Hoe u het PST-bestand klein kunt houden door uw oude e-mail te archiveren

Naarmate de stapel e-mails die u in Outlook bewaart, groeit, duurt het meestal zo lang als Outlook nodig heeft om te doen wat u wilt. De PST-bestandsgroottelimiet doemt op. (Het PST- of het "Persoonlijke mappen" -bestand is natuurlijk waar Outlook al uw gegevens bewaart, inclusief agenda's, contactpersonen en e-mails.)

Een klein PST-bestand is een snel PST-bestand

Hoe dan ook, het loont om de omvang van je PST-hoofdbestand klein en beheersbaar te houden. Je kunt Outlook een deel hiervan laten doen met AutoArchiveren. Of u verdeelt uw berichten tussen meer PST-bestanden, die pijnloos en snel kunnen zijn.

Archiveer oude e-mail in Outlook en houd het PST-bestand klein

Om een ​​archief van oude berichten in Outlook te maken los van het PST-bestand dat u elke dag gebruikt:

1. 1. In Outlook 2007:
      1. kiezen Bestand> Beheer van gegevensbestanden vanuit het menu in Outlook.
   2. In Outlook 2016:
      1. Klik het dossier.
      2. Ga naar de info categorie.
      3. Klik Account instellingen.
      4. kiezen Account instellingen … uit het menu dat is getoond.
      5. Ga naar de Data bestand tab.
2. Klik Toevoegen :
   1. In Outlook 2016:
      1. Voer de naam in voor het archief onder Bestandsnaam:.
      2. Kies hieronder het gewenste formaat Opslaan als type:; selecteer gewoonlijk Outlook-gegevensbestand.
   2. In Outlook 2007:
      1. Kies het gewenste formaat. Tenzij u mogelijk rechtstreeks toegang tot de gegevens moet hebben met Outlook 2002 of eerder, is het veilig om te markeren Office Outlook Persoonlijke mappen Bestand (.pst).
      2. Klik OK.
      3. Voer de gewenste bestandsnaam in.
         1. Jaarlijkse archieven werken goed, en de naamgeving van het PST-bestand na het jaar is logisch. Natuurlijk kunt u maandelijkse archieven kiezen als u veel grote e-mail heeft om mee af te rekenen of een ander schema. Zorg er wel voor dat de resulterende PST-bestanden een grootte hebben van ongeveer 1-2 GB. Grotere bestanden zijn meestal minder efficiënt.
      4. Klik OK.
      5. Typ de gewenste naam van het archief-PST-bestand onder Naam:.
         1. Nogmaals, het is logisch om uw archief naar de inhoud te benoemen.
3. Optioneel, bescherm de toegang met een wachtwoord.
4. Klik OK.
5. Klik nu Dichtbij.

Verplaats Mail naar het archief

Om uw nieuw gemaakte archief PST te vullen:

• Versleep hele mappen naar de root-map die hieronder verschijnt Mail Folders.
  • Dit is handig als u al een Archief map die bijvoorbeeld alle e-mail van vorig jaar bevat. Laat het gewoon in het archief PST vallen.
• U kunt ook afzonderlijke items archiveren:
  • Klik op de hoofdmap genoemd naar uw archief PST onder Mail Folders met de rechtermuisknop.
  • kiezen Nieuwe map … van het menu.
  • Typ de gewenste mapnaam.
  • Zorg ervoor dat E-mail en post s is geselecteerd onder Map bevat: als je e-mails wilt archiveren. Kies de juiste categorie voor het archiveren van andere items.
  • Klik OK.
  • Sleep individuele of groepen e-mails naar de zojuist gemaakte map en zet ze daar neer.
• Om alle e-mails voorafgaand aan een bepaalde datum in een map (of geneste mappen) te verplaatsen:
  • • In Outlook 2016:
      • Klik het dossier.
      • Ga naar de info categorie.
      • Klik Cleanup Tools.
      • kiezen Archief… uit het menu dat is verschenen.
    • In Outlook 2007:
      • kiezen Bestand> Archief … vanuit het menu in Outlook.
  • Zorg ervoor dat Archiveer deze map en alle submappen: is geselecteerd.
  • Markeer de gewenste map.
  • Geef de datum-e-mails op die voorafgaan aan (bijvoorbeeld, de 1 januari van dit jaar) waar u naartoe wilt gaan Archiveer items die ouder zijn dan: __ .
  • Gebruik de Blader … om het hierboven gecreëerde archief-PST-bestand te selecteren.
  • Klik OK.
• Optioneel, compact je live PST-bestand om meteen nieuwe vrijgemaakte ruimte te claimen.

Sluit het archief-PST-bestand

Nadat u alle items hebt gearchiveerd, kunt u het PST-bestand in Outlook sluiten:

1. Klik hieronder op de hoofdmap van uw archief PST Mail Folders met de rechtermuisknop.
2. kiezen Dichtbij "___" van het menu.

Krijg toegang tot e-mail vanuit een PST-bestand met gesloten archieven

Om berichten op te halen uit een PST-archiefbestand dat u hebt gesloten:

1. 1. In Outlook 2016:
      1. Klik het dossier.
      2. kiezen Openen en exporteren.
      3. Klik Open Outlook-gegevensbestand.
   2. In Outlook 2007:
      1. kiezen Bestand> Openen> Outlook-gegevensbestand … vanuit het menu in Outlook.
2. Markeer het gewenste archief-PST-bestand.
3. Klik Open.

Het PST-bestand en de bijbehorende mappen worden weergegeven onder Mail Folders, klaar voor actie.