Zelfs wanneer uw e-mails geen onmiddellijk antwoord vereisen, denken bepaalde mensen dat ze dat wel doen.
Dus als we een paar uur van het net af zijn - misschien vanwege een afspraak met een arts of een vergadering zonder laptop - beginnen mensen zich af te vragen of we gezond en wel zijn (en nog belangrijker in hun hoofd, waarom we niet terug naar hen).
Daarom is een OOO-bericht handig! Serieus - het is niet alleen voor wanneer u op vakantie bent. Ze kunnen helpen de klap op te vangen wanneer je een behoeftige klant of een zeurende medewerker hebt, en ze zorgen ervoor dat je snel contact opneemt met mensen, zelfs als het alleen is om hen te vertellen dat je later zult reageren.
Hier zijn zes verrassende voorbeelden die u moet gebruiken (en sjablonen om die perfecte professionele boodschap te maken):
1. Wanneer u reist (voor werk)
U bent dus op oproep, maar u kunt uw telefoon niet opnemen omdat de stewardessen u hebben gezegd dat niet te doen. Door een OOO-bericht te gebruiken, kunnen mensen weten dat je hun e-mail hebt ontvangen, begrijpen dat het belangrijk is en zullen ze contact met je opnemen zodra je landt.
Hoi,
3. Wanneer u zich in een slecht wifi-bereik bevindt
Er is niets vervelender dan het draaien van het spinnewiel als u op verzenden drukt op een cruciale e-mail. Door een OOO aan te trekken, laat je zien dat je probeert te reageren, maar dat letterlijk niet kan.
Hoi,
4. Wanneer u een (lange) afspraak heeft
Voor het geval dat uw tandartsafspraak loopt tijdens de lunch, zet u een OOO aan zodat mensen weten dat u geen commissie meer heeft.
Hoi,
5. Wanneer u heads-down werkt
We weten allemaal dat e-mail een serieuze productiviteitsverhinderaar kan zijn, dus als het op uw kantoor gepast lijkt, kunt u een OOO gebruiken om anderen te vertellen dat u zich wilt concentreren en dus uw berichten een paar uur niet wilt controleren.
(Voordat u dit doet, neemt u echter contact op met uw baas om te controleren of dit geen invloed heeft op workflows.)
Hoi,
6. Wanneer het buiten openingstijden is
En als u merkt dat klanten uw avonden of weekends niet respecteren (en het is duidelijk in uw functiebeschrijving dat u dan niet beschikbaar hoeft te zijn), probeer deze dan te gebruiken om hen te trainen om alleen tijdens werkuren contact met u op te nemen. Nogmaals, ik zou contact opnemen met je baas om te controleren of dit is toegestaan.
Hoi,
Het gebruik van een OOO-bericht voor alledaagse (maar tijdrovende) situaties zal niet alleen alle zorgen van uw contact op uw gemak stellen, maar het zal ervoor zorgen dat u uw uitstekende online reputatie behoudt. Bovendien helpt het je om gezondere e-mailgewoonten te creëren - omdat je beseft dat de meeste e-mails niet echt urgent zijn, heb je geen OOO nodig om te weten dat het OK is om niet meteen te reageren.
