Heb je net gemopperd? Je bent niet alleen. Ondanks het feit dat we 24/7 verbonden zijn met onze telefoons, hebben velen van ons eigenlijk een hekel aan de functie waarvoor ze zijn ontworpen: bellen en gebeld worden.
Ik snap het. Het onderbreken van uw werkdag om deel te nemen aan een telefoongesprek dat via e-mail had kunnen plaatsvinden - misschien veel efficiënter - kan hinderlijk zijn.
Maar wat kun je er precies aan doen? Er moet een beleefdere en professionele manier zijn om een telefoongesprek te vermijden dan door te zeggen: "Nee, bedankt, ik luister liever acht uur lang naar een soundtrack van nagels op een schoolbord", toch?
Ja inderdaad, dat is er. Als je een van de vele telefoon-avers bent die er is, is hier een gids op basis van wat je in de verleiding komt te zeggen wanneer iemand je vraagt om "op de telefoon te springen" - en wat er achter die gevoelens zit (en, jij weet wat je in plaats daarvan eigenlijk moet zeggen).
Je wordt verleid om te zeggen … "Ik ga alles vergeten wat je me vertelt, dus je kunt me ook e-mailen"
Telefoongesprekken kunnen efficiënt zijn, maar alleen als u actief betrokken bent bij wat er wordt besproken. Als je dat niet bent, zullen al die cruciale weetjes waarschijnlijk uit je hersenen vallen zodra je ophangt.
Kunt u aantekeningen maken? Absoluut. Maar als je op mij lijkt, zul je aan het eind van je gesprek terugkeren naar die krabbels en heb je geen idee wat ze eigenlijk betekenen. Of je kunt de focus verliezen tijdens die goedbedoelde telefoonchat en ervoor kiezen om door Twitter te scrollen of je boodschappenlijst te noteren in plaats van actief te luisteren naar het onderwerp bij de hand (ahem, schuldig als belast).
Hoe dan ook, dat telefoontje is zonde van je tijd, omdat je geen belangrijke informatie hebt bewaard.
Dat is een van de vele voordelen van e-mail. Je hebt documentatie om naar terug te keren wanneer je het nodig hebt - en je kunt er zeker van zijn dat het accuraat is (in tegenstelling tot je doodle van een zonnebloem met een cryptische notitie die zegt: "Vraag Jim!" Ernaast).
Gelukkig voor jou, dit is een volkomen gerechtvaardigde redenering om op te leunen wanneer je het nodig hebt.
Oh, en als je pogingen om aan dat telefoontje te ontsnappen niet uitpakken zoals je had gehoopt? Neem de tijd om te klagen en zorg er dan voor dat je klaar bent om te luisteren (denk maar aan - je wilt niet twee keer op de telefoon springen omdat je de eerste keer dingen hebt gemist!). Volg dat gesprek ook op met een e-mailoverzicht waarin actie-items worden gemarkeerd, zodat je nog steeds dat geschreven record hebt waar je op hoopte.
Zeg dit in plaats daarvan
“Ik zou dit gesprek indien mogelijk via e-mail willen starten. Op die manier heb ik aantekeningen om naar terug te verwijzen en kan ik gemakkelijk iedereen doorlussen die op de hoogte moet zijn. Als we nog steeds denken dat een oproep nodig is nadat we dit grondwerk hebben uitgelegd, kunnen we een tijdstip kiezen om te chatten. '
Je wordt verleid om te zeggen … "Ik heb nachtmerries over het feit dat je me iets gaat vragen dat ik niet kan beantwoorden"
Leg je eigen ego even opzij en geef dit aan jezelf toe: een deel van wat telefoontjes zo intimiderend maakt, is dat ze in realtime gebeuren.
Je moet veel meer nadenken dan je zou doen als je eenvoudigweg reageerde op een e-mail die je ruim de tijd geeft om je collega te vragen of Google te raadplegen.
Dus als je zenuwen je inspireren om ver weg te blijven van een telefoongesprek, helpt een reactie zoals hieronder hopelijk je om een gevreesde livechat te voorkomen - zonder je eigen onzekerheden te erkennen.
En hey, soms is het ook de moeite waard om jezelf uit je comfortzone te duwen. Vergeet niet dat als je een vraag wordt gesteld waar je het antwoord niet op weet, je altijd kunt delen dat je na hen via e-mail met hen terug moet communiceren.
Zeg dit in plaats daarvan
“Ik wil ervoor zorgen dat ik bereid ben je alle informatie te geven die je nodig hebt. Zou je me een e-mail willen sturen met de vragen die je wilt beantwoorden? Ik zal reageren op wat ik kan via e-mail en, indien nodig, kunnen we een gesprek plannen om de rest te bespreken. "
Je wordt verleid om te zeggen … "Ugh, ik hou er echt niet van om met mensen te praten"
Laten we hier gewoon een schop een schop noemen - telefoontjes kunnen echt een grote pijn zijn in de je-weet-wel.
U hebt genoeg vergaderingen en afspraken die uw planning overbelasten, en het laatste wat u wilt doen, is uw aandacht weer van uw eigenlijke werk aftrekken alleen maar om deel te nemen aan een gesprek dat u in uw eigen tijd via e-mail had kunnen afhandelen.
Natuurlijk zal een retort dat het feit blootlegt dat je liever met niemand praat waarschijnlijk niet al te best gaan.
Kader uw antwoord een beetje positiever door uit te leggen dat u iets hebt waarop u zich op dit moment moet concentreren en liever e-mail wilt als dat mogelijk is. Het geeft nog steeds je punt over - op een manier waardoor je er niet zo groot uitziet als een kluizenaar.
Zeg dit in plaats daarvan
“Ik zit midden in een groot project en ben daar nu vooral op gericht. Als je wilt, stuur me dan gerust je gesprekspunten en ik zal je in een e-mail bespreken wat ik kan. Als je daarna nog steeds denkt dat er een telefoontje nodig is, kunnen we er een plannen nadat dit project is afgerond. '
Je zult iets merken aan al deze reacties: ze geven nog steeds de optie om een telefoonchat te hebben als dit absoluut noodzakelijk is.
Ik probeer je hier niet te verraden, dat beloof ik. Het is echter belangrijk om te erkennen dat soms telefoontjes echt nodig zijn.
Ze kunnen efficiënter en effectiever zijn dan tientallen e-mails die heen en weer worden verzonden. En sommige gesprekken hebben het menselijke element nodig om hardop iets te zeggen, zoals harde feedback geven of een conflict op de werkplek uitpraten. Bovendien is telefoneren een belangrijke vaardigheid in veel banen - verkoop bijvoorbeeld - en uiteindelijk cruciaal voor uw succes.
Maar dat neemt niet weg dat er enkele telefoongesprekken zijn die het waard zijn om te worden omgezet in e-mailuitwisseling. Gebruik in die scenario's de antwoorden die ik hier heb uiteengezet en je zult (hopelijk!) Een gevreesde telefoon vermijden op een manier die nog steeds beleefd, professioneel en productief is.
