Hoe een voorstel voor webdesign te schrijven

Veel nieuwe freelance webontwerpers gaan ervan uit dat als klanten een website opzetten en hun diensten aanbieden, ze veeleisend werk zullen laten zien. Maar het meest voorkomende scenario is dat een klant ofwel adverteert, zoekt naar een ontwerper om te werken op zijn site, of een RFP verzendt (verzoek om voorstellen). In beide gevallen moet u de klant laten weten dat u geïnteresseerd bent om voor hen te werken. En de beste manier om dat te doen is om een ​​voorstel voor een webontwerp op te stellen.

Webontwerpvoorstellen beantwoorden de meest voorkomende vragen die potentiële klanten hebben over het inhuren van iemand om hun website te bouwen:

• Hoeveel kost dit?
• Wat zal die prijs voor mij kopen?
• Hoe lang duurt het om te bouwen?

De eenvoudigste webontwerpvoorstellen beantwoorden slechts die vragen. Maar de beste voorstellen zijn degenen die de meeste informatie aan de potentiële klant verstrekken. In feite kunnen de beste voorstellen vaak ook als een contract worden gebruikt, wat aangeeft dat als de klant instemt met het voorstel ze het gewoon moeten ondertekenen en aan u teruggeven en u begint.

Wanneer een ontwerpvoorstel gebruiken

U kunt een voorstel voor een webontwerp gebruiken wanneer u een nieuwe klant probeert te krijgen of als u een bestaande klant heeft die iets nieuws wil doen met zijn site. Webontwerpvoorstellen zijn een goede manier om het gesprek op gang te brengen met een klant die nog steeds nadenkt over wat te doen met zijn site. En natuurlijk moet je altijd een voorstel gebruiken bij het beantwoorden van een RFP.

U moet het voorstel niet als een contract beschouwen, tenzij uw klant het heeft ondertekend en ermee heeft ingestemd. Als je hun handtekening niet hebt, is het voorstel geen bindende overeenkomst en kun je merken dat je meer doet dan gepland voor minder geld wanneer de behoeften van de klant toenemen.

Gebruik een ontwerpvoorstel om meer werk te krijgen. Je moet niet maanden bezig zijn met het maken van een ontwerpvoorstel. In feite hebben de meeste RFP's een vrij korte deadline. In plaats daarvan focus je op het bouwen van het duidelijkste, meest beknopte voorstel dat alle behoeften van de klant dekt. Een goed idee, als u geen RFP beantwoordt, is dat de klant een projectaanvraagformulier invult. Dit zorgt ervoor dat u weet waar ze naar op zoek zijn en dat u een beter voorstel kunt doen.

Wat zijn de delen van een voorstel?

Er zijn verschillende delen van een goed voorstel die je altijd zou moeten hebben. Een van de beste dingen om te doen is om een ​​offertesjabloon te maken die u vervolgens kunt aanpassen voor de projecten die u wilt laten landen.

Een ontwerpvoorstel moet het volgende omvatten:

• Uw bedrijfsnaam en logo – Dit is een officieel document afkomstig van uw bedrijf. U moet het als zodanig behandelen door uw bedrijfslogo en naam bovenaan het voorstel op te nemen. Dit maakt het gemakkelijk voor de potentiële klant om te onthouden wie je bent. Voor voorstellen van meerdere pagina's is het een goed idee om uw bedrijfsnaam en eventueel een kleiner logo in de kop- of voettekst van elke pagina na de eerste op te nemen.
• Jouw Contact Informatie – De contactgegevens van uw bedrijf zijn ook van vitaal belang. Op het absolute minimum moet u een e-mailadres vermelden. Maar een telefoonnummer en een postadres hebben, is ook een goed idee, omdat uw bedrijf er professioneler uitziet. Net als de bedrijfsnaam en het logo, moet u uw e-mailadres of telefoonnummer opnemen in de kop- of voettekst van elke volgende pagina na de eerste, zodat klanten onmiddellijk contact met u kunnen opnemen als er vragen zijn.
• Naam en contactgegevens van de klant – Elk voorstel moet worden aangepast met de naam en contactgegevens van de potentiële klant. Als u de volledige naam van een persoon bij dat bedrijf hebt, is het een goed idee om dit hier op te nemen in een vergelijkbare indeling als een zakelijke brief. Dit vertelt de klant dat je ze serieus neemt en hun website met respect behandelt.
• Vertrouwelijkheidsverklaring – Veel klanten verwachten van u dat u een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekent voordat u op hun site gaat werken, waarbij u verklaart dat u hun siteontwerp niet zult gebruiken voor andere werkzaamheden. Maar u moet dit ook opnemen in uw voorstel. U moet ervoor zorgen dat de potentiële klant begrijpt dat de inhoud van dit voorstel aan hen wordt verstrekt voor hun evaluatie, maar dat totdat een contract is ondertekend, al het werk dat in het voorstel wordt beschreven of wordt verstrekt, uw eigendom is. Hier is een voorbeeld van een vertrouwelijkheidsverklaring:

Dit voorstel en de bijbehorende bestanden zijn vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor gebruik door de persoon of entiteit aan wie zij zijn gericht. Dit voorstel bevat vertrouwelijke informatie en is alleen bedoeld voor de persoon of het bedrijf met de naam. Als u niet de genoemde geadresseerde bent, mag u dit voorstel niet verspreiden, verspreiden of kopiëren. Alle inhoud van dit voorstel is het eigendom van UW BEDRIJFNAAM. Als u niet de beoogde ontvanger bent, wordt u op de hoogte gebracht dat het openbaar maken, kopiëren, distribueren of ondernemen van actie op basis van de inhoud van deze informatie ten strengste verboden is.

• Beschrijving van uw bedrijf – U moet een korte alinea opnemen waarin uw bedrijf wordt beschreven en welke soorten services u gewoonlijk aanbiedt. Zie dit als een korte marketingverklaring waarin wordt uitgelegd waarom uw bedrijf het beste zou zijn voor dit project.
• Doelstellingen van het project – Dit is het vlees van het voorstel. Je moet zo expliciet en duidelijk mogelijk zijn en precies omschrijven wat je aan de klant gaat leveren. Als u een RFP beantwoordt, dient u alles te bespreken dat in die RFP wordt vermeld.U moet geen echte voorbeelden opnemen van wat u voor hen gaat bouwen, maar u moet opnemen welke technologie u wilt gebruiken, hoeveel pagina's u wilt gaan bouwen en welk type inhoud u nodig zult hebben om de doelen te bereiken .
• Projectfasen – Alle projecten hebben specifieke fasen die ze doorlopen om succesvol te zijn. In uw voorstel moet u aangeven welke fasen u zult afhandelen en wat er van u en de klant wordt verwacht tijdens elke fase. Enkele typische webontwerpprojectfasen omvatten:
  • Gegevensverzameling
  • Ontwerp
  • Ontwikkeling
  • testen
  • Levering
  • Lancering
  • Onderhoud
• Tijdlijn – Dit geeft antwoord op de vraag "hoelang duurt dit?" Maar je tijdlijn of planning zou meer moeten doen. U moet aangeven hoelang elke fase van het project zal duren en welke deliverables er zijn voor zowel u als uw klant. Houd er rekening mee dat wanneer u een website maakt, u inhoud zoals tekst en afbeeldingen van de client nodig heeft voordat u kunt voltooien. Veel projecten stoppen zelfs gewoon omdat de klant geen afbeeldingen of inhoud tijdig retourneert. Een ander aspect van de tijdlijn dat u moet opnemen, is hoe lang dit voorstel goed is. Je wilt niet dat potentiële klanten komen opdagen en eist dat je een voorstel honoreert dat je vijf jaar geleden hebt geschreven toen je uurtarief veel lager was. De sleutel tot dit gedeelte is om zo duidelijk mogelijk te zijn over hoe lang dingen zullen duren en wanneer de zaken moeten komen. Als u een lange onderhandeling verwacht, kunt u deze in dagen opgeven in plaats van specifieke datums, d.w.z. "het verzamelen van de gegevens duurt 5 dagen na ontvangst van het ondertekende contract."
• vergoedingen – Hier geeft u aan de klant mee hoeveel het werk in dit voorstel zal kosten. U kunt een vast bedrag of een uurtarief in rekening brengen. Als u een vast bedrag in rekening brengt, in het bijzonder van meer dan $ 1000, moet u een specificatie van de vergoedingen opnemen, dat wil zeggen: "50% heeft betrekking op de ontwerp- en ontwikkelingsfase, de gegevensverzameling is 20% en de rest van de vergoedingen omvat testen, bezorging en starten, waarbij onderhoud wordt geregeld in een afzonderlijke overeenkomst. " Als u een uurtarief in rekening brengt, moet u een schatting opgeven van het aantal uren dat elke fase in beslag neemt en het afwijkingspotentieel, d.w.z. "gegevensverzameling duurt 10 uur +/- 2". Je moet ook aangeven hoe de overschotten worden gedekt. ​​Blijf je werken en bespreek je de kosten? stop met werken en vraag om goedkeuring om door te gaan ?; doorgaan met werken tegen een verlaagd uurtarief? De sleutel hier is om zo duidelijk mogelijk te zijn.
• handtekeningen – Zelfs als u dit voorstel niet als een contract gaat gebruiken, moet u onderaan uw handtekening en datum vermelden. Dit geeft aan dat het voorstel bindend is.

Hoewel u wordt aanbevolen alle bovenstaande onderdelen in een voorstel te gebruiken, kunt u de onderdelen kiezen die het nuttigst zijn voor uw bedrijf. En u kunt altijd extra secties toevoegen. Het idee is om duidelijk te zijn, zodat de klant je wil uitkiezen om hun ontwerpwerk te doen.

Contract en prijsaanduidingen

Hoewel een voorstel geen contract is, komen veel van dezelfde problemen naar voren bij het schrijven van een voorstel. En onthoud dat een contract een zeer belangrijk onderdeel is van freelancen. Als u bijvoorbeeld moest kiezen tussen een voorstel schrijven en een contract schrijven, moet u altijd het contract kiezen.