Hoewel gegevensverlies van invloed is op iedereen die een computer gebruikt, is het vooral problematisch voor degenen die tekstverwerkingssoftware gebruiken. Het is frustrerend om de belangrijke documenten kwijt te raken die u zo veel tijd hebt besteed aan het maken van documenten - vooral als u net als de meeste gebruikers bent die documenten rechtstreeks op de computer maken en niet het voordeel hebben van een handgeschreven kopie. Vragen en verhalen over wee over het herstellen van verloren bestanden zijn overvloedig aanwezig op online forums en bombarderen technische ondersteuningsafdelingen. De enige trefzekere manier om verloren bestanden te herstellen, is ze terug te zetten via een back-up. Daarom is een systeem om gegevensverlies te voorkomen in de eerste plaats zo belangrijk. Hier zijn vijf manieren om uw tekstverwerkte documenten veilig te houden.
Bewaar uw documenten nooit op dezelfde schijf als uw besturingssysteem
Terwijl de meeste tekstverwerkers uw bestanden opslaan in de Mijn Documenten map, dit is de slechtste plaats voor hen. Of het nu gaat om een virus- of softwarefout, de meeste computerproblemen zijn van invloed op het besturingssysteem en vaak is de enige oplossing om het station opnieuw te formatteren en het besturingssysteem opnieuw te installeren. In zo'n geval gaat alles op de schijf verloren.
Het installeren van een tweede harde schijf op uw computer is een relatief goedkope manier om dit probleem op te lossen. Een tweede interne harde schijf wordt niet beïnvloed als het besturingssysteem beschadigd is en kan zelfs op een andere computer worden geïnstalleerd als u een nieuwe moet kopen; bovendien zul je verbaasd zijn over hoe gemakkelijk ze zijn in te stellen. Als je sceptisch bent over het installeren van een tweede interne schijf, is een externe harde schijf een uitstekende optie. U kunt op elk gewenst moment een externe schijf op elke computer aansluiten door deze op een USB- of Firewire-poort aan te sluiten. Veel externe schijven hebben ook het extra voordeel van one-touch en / of geplande back-ups; u geeft eenvoudig de mappen en planning op en de software zorgt voor de rest.
Maak regelmatig back-ups van uw bestanden, ongeacht waar ze zijn opgeslagen
Alleen het opslaan van uw bestanden op een andere locatie dan uw besturingssysteem is niet genoeg; je moet creëren regelmatig back-ups van uw bestanden. En laten we eerlijk zijn: zelfs uw back-up is onderhevig aan fouten: dvd's raken bekrast en harde schijven breken. Het is logisch om uw kansen te vergroten om een bestand op te halen door er een tweede back-up van te maken; als de gegevens echt belangrijk zijn, wilt u misschien zelfs nadenken over het opslaan van een back-up in een brandvrije kluis.
Pas op voor e-mailbijlagen
Zelfs als u zeker weet dat ze geen virussen bevatten, kunnen e-mailbijlagen ervoor zorgen dat u gegevens verliest. Denk erover na: als u een document ontvangt met dezelfde naam als op uw schijf en uw e-mailsoftware is ingesteld om bijlagen op dezelfde locatie op te slaan, loopt u het risico het bestand te overschrijven dat al aanwezig is. Dit gebeurt vaak wanneer u aan een document werkt en collega's updates via e-mail verzenden. Zorg er dus voor dat u uw e-mailprogramma instelt om bijlagen op een unieke locatie op te slaan of, denk eraan, twee keer na voordat u een e-mailbijlage op uw harde schijf opslaat.
Pas op voor gebruikersfout
We geven niet graag toe, maar we construeren vaak onze eigen problemen. Profiteer van de beveiligingsmaatregelen in uw tekstverwerker, zoals versiebeheer en bijgehouden wijzigingen. Een veel voorkomende manier waarop gebruikers gegevens verliezen, is wanneer ze een document bewerken en per ongeluk delen verwijderen. Nadat het document is opgeslagen, gaan de delen die zijn gewijzigd of verwijderd verloren, tenzij u functies hebt ingeschakeld die wijzigingen voor u opslaan.
Als u niet wilt rotzooien met de geavanceerde functies, gebruikt u de F12 voordat u begint met het opslaan van het bestand onder een andere naam. Het is niet zo georganiseerd als sommige andere methoden, maar het is toch een nuttige truc.
Ga naar de cloud
Opslag van bestanden en hun back-ups in de cloud, dus een externe server, wordt steeds gebruikelijker. Het biedt vele voordelen, zoals royale ruimtevereisten, gebruiksgemak, toegang van waar u ook bent en welk apparaat u ook gebruikt, en betrouwbaarheid. Cloudopslagservices maken een back-up van hun eigen servers, dus er is een dubbele beschermingslaag voor bestanden die op deze manier worden opgeslagen. Om deze redenen is cloudopslag voor de meeste mensen steeds beter de beste optie.
Er zijn verschillende algemene gratis opties:
- Google Drive biedt 15 GB voor elk Google-account.
- Mac-gebruikers krijgen 5 GB met iCloud, die is ingebouwd in elk Apple-apparaat.
- Microsoft biedt 5BG ruimte met OneDrive, die wordt geleverd met Office 365- en XBox-accounts.
Als u meer dan dat wilt opslaan, bieden de bovenstaande services betaalde opties, evenals tal van andere cloudopslagbedrijven
Houd harde kopieën van uw documenten
Het is niet elegant en het zal niet voorkomen dat je opnieuw je document moet intypen en formatteren, maar als je een gedrukte kopie van een belangrijk document bewaart, zorg je er in ieder geval voor dat je de inhoud van het bestand hebt - en dat is beter dan helemaal niets hebben.
