Hoe breng je je nieuwe aanwerving uit de klas naar de bestuurskamer? Van 02:00 roddels over pizzaparty's tot gekoeld watergekoeler? Van studentenfeest tot cocktail party op kantoor?
Eén woord: voorbereiding.
Voor veel afgestudeerden is de overgang van afstuderen naar hun eerste echte baan zenuwslopend. Waarom? Omdat het onbekend terrein kan zijn. Het starten van hun carrière kan voelen als een complete 180 van de klassieke academische structuur waar afgestudeerden sinds de kleuterschool aan gewend zijn geraakt.
Maar met een beetje geduld en coaching kunt u uw nieuwe aanwervingen op gang brengen. Hier zijn zeven veel voorkomende problemen, compleet met oplossingen.
1. Ze kleden zich niet passend
Dus je nieuwe aanwerving kwam op haar eerste dag meer geschikt voor Coachella dan een kantoor. Het is belangrijk om te onthouden dat de overgang van schoolgarderobe naar kantoorkleding niet noodzakelijkerwijs eenvoudig is. (Omdat we ons allemaal herinneren hoe casual die 8 AM-klasse was.)
Knijp dit probleem in de kiem door de dresscode te verduidelijken als onderdeel van de inleidende training die je voor die dag hebt gepland. En voor uw volgende nieuwe aanwerving, zorg ervoor dat u kledingcode-informatie opneemt in het welkomstpakket van de acceptatiebrief.
2. Ze hebben een spoedcursus nodig bij het schrijven van een e-mail
Elk kantoor heeft zijn eigen manier om dingen te doen, inclusief standaard e-mailprotocollen die u van elke medewerker verwacht te weten. In plaats van te wachten op een ongepaste e-mail die u laat krimpen, laat u uw nieuwe medewerker weten wat (en niet) geschikt is op uw werkplek.
Goede regels om te vervallen zijn onder andere wanneer "iedereen moet antwoorden", aan wie CC (en het beleid inzake BCC), aanhef (bijvoorbeeld als 'Hallo' Hey 'overtreft), interpunctie, emoticons en het belang van proeflezen.
3. Ze hebben geen basistelefoon-etiquette
Volgens een onderzoek van de Bentley University vinden millennials het niet leuk om aan de telefoon te praten. Op de vraag hoe zij het liefst met collega's communiceren, koos 51% persoonlijk, 19% koos voor e-mail en slechts 9% koos ervoor om telefonisch te spreken. Om nog maar te zwijgen, voicemail staat ook niet bovenaan een lijst.
De huidige werkplek vereist echter nog steeds de mogelijkheid om te bellen en voicemails achter te laten. Dus je initiële communicatietraining - degene waar je over e-mailregels spreekt - zou ook telefoonetiquette moeten omvatten.
Vergeet ten slotte bij het bespreken van telefoonmanieren niet te vermelden wanneer of als sms'en gepast is. Stel de basisregels in voor emoji's, slang, typefouten, afkortingen en geschikte tijden om contact op te nemen met klanten. Ik had ooit een voormalige stagiaire die me sms'te om 17.00 uur. Nadat hij ons ons communicatiebeleid op kantoor had laten weten, heeft hij nooit meer in jargon gesproken (of getypt).
4. Ze stellen geen vragen (maar maken fouten)
Stel je dit voor: je introduceert je meest recente aanstelling op kantoor, geeft hem trainingsinstructies, nodigt hem uit voor vergaderingen en schetst zijn eerste projecten. Je verwacht dat hij vervolgvragen heeft, maar in plaats daarvan krijg je radiostilte.
De persoon is waarschijnlijk gewoon echt nerveus en ziet het stellen van een vraag misschien als een teken van zwakte, een verstoring van de workflow of gewoon vervelend. Moedig dus je nieuwe aanwerving aan om vragen te stellen. Laat hem of haar weten dat je beschikbaar bent en er bent om te helpen. Maak dat duidelijk door tijd te maken om elke dag de eerste weken te praten.
5. Ze hebben nog nooit in een team gewerkt
Helaas beschikken niet alle afgestudeerden over voldoende teamworkvaardigheden. Met open kantoorplannen, gedeelde werkruimtes en verschillende niveaus van interactie kan de werkomgeving van vandaag even wennen zijn.
Plan een paar ijsbrekers op kantoor, teamlunches of happy hours om werknemers te helpen elkaar beter te leren kennen en relaties op te bouwen. Wanneer mensen zich meer op hun gemak voelen, zullen ze zich prettiger voelen om ideeën uit te wisselen.
6. Ze zijn nieuw in het werken over generaties heen
In die zin kunnen nieuwe studenten drie generaties opmerken onder hetzelfde dak van het kantoor: collega Millennials, Gen Xers en Boomers.
Hoe ga je hiermee om als baas? Maak een omgekeerd mentorprogramma bij uw bedrijf. Dit is een geweldige manier om je jongere medewerkers te laten zien dat hun meningen en ervaringen waardevol kunnen zijn voor hun collega's - en vice versa. Dit soort programma's combineert uw personeel en biedt kansen voor intergenerationele brainstorming.
7. Ze willen hun contributie niet betalen
Millennials werden niet voor niets 'The Me, Me, Me, Generation' genoemd. Het zijn de kinderen die opgroeiden die te horen kregen dat ze speciaal zijn, trofeeën verzamelen voor elk klein ding. Het is dus niet echt een verrassing dat sommigen van hen hun neus opheffen bij taken zoals het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen (in plaats van presenteren).
Om dit op te lossen, concentreer je je nieuwe contract op het grote geheel. Bespreek wat die lagere taken vertegenwoordigen en waarom ze ertoe doen. Het is uw taak als supervisor om uw werknemers te laten zien dat hun werk belangrijk en waardevol is.
Het maakt niet uit hoeveel jaar ervaring je nu hebt, houd er rekening mee dat je ook onderaan bent begonnen en waarschijnlijk net zo "achter" bent als je nieuwe aanwerving. Dus onthoud dat je nieuwe afstudeerder aan het leren is en dat de bal in je baan is als het gaat om hem of haar op snelheid te brengen.
