Om welke reden dan ook, je loopt achter op je werk. Je takenlijst is uit de hand gelopen, je mist deadlines en je inbox staat vol met e-mails van collega's die dingen opvolgen die je hen weken geleden hebt beloofd.
Wanneer het echt verschrikkelijk is, zal een snelle oplossing of een nieuwe takenlijst-app de situatie niet oplossen. Om opnieuw de controle te nemen, is het tijd om een stap terug te doen, de situatie te beoordelen en wat meer strategische stappen te zetten om je bord leeg te maken.
Eerst moet je maken wat ik een 'aanrechtlijst' noem. Blokkeer de tijd in je planning voor een ontmoeting met jezelf (ik beveel een afwezigheidsontbijt aan). Schrijf dan tijdens die bijeenkomst absoluut alles op wat u nu aan het doen bent. Begin met het identificeren van de belangrijkste werkgroepen (bijv. Clientcommunicatie, interne rapportage, inhuren) en zorg ervoor dat u een "Other" bucket toevoegt voor alle diverse items die onvermijdelijk opduiken. Schrijf vervolgens alles op wat je nodig hebt om op papier te worden gedaan. Geen enkel item is te klein of te onbeduidend om de lijst te maken. Het is belangrijk om de realiteit onder ogen te zien van wat u precies moet doen om de ernst van de situatie te bepalen - en hoe extreem een strategie u moet gaan uitvoeren.
Meestal bevind je je na een aanrecht in een van de twee kampen. Het eerste kamp is als je naar alles kijkt en het voelt als veel, maar met een beetje perspectief, een paar dingen gereorganiseerd en een paar weken beestmodus, kan het gebeuren. Het wordt gewoon een paar drukke weken.
Maar als je naar je aanrechtlijst kijkt en weet dat het onmogelijk is om dat allemaal voor elkaar te krijgen, dan zit je in kamp twee. Op de een of andere manier heb je veel meer afgebeten dan je kunt kauwen, en je bent totaal overweldigd en wanhopig achter. Nou, ik ben hier om je te vertellen dat het tijd is om die realiteit onder ogen te zien en wat veranderingen aan te brengen.
Om het jezelf gemakkelijker te maken, zijn hier zeven strategieën die je kunnen helpen je werkleven weer onder controle te krijgen:
1. Snoei de boom
Bekijk de taken op uw aanrechtlijst en beslis welke taken volledig kunnen worden verwijderd. Ik weet het, het klinkt eng - zelfs onmogelijk. Maar ik ben bereid te wedden dat er een paar dingen zijn die nu niet echt gedaan hoeven te worden (althans niet door jou). Alles wat niet kritisch is, moet de bijl krijgen.
2. Vereenvoudig de uitvoer met de 80/20-regel.
Zijn er taken of projecten waarbij 20% van de inspanning 80% van de impact zou opleveren? Uw baas wil bijvoorbeeld een concurrentieanalyse voor een nieuw product dat ze denkt te lanceren. Zou een pagina van elke serieuze concurrent genoeg zijn om die beslissing te nemen voordat hij haar een roman over het competitieve landschap overhandigt? Of, als het merendeel van de omzet die u als verkoopvertegenwoordiger opbrengt, afkomstig is van grotere deals, maar u de helft van uw tijd besteedt aan kleine deals die de naald nauwelijks bewegen, kunt u in plaats daarvan uw tijd en aandacht verschuiven naar de grotere deals? Ja? Ga met die taken of projecten.
3. Automatiseren of uitbesteden
Productiviteitsexpert Stever Robbins schreef een geweldig stuk over de 30/3-regel. Er wordt uitgelegd dat iets dat je 30 minuten per dag kost, drie weken per jaar is. Drie hele weken! Krijg die tijd terug door te kijken of er kleinere taken zijn die u kunt automatiseren of uitbesteden met behulp van tools van derden, zoals Assistant.to, om de planning te versnellen.
4. Vraag om hulp
Praat met je baas, collega's, werknemers en zelfs andere afdelingen om te zien of iemand kan helpen een deel van de werklast op zich te nemen. Wie weet - misschien heeft uw stagiair haar best gedaan om haar voeten nat te maken in PowerPoint, of misschien heeft Dan van Sales een Excel-model dat u gemakkelijk kunt aanpassen om uw budget te voorspellen. Kijk naar gebieden waar er enige overlap is met het werk van collega's voor de meest voor de hand liggende overdrachten. (Bekijk deze delegatietips als je hulp nodig hebt bij het starten van dat gesprek.)
5. Start reeksen
Als alles wat op je lijst staat moet gebeuren en je geen hulp krijgt, dan zal het moeten gebeuren - gewoon niet allemaal tegelijk. Kijk naar uw deadlines om te bepalen welke items echt urgent zijn en welke roosters kunnen worden teruggeschoven. Uw manager kan en moet u helpen met het stellen van prioriteiten en het bepalen van de volgorde.
6. Geef een moratorium door op Ja
Deze strategie helpt niet bij het oplossen van uw bestaande probleem, maar is van cruciaal belang om het onder controle te houden. Totdat alles weer onder controle is, moet je de koning of koningin zijn van "Nee!" Neem geen extra projecten aan voordat je jezelf uit deze chaos hebt bevrijd.
7. Stel een huur voor
Als je al het bovenstaande hebt geprobeerd en je nog steeds aan het zwemmen bent, kan het tijd zijn om iemand aan je team toe te voegen. Afhankelijk van de cultuur en het budget van uw bedrijf, kunt u parttime, stagiaire of tijdelijke hulp overwegen als een goedkopere optie.
En als al het andere faalt, verklaar je takenlijst faillissement en verhuis naar Bali. Grapje, je zult niet falen. Je zult gewoon wat meer stress hebben dan normaal totdat je dit allemaal door hebt, maar ik beloof je dat je er zult komen.
