Het is niet altijd eenvoudig om het lef om werk te delegeren te vergroten.
Je moet misschien vechten tegen je eigen micromanaging, perfectionistische neigingen, en weerstand bieden aan de drang om je werknemers een 17-stappenplan of pijnlijk gedetailleerde instructies te geven. Je zult vrede moeten sluiten met het feit dat alleen omdat iemand iets anders doet, niet betekent dat hij of zij het verkeerd doet .
Maar wat gebeurt er als het definitieve concept op je bureau komt en het is gewoon slecht?
Wat als het vol typefouten zit? Wat als de lay-out helemaal verkeerd is of als uw richtlijnen flagrant zijn genegeerd? Wat als uw werknemer uw richtlijnen volgt, maar het resultaat nog steeds overweldigend is?
Het is echt verleidelijk om die verantwoordelijkheden terug te pakken en dit te zien als een bevestiging dat je altijd gelijk had - niemand kan worden vertrouwd, en als je iets goed wilt doen, moet je het zelf doen!
Vertraag je rol, vriend. Voordat je de handdoek in de ring gooit, moet je je een weg banen door deze zeven stappen.
1. Praten in persoon (of ten minste aan de telefoon)
Iemand vertellen dat ze haar werk opnieuw moet doen, is altijd een beetje moeilijk en het kan moeilijk zijn om geduld, empathie, warmte of humor uit te drukken via e-mail.
Als je elkaar niet persoonlijk kunt ontmoeten, streef dan naar een videochat of een telefoongesprek. Op die manier kun je het ongemakkelijke gesprek temperen met een warme, vriendelijke stem.
2. Begin met iets dat je waardeert
Complimenteer indien mogelijk iets heel specifieks, zoals het lettertype dat hij heeft gekozen, zijn perfecte grammatica, of het feit dat hij dit van tevoren heeft omgezet, zodat hij dat succes in de toekomst kan repliceren.
Wanneer je het gesprek positief begint, creëer je een veilige ruimte zodat je het andere, minder positieve nieuws kunt brengen zonder defensiviteit te activeren. (Zorg er wel voor dat je oprecht bent en niet iets leuks verzint als onderdeel van een "compliment sandwich".)
3. Herhaal wat u zocht en waarom
Beschrijf vervolgens hoe het werk niet overeenkomt met uw verwachtingen en wees zo specifiek mogelijk. "Ik zou graag wat veranderingen willen zien" is lang niet zo constructief als, "Ik ben op zoek naar een leukere, aantrekkelijkere toon, een meer verleidelijke introductie en meer beknopte zinnen."
Dus in plaats van te zeggen dat de marketingpresentatie 'het doel heeft gemist' en het daarbij laat, herinnert u uw werknemer eraan hoe belangrijk het is om zich te concentreren op de doelgroep. Als het bericht hen niet bereikt - dan is het al het harde werk voor niets. Deel vervolgens enkele verschuivingen die je graag wilt zien, zoals extra dia's over impact.
4. Vraag om ideeën voor wijzigingen
Ziet uw medewerker ook verbeterpunten? Of weet hij niet zeker hoe en waar hij de dingen anders zou doen?
Hoewel u specifieke feedback wilt geven, moet u de neiging weerstaan om elke plaats aan te wijzen waarop u wijzigingen wilt zien. Deel in plaats daarvan enkele specifieke suggesties en vraag hem vervolgens te beschrijven welke kansen hij ziet om het project te verbeteren. Dit zal je helpen te controleren of je op dezelfde pagina bent - en het zal hem helpen om potentiële misstappen voor zichzelf in de toekomst te ontdekken.
5. Vraag wat het meest uitdagend voelt
Van de veranderingen die je haar hebt gevraagd aan te brengen, wat is het meest ontmoedigend of verwarrend? Heeft ze moeite met kopiëren bewerken? Begrijpt ze de software die ze moet gebruiken?
Geef haar nog een gelegenheid om opheldering en hulp te vragen.
6. Probeer het nog een keer
De eerste paar keer dat je delegeert, zou je jezelf gewoon kunnen schoppen en denken: "Het is sneller als ik dit zelf doe!" En ja, de eerste keer dat je traint - en corrigeert - kan het langer duren dan als je de werk alleen.
Zodra de andere persoon echter begrijpt wat u wilt en hoe u dit kunt doen, kunt u meer en meer projecten overhandigen en tijd vrijmaken om het werk te doen waar u echt van houdt.
7. Bekijk het tweede concept en lof, gids of opnieuw toewijzen
Wat vindt u van de tweede poging van uw afgevaardigde? Als ze 80% onderweg is (en dit project moet ze repliceren), herhaalt u stap één tot en met zes. Herinner jezelf anders aan de 80/20 regel, prijs haar verbeteringen, vermeld de extra diensten die je toevoegt en voltooi het werk zelf.
Als het resultaat 50 tot 80% van de weg daar is, deel die mening. Samen kunnen u en uw afgevaardigde beslissen of het een nieuwe poging waard is en dan de stappen één tot en met zes opnieuw doorlopen.
Als het resultaat nog steeds minder dan 50% is? Borgtocht. Je tijd wordt beter besteed aan het vinden van iemand anders om dit project aan toe te wijzen of opnieuw te bezoeken als dit echt een taak is die het waard is om te delegeren.
Met dit plan zou je de tweede keer de resultaten moeten kunnen krijgen die je wilt. En hopelijk zullen deze gesprekken je helpen om vanaf nu de beste resultaten te behalen - de eerste keer.
