is), zodat u weer fris kunt beginnen wanneer u weer achter uw bureau zit.
Helaas gebeuren er onderbrekingen, dus het gaat erom hoe je ermee omgaat. Wees proactief en gebruik een aantal slimme strategieën om weer op het goede spoor te komen, en u zult productiever zijn (en niet te vergeten minder intimiderend voor uw collega's).
